기업 문서 관리 시스템을 작성하는 방법
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문서 관리 시스템
(1) 일반 원칙
제1조는 발급되는 문서의 수를 줄이고, 문서 처리 속도 및 문서 발행 품질, 다양한 업무에서 문서의 지도 역할을 충분히 발휘하고 문서 처리에 관한 지구 건설 국의 관련 규정에 따라 이 시스템을 공식화하고 우리의 실제 상황과 결합합니다. 주문하다.
두 번째 문서 관리 내용에는 주로 상사의 편지, 이메일, 연락 내용, 동료의 편지, 이메일, 연락 내용, 부서에서 보고하고 배포하는 각종 문서 및 자료가 포함됩니다.
제3조 당과 정부의 분업 원칙에 따라 단위(당지 및 행정부서)의 모든 서류는 당 사무실에서 관리한다.
(2) 접수된 문서의 관리
제4조 공식 문서에 서명
1. 부대의 모든 문서(리더가 서명한 문서 제외)는 다음과 같습니다. 접수원의 서명을 받아야 한다. (서류) 등록, 서명, 개봉(상급자 또는 체신국 비밀통신원이 직접 발송한 비밀문서는 제외). 봉투에 서명하고 개봉할 때 배달원(문서)은 봉인 확인에 주의해야 하며 편지 개봉 이유와 찢어진 이유를 알아내야 합니다.
2. 상급부서에서 발송한 서류의 경우, 서류, 서류번호, 비밀번호 등을 반드시 확인하여야 하며, 그 중 서류와 일치하지 않는 경우에는 즉시 상급부서에 신고하고 서류를 제출하여야 한다. 잘못된 문서 번호를 등록해야 합니다.
제5조 공식 문서의 번호 부여 및 보관
1. 발송인(문서)은 포장을 풀고 영수증에 서명한 후 분류, 등록, 등록을 위한 문서 처리 회람 양식을 즉시 첨부해야 합니다. 번호 매기기 및 저장.
2. 회의를 위해 파견 직원이 가져온 문서와 정보는 등록 번호와 함께 즉시 파견자(문서)에게 보내야 하며 직원이 필요로 하는 경우 개인적으로 보관할 수 없습니다. 업무용으로 빌리려면 복사하거나 빌릴 수 있습니다.
제6조, 공식 문서의 승인 및 배포
1. 모든 공식 문서는 문서의 내용과 성격에 따라 사무국장(또는 차장)의 서명을 받아야 합니다. 사무국장(또는 차장)이 송부하고 접수한 서류는 담당부서로 보내 검토 및 처리하도록 한다. 중요한 서류나 긴급업무는 즉시 리더(또는 리더)에게 제출한다. 담당)에게 검토 및 승인을 거친 후 검토 및 처리를 위해 사업부서로 전달됩니다. 문서 밀집과 지연을 피하기 위해 일반적으로 검토와 서명은 같은 날 완료되어야 합니다.
2. 일반 의례용 편지, 이메일, 문서 등은 사무실에서 직접 처리할 수 있습니다. 여러 부서에서 처리하는 문서와 관련된 경우 별도로 처리하기 전에 각 부서에 문의해야 합니다.
3. 문서 처리 속도를 높이기 위해 파견자(문서)는 당일 또는 부서가 2개 이상인 경우 해당 부서에 문서를 보내야 합니다. , 지시된 순서에 따라 순차적으로 배포되어야 하며 늦어도 2일 이내이어야 합니다. (특별한 경우는 제외)
제7조 문서의 회람 및 독려.
1. 문서의 유통 범위 및 비밀유지 규정을 엄격히 준수해야 하며, 기밀문서는 집, 기숙사, 공공장소에 반입할 수 없으며, 타인에게 대여할 수 없습니다. 독서. 아직 전달되지 않은 문서의 내용은 외부인에게 공개되어서는 안 된다.
2. 문서를 읽는 시간을 가져야 합니다. 당일 문서를 읽은 후 퇴근 전에 파견자(문서)에게 전달해야 합니다. 이틀 이상 검토한 후 책임을 표시하기 위해 서명해야 합니다. 리더십 지시 및 제안된 의견이 있는 경우 사무실은 관련 부서 및 직원에게 문서에 명시된 요구 사항 및 리더십 지시에 따라 관련 문제를 처리하도록 지시해야 합니다.
3. 글을 열람하실 때 원문을 복사하실 수 없으며, 업무상 꼭 필요한 경우에는 폴더에 있는 파일 및 첨부파일을 가져가시면 안됩니다. 분실 및 누수를 방지하기 위해 대출절차를 진행합니다.
4. 문서를 읽은 후 파견자(문서)에게 전달해야 하며, 가로로 넘겨서는 안 됩니다.
5. 서류를 촉구, 검사, 감독하는 업무를 담당하는 부서는 서류 및 서신을 접수하는 즉시 전담인력을 지정해야 합니다. 문서는 은폐되거나 흩어져서는 안 되며, 참고용으로 필요한 경우 관련 비밀유지 규정에 따라 원본을 보관하고 적시에 배포해야 합니다.
6. 독서 범위에 따라 일반적으로 퇴직 및 퇴직 간부는 관련 부서에서 정기적으로 관련 문서를 학습하도록 구성되거나 사무실에서 통지하여 단위에서 문서를 읽습니다.
(3) 문서 발급 관리
문서 발급에 관한 조항 8조
1. 공식 문서를 보고하고 발급하는 기관의 권한은 다음과 같습니다. 당 지부와 행정 사무소에 집중되어 있으며 모든 대중 조직과 부서는 자체적으로 공식 문서를 보내거나 내릴 수 없습니다.
2. 중요한 상황을 위쪽으로 보고하거나 문건발급을 위한 중요한 업무요구를 마련해야 하는 모든 대중조직과 부서는 각각 당지부와 행정기관에 신청서를 제출하고 문건초안을 당에 제출해야 한다. 지점과 행정 사무소를 각각 검토합니다. 당 지부와 행정청이 문서 발급에 동의한 경우에만 당과 정부 기관의 설립 및 업무 분담에 따라 "당×", "정치×"라는 단어가 포함된 문서를 발급할 수 있습니다. 대중조직의 문건은 당지부의 승인을 받아 전달된다.
3. 단위에 더 큰 영향을 미치고 한 명 이상의 리더의 책임 범위와 관련된 문서는 연구 및 결정 후 리더십 팀의 승인을 받아 발행되어야 합니다. 다른 모든 문서는 주요 지도자가 승인하고 발행합니다.
문서 발행 범위:
1. 모든 문서, 통지, 결정, 결의, 지시 요청, 보고서, 준비된 회의록 및 회의 브리핑은 모두 해당 문서에 속합니다. 출판 범위.
2. 당 지부, 행정 사무소에서 발행한 문서는 주로 다음 용도로 사용됩니다.
(1) 단위의 규칙 및 규정을 발표합니다.
( 2) 문서를 상급자에게 전달하거나 상급 문서의 정신에 따라 작성된 문서를 전달합니다.
(3) 단위의 조직 구조 변경 또는 간부의 임명 및 해고를 발표합니다.
(4) 단위의 주요 생산, 기술, 관리 및 정치 업무, 생활 복지 및 기타 업무 결정을 발표합니다.
(5) 상벌에 대한 결정과 통지를 발표합니다.
(6) 기타 관련 주요 사항
3. 당사자 지점 및 관리 사무소의 상위 및 외부 문서는 주로 다음 용도로 사용됩니다.
(1) 작업 계획 제출, 보고서 요청 , 상급 당국에 결정 처리
(2) 형제 단위에 연락 주요 생산, 기술, 인력 및 노동, 자재 공급, 과학 연구, 기반 시설, 관리, 당 및 대중 사업 등과 관련된 문제.
4. 일상적인 생산, 기술, 관리, 당 및 대량작업에 있어서 도면, 기술문서, 공정변경, 승인작업, 배치 및 배치, 상위지시사항의 전달에 관한 사항을 처리하여야 한다. 관련 제도에 따라 실시하며 책임자가 처리한다. 리더의 승인을 받은 후 각 부서는 자체적으로 서면 또는 구두로 시행사항을 통보해야 하며 원칙적으로 문서는 필요하지 않다.
5. 회의에서 여러 부서가 내린 결정은 일반적으로 검토용 문서로 공개되어서는 안 됩니다. 회의록은 '업무 보고'를 통해 부서 이름으로 발행될 수 있습니다.
(4) 문서 발급 절차 및 요건
문서 발급 절차 10조:
1. 각 부서에서 문서를 발급해야 하는 경우 이를 보고해야 합니다. 사전에 당 지부 및 행정 사무소에 신청서 제출
2. 당 지부 및 행정 사무소가 문서 발행에 동의한 후 주최 부서는 당의 내용에 따라 문서의 초안을 작성해야 합니다. 원칙, 정책, 국내법, 우수한 지침 또는 실제 업무 요구
3. 상황과 관점이 명확하고 조직이 명확하도록 원고는 단위의 관점에서 작성되어야 합니다. 명확하고, 레이어가 명확하고, 텍스트가 간결하고, 구두점이 정확하고, 글쓰기가 깔끔합니다. 필기 시 연필, 볼펜, 빨간색 잉크, 색연필을 사용하는 것은 엄격히 금지됩니다.
4. 원고 초안이 작성된 후 제안자는 첨부된 원고 용지의 첫 페이지를 작성하고 다음 사항을 명시해야 합니다. 문서 제목, 발송 범위, 사본 수를 자세히 설명합니다. 초안 작성 단위와 작성자가 서명하고, 스탬프를 찍고, 날짜를 기재하고 분류해야 합니다.
5. 사무실은 요구 사항에 따라 원고를 검토하고 검토해야 합니다. 당 지부 및 행정부의 관련 지시 사항 및 관련 문서를 수정하십시오.
불명확한 수정 사항, 심각한 텍스트 오류, 부적절한 내용, 일관성 없는 형식이 있는 원고는 재작성을 위해 초안 작성 부서로 반환되어야 합니다.
6. 심사 책임자(원고 내용 검토), 품질 담당)
7. 심사 과정에서 많이 수정되어 인쇄 및 보관에 지장을 초래한 원고는 재배치하고 보관해야 합니다. 개발할 부서에서 명확하게 작성해야 합니다.
8. 연대 서명된 원고는 인쇄를 위해 전달되기 전에 연대 서명 부서로 보내야 합니다.
9. 서명된 원고는 비준기관의 규정에 따라 당과 정부 지도자에게 제출하여 승인 및 발행을 받아야 합니다.
10. 지도자의 승인 및 발행 후 원고는 당 및 정부 지도자에게 전달됩니다. 사무실 우편물/수취인(문서)을 받아 통일 번호로 인쇄하기 위해 타자실로 보냈습니다.
11. 문서의 인쇄된 사본은 초안 작성자가 교정하고 교정자는 원고에 서명해야 합니다. ;
12. 문서가 입력되면 사무실에서 번호에 따라 문서를 인쇄하기 위해 특별 인력을 보내고 파견자(문서)가 이를 배포하고 구현을 확인합니다.
(5) 서류 대여 및 반환
제11조 업무상 일반 서류를 대여해야 하는 각 부서의 관련 직원은 담당자의 서명이 있는 메모를 받아야 합니다. 비밀서류는 담당부서장 또는 사무국장의 승인이 있어야만 대출이 가능합니다.
제12조 대출 서류는 대출 등록 절차를 엄격히 준수해야 하며 현장에서 읽고 기한 내에 반납해야 합니다. 누구도 문서를 가져가거나 텍스트 전체를 복사할 수 없으며 문서를 열거나 문서에 밑줄을 긋는 것도 허용되지 않습니다.
제13조 사무실 파견원(문서)은 공문서를 서둘러 처리해야 하며, 완료된 단위의 문서와 상급자가 기한 내에 반환하도록 요청한 문서를 정기적으로 수집하여 반환해야 한다. . (일반적으로 월말에 소규모 청산, 분기 말에 중간 청산, 연말에 일반 청산이 있습니다). 파일이 누락된 것으로 확인되면 즉시 원인과 책임자를 파악하고 리더에게 사실대로 보고해야 합니다.
(6) 문서 파일 제출 및 보관
제15조: 문서 보관 범위:
1 다음 문서는 모두 처리됩니다. 사무실 파견자(문서) 보관 책임:
(1) 부서 보고서 및 신청서에 대한 상사의 승인을 포함하여 상급 당국으로부터의 통신
(2) 당 지부에서 발행한 보고서 및 행정사무실, 지시, 결정, 결의, 통지, 의사록, 중요공지, 사업요약, 지도연설, 각종 생산사업 계획통계, 분기별, 연간보고 등
(3) 당지회 국장실 회의, 중급간부회의, 노동자위원회 및 각종 정기회의 기록
(4) 지부대회, 직원대표, 노동조합원대회, 연맹대회 및 기타 대회에서 작성된 보고서 , 요약, 결의안, 연설, 브리핑, 회의록 등;
(5) 보존할 가치가 있는 사람들의 서신 및 방문 기록과 처리 결과
( 6) 상급자가 주최하는 각종 회의에 참석 회의에서 가져온 문서 및 자료, 회의에서 부서에서 보고한 연설 자료
(7) 상급 기관 지도자의 보고 및 지시 기록; 작업을 검사하고 검사하기 위해 부서에 온 사람, 부서에서 상급자에게 제출한 보고서 및 지침, 보고용 개요 및 자료,
(8) 부서의 제작을 반영하는 오디오 및 비디오 제품 활동, 고위 인사의 업적 및 지도력 업무
(9) 단위 일지 및 주요 행사
(10) 단위가 승인을 위해 상급자에게 보고한 문서 및 관련 자료 .
2. 사업부서 및 대중그룹은 각 사업부서 및 대중그룹의 일상 업무에서 생성되는 활동 데이터를 보관할 책임이 있습니다.
제16조 파일제출 요건
1. 문서제출은 내용, 이름, 시간순에 따라 분류하여 정리하고 보관해야 한다.
2. 파일 설정 시 문서 및 자료의 무결성을 유지하기 위해 문서의 승인서, 원본, 원고, 주요 문서 및 첨부 파일을 모두 수집해야 합니다.
3. 일일 신고와 연말 신고를 병행하는 원칙을 준수해야 합니다. 중요한 업무와 중요한 회의에서 생성된 문서와 자료는 적시에 보관해야 합니다.
4. 전년도에 제작된 서류 및 자료는 다음 해 7월 이전에 정리되어야 합니다.
(7) 문서 파기
17조: 중복, 중복, 오래되고 보존 가치가 없는 문서의 경우, 사무실은 관련 규정에 따라 정기적으로 이를 정리하고 등록해야 합니다. 상사의 파기 신청 절차를 완료합니다.
제18조 파기 승인을 받은 문서는 파견원(문서), 국장, 부국장, 책임자의 공동 감독 하에 파기한다.
제17조 시행 및 수정 본 조치는 의사결정 회의의 승인을 받은 후 시행되어야 하며 수정 시에도 동일하게 적용됩니다.