효율적인 회의를 보장하는 세 가지 단계
동거를 시작하면서 모두가 거의 한 가지 일에 참여했는데, 그것은 바로 모임이다. 한 사람이 결정하기 쉽지 않은 일을 결정하기 위해 많은 가족들이 가족회의를 열게 됩니다.
하지만 회의를 한다는 것은 쉬운 일이 아니다. 회의를 잘 한다면 효율적인 결과를 낼 수 있다. 회의는 잘 진행되지 않고 끝없이 논의되는 경우가 많으며, 결국에는 원하는 결과가 얻어져서가 아니라 참가자들이 지치고 지쳐서 회의가 종료됩니다. 회의가 잡담과 논쟁으로 흘러가고 심지어 회의가 왜 열리는지 기억하지 못하는 경우도 많습니다.
회의의 종류는 진지한 것도 있고, 여유로운 것도 있고, 의사 결정을 위한 것도 있고, 창의성을 위한 것도 있고, 정보 발신을 위한 것도 있지만, 뭐라 할 수 있는 상황입니다. 회의는 반드시 여러 사람이 참여할 때(두 사람의 회의라고도 할 수 있지만 양방향 소통이라고 부르는 것이 더 적절하다고 생각합니다) 소요되는 시간은 모두의 시간의 합이므로 시간 비용은 회의 시간은 회의 길이 × 인원 수이어야 합니다. 예를 들어 10명이 1시간 동안 회의를 한다면 회의 시간 비용은 1시간이 아닌 10시간이 됩니다. 이런 의미에서 비효율적인 회의는 기업에 막대한 숨겨진 비용을 초래할 것입니다.
회의 진행 방법과 회의 조직 기술을 개선하여 회의 효율성을 높이는 것은 실제로 비즈니스 경영에 있어서 매우 중요한 일입니다. 특히 회의를 자주 조직해야 하는 관리자의 경우 효율적인 회의 관리 방법을 익히는 것이 모든 수준의 관리자에게 필요한 기본 관리 기술 중 하나라고 생각합니다.
사실 회의는 아마도 인류사회가 출현할 때부터 있었을 테니 '어떻게 회의를 잘 하는가'는 신비하고 복잡한 문제도, 연구하고 극복해야 할 경영의 문제도 아니다. 인터넷에서 수많은 회의 관리 논문과 IT 기반 회의 관리 도구를 쉽게 찾을 수 있습니다. 그 중 1876년에 출판된 "Robert's Rules of Order"는 아마도 세계에서 회의에 관한 가장 철저한 책일 것입니다. 주).
주의를 기울이는 한 회의를 잘 진행하는 방법을 배우고 이해하는 것은 사실 어렵지 않습니다. 배운 내용을 적용하는 데 어려움이 있습니다. 아는 것에서 행하는 것까지는 의도적인 훈련 과정이 필요합니다. 회의 자체는 많은 사람들이 참여하는 과정입니다. 회의 관리 기술에 능숙한 회의 주최자만으로는 언제든지 회의의 효율성을 보장할 수 없습니다. (물론 회의 효율성에 있어서 회의 주최자의 역할은 매우 중요합니다.) 애초에 회의) , 회사에서는 대부분의 사람들이 회의 진행 방법과 도구에 대해 충분한 지식을 갖고 관성적 사고 방식을 형성할 때 조직의 토론 효율성이 확실히 크게 향상될 것입니다.
? 아래에는 "효율적인 회의를 진행하는 방법"에 대한 일반적인 방법을 간단하게 요약하여 참고하시기 바랍니다.
제가 맡은 업무가 IT 관련이고, 수년 전 ISO 표준화 시스템을 공부한 경험이 있어서 어떤 일이 생기면 그 문제를 사고하고 해체하는 과정과 표준화 방법을 습관적으로 사용하는 편이에요. . 회의는 시간축 과정으로 보면 매우 간단하다. '회의 전', '회의 중', '회의 후'의 3단계로 구성된다. 냉장고'는 세 단계만 거치면 됩니다. . 이런 관점에서 회의를 잘 진행하려면 '전, 도중, 후'의 3단계를 조절하는 것만으로도 충분하지 않을까요?
회의가 제대로 개최되지 않으면 다음과 같은 실패가 발생하는 경우가 많다고 생각합니다.
1. 회의 전 준비가 부족하고 주최자가 이를 수행하지 않았습니다. , 자료를 준비했는데 참가자들이 회의의 배경과 목적을 이해하지 못하고 설명할 수 없이 회의에 참여했습니다...
2. 회의에 프로세스 계획이 없었고 주최자가 했습니다. 그가 말한 것은 무엇이든, 참가자들은 시간 제한과 주제 제한 없이 원하는 대로 할 수 있었습니다...
3. 회의가 끝난 후의 후속 조치는 회의실을 나가면 잊어버립니다. 문제는 언제나 문제일텐데...
그러므로 좋은 회의를 하려면 회의 주최자와 참가자는 이 세 가지 공식을 기억하고 '근육기억'이 될 때까지 반복해서 사용해야 한다는 결론을 내렸다. , 효율적인 회의 관리 기술을 익히게 됩니다.
즉, 회의 전에 잘 준비하고, 프로세스를 제어하고, 회의 후 결과를 추적하는 것입니다.
1. 회의 전 준비
회의를 준비할 때 가장 먼저 하는 일은 회의의 목적을 명확히 생각하는 것? 목표는 무엇입니까? 이 사실은 목적과 목표가 분명하면 모임을 준비하는 것도 매우 간단해집니다. 우리에게 가장 익숙한 5W2H 분석 방법을 활용하는 것만으로도 회의를 완벽하게 준비하는 데 도움이 됩니다.
? 뭐: 이게 무슨 모임이에요? 보고서? 의사소통하다? 세미나? 뇌 폭발? 훈련? 널리 알려짐? …….
왜: 왜 회의를 해야 할까요? 어떤 결과를 원하시나요? ……
언제: 언제 열리나요? 어떤 주기에? ……
? 어디서 열까요? 공간과 재료에 대한 요구 사항은 무엇입니까? ……
? 누가:? 누가 말을 해야 하나요? 방금 듣고 있는 사람은 누구입니까? 누가 회의를 주재할 것인가? 녹음은 누가 담당하나요? 의사결정에는 누가 참여하나요? ……
? 어떻게 여나요? 양식은 무엇입니까? 그룹화? 회의 절차는 어떻게 되나요? 어떻게 논의하나요? 이의를 해결하는 방법은 무엇입니까? ***의식을 얻는 방법은 무엇입니까? ...
? 회의 시간은 얼마나 걸리나요? 각 연사마다 시간이 얼마나 걸리나요? 얼마나 많은 데이터를 준비해야 합니까? 비용은 얼마입니까? ...
자, 이 아이디어로 대부분의 회의를 준비하는 것이 가능할까요?
좀 더 단순화하기 위해 아래 회의 공지 템플릿에 따라 모두가 내용을 작성하면 기본적으로 회의 준비가 완료됩니다(특히 복잡한 회의인 경우 이를 바탕으로 자세한 내용을 고려합니다). 그게 다입니다) :
2. 회의 중 프로세스를 잘 제어하십시오.
회의를 미리 잘 준비했지만 여전히 회의 중에 비효율적이거나 만족스럽지 못한 경우 원하는 효과는 반드시 회의 과정에 문제가 있어서 발생했을 수 있습니다. 얼마 전 전사 차원에서 OGSM 세미나를 개최한 과정을 간략히 요약한 바에 따르면, 회의 과정이 원래 의도에서 벗어나거나 통제력을 잃지 않을지 여부를 결정하는 핵심 요소는 다음 네 가지라고 생각합니다.
? 행동 제한:
회의 시작 시 주최자는 회의의 목적과 과정을 공개적으로 명확하게 설명하여 참가자들이 알 수 있도록 해야 합니다. 그것. 동시에 회의의 구속력 있는 규칙(회의 규칙)을 명확하게 명시해야 합니다. 예를 들어 회의에 지각해서는 안 됩니다. 회의 중에 휴대전화를 받아서는 안 됩니다. , 규칙을 만드는 것은 쉽습니다. 규칙을 함께 실행하고 유지하는 것이 핵심입니다. 규칙을 위반하면 특정 처벌을 수락해야 합니다.
? 역할 정의: 많은 사람이 참석하는 회의에서는 자연스럽게 다른 역할을 맡게 됩니다. 예를 들어 회의 주최자, 비서, 토론 참가자, 방관자, 의사 결정자 등이 있습니다. 어떤 의미에서 회의 주최자는 다른 역할보다 회의가 효율적인지 여부에 더 큰 영향을 미칩니다. 회의 주최자는 회의 주최자가 될 수도 있고, 회의 주최자가 다른 사람을 초대하여 봉사할 수도 있습니다.
회의 주최자는 회의 논의, 보고, 의사결정에 참여할 수 있지만, 동시에 회의 과정이 원활하게 진행되고 있는지, 편차가 있는지 주의를 기울여야 한다. 참가자들의 발언이 방향에서 벗어나거나, 발언 기한이 확실히 지났음에도 불구하고 자신의 의견을 제대로 표현하지 못한 경우에는 즉시 상기시켜주거나 수정해 준다. 때로는 토론 과정에서 상충되는 견해가 발생하고 논쟁이 지속되는 경우에도 상충되는 견해의 핵심을 객관적으로 파악하고 적시에 이를 명확히 하며 회의의 흐름을 통제할 수 있는 해결책을 제시하는 것이 필요합니다.
? 도구를 잘 활용하세요: 인간은 효율성을 높이기 위해 도구를 발명했기 때문에 도구의 사용은 물론 매우 중요합니다.
IT 도구 외에도 관리 도구는 우리의 생각을 명확하게 하고 이를 직관적으로 제시하는 데 도움이 되는 표와 논리적 차트 형태가 많아 다른 사람이 *** 지식을 더 쉽게 이해하고 얻을 수 있도록 해줍니다. . 예를 들어, Gantt 차트를 사용하여 프로젝트 계획을 계획하면 프로젝트 구성원이 프로젝트 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다. 마인드 매핑 도구를 사용하면 심층적인 사고 논리를 시각적으로 표시하여 다른 사람이 시스템 연결을 더 쉽게 이해할 수 있습니다. 우리는 "전략적 주제 명확화 도구"를 사용하여 주제에 대해 논의하고 공통된 이해에 도달하는 모든 사람의 효율성을 향상시킬 수 있습니다. 실제 회의에서는 위의 도구보다 확실히 더 많은 도구가 사용됩니다.
관리 도구와 같은 '소프트' 도구 외에도 타이머, 녹음기, 화이트보드, 대형 종이, TV, 프로젝터, 투표기 및 투표기 등 일부 물리적 도구도 회의에서 중요한 역할을 합니다. 더.
다양한 유형의 회의와 다양한 시나리오에는 다양한 도구 선택이 있어야 합니다. 올바른 도구는 좋은 "도구"입니다.
? 시기적절한 충격: 회의는 여러 사람이 서로 다른 각도에서 문제를 생각하는 경우가 많으며 서로 다르거나 심지어 모순되는 의견을 형성하는 것이 정상입니다. 그러나 특정 사안에 대해 둘 이상의 당사자가 동의하지 않고 양보하지 않으면 회의는 교착 상태에 빠지거나 끝없이 다툼이 벌어지고, 이성적 논의에서 감정적 카타르시스로 확대되어 회의의 진전을 어렵게 만듭니다. 이때 회의 진행자나 회의의 권한 있는 사람은 적절한 시간에 회의를 중지시켜 회의를 일시적인 충격에 빠뜨려야 합니다. 모두에게 휴식을 주고 소규모로 반대 의견을 처리하는 방법을 논의할 기회를 갖는 것도 회의 진행을 통제하는 방법입니다.
3. 회의 후 결과에 대한 후속 조치
우리는 종종 직장에서 폐쇄 루프로 작업하는 것에 대해 이야기합니다. 이 "루프"는 Deming Circle 또는 PDCA입니다. PDCA는 일을 하는 주기를 강조합니다. 루프가 닫힐 때만 지속적인 개선의 주기가 형성될 수 있습니다. 우리는 회의에서 몇 가지 결의를 하는 경우가 많고, 리더들이 회의에서 몇 가지 요청을 하는 경우가 많습니다. 보통 회의록에 기록하여 참가자들에게 이메일로 보내고 나면 회의가 끝납니다. 다음 회의에서도 동일하거나 관련된 문제가 언급될 수 있기 때문에 회의 중에 사람들이 "이것은 일반적인 질문입니다..."라고 말하는 것을 여러 번 듣게 됩니다. 진부한 표현이 계속되는 이유는 무엇입니까? 현 단계에서 객관적으로 해결될 수 없지만 모두의 관심을 끌고 해결되기를 희망하는 몇 가지 문제를 제외하면 자주 논의되지만 아직 해결되지 않은 문제가 있습니다. 다른 해결 가능한 문제들은 회의 후에도 후속 조치가 이루어지지 않았고, 충분한 관심을 받지 못했으며, 일정에서 우선순위가 충분히 고려되지 않았기 때문에 무시되었을 것입니다. 따라서 회의 후 일정 기간 내에 해결해야 할 문제를 지속적으로 추적하고 추적하는 것이 필요합니다.
위 내용은 효율적인 회의를 진행하는 방법에 대한 요약입니다. 관심이 있으시면 온라인에서 회의 관리에 대한 자세한 내용을 검색하실 수도 있습니다. 그러나 앞서 언급한 것처럼 반복적인 교육이 필요할 수도 있습니다. 진정으로 지식에서 무언가의 숙달로 나아가는 유일한 방법입니다. 실제 작업에서는 단순해 보이거나 번거로워 보이는 방법이나 도구를 의식적으로 반복적으로 사용하고, "선고화, 최적화, 고화"라는 원칙에 따라 작업을 수행하는 능력을 훈련하는 동시에 더 많은 이념을 획득해야 합니다. 인식 개선!