종이 없는 사무실이란 무엇인가요?

다음은 종이 없는 사무실을 이해하는 데 도움이 될 수 있는 Shuiguang Tianyi의 답변입니다.

이 기사는 매우 훌륭하며 종이 없는 사무실이 무엇인지 여러 측면에서 기본적으로 설명합니다.

많은 사람들이 종이 없는 사무실의 의미를 알고 있지만 실제로 어떤 회사가 있는지는 본 적이 없습니다. 종이 없는 사무실을 구현했나요? 그렇다면 아직도 종이 없는 사무실을 언급할 필요가 있을까? 나는 이 문제에 대해 많은 사람들과 논의했고 모두가 그것에 깊은 감동을 받았습니다.

사람들이 가장 많이 묻는 질문 중 하나는 기업이 종이 없는 사무실을 구현하는 수단이 사무 자동화 소프트웨어 세트라는 점입니다. 하지만 구현 후에는 종이가 줄어들지 않고 종이가 더 많이 사용됩니다. . 회사나 부서의 일부 리더는 컴퓨터 응용 기술이 제한되어 있으며 일부 작업을 처리하기 위해 컴퓨터를 사용하는 것을 꺼려합니다. 또한 보다 안정적인 느낌을 받기 위해 종이를 사용하려는 의지도 있습니다. 누가 선명하고 아름답게 인쇄할 수 있는지 부서간 경쟁도 벌어지는데, 도트 매트릭스 프린터를 사용하면 흑백으로 인쇄하면 컬러 프린터를 사용합니다. 따라서 때로는 일부 리더의 선호로 인해 많은 종이가 낭비되는 경우도 있습니다. 사무 자동화의 발달은 종이를 절약할 수 있는 가능성을 제공하며, 예를 들어 이메일과 인터넷을 통해 필요한 당사자에게 관련 정보를 쉽게 제공할 수 있습니다. 물론 종이를 사용하지 않고도 저장할 수도 있습니다. 담체. 그러나 좋은 소망은 현실과 같지 않습니다. 현실은 전 세계 사무용 종이 소비가 여전히 연간 4~7%씩 증가하고 있다는 것입니다. 이 속도라면 전 세계 사무용 종이 소비는 앞으로 10년 안에 두 배로 늘어날 것입니다.

종이 없는 사무실에서 종이 소비 증가가 권투처럼 일시적인 것이라고 생각하는 사람들도 있습니다. 종이가 많이 사용되는 요즘 종이는 종이 없는 미래를 위한 것입니다. 그럴싸하게 들리지만, 잘 살펴보면 페이퍼리스에 대한 사람들의 이해가 너무 제한적이라는 것을 느낄 수 있습니다. 실제로 기업에서는 단순히 종이를 절약하기 위해서가 아니라 근거리 통신망을 구축하고 인터넷에 연결하는 데 돈을 지출합니다. 물론 사무자동화 시스템을 구축하면 사무비용을 지속적으로 절감할 수 있지만, 시스템 구축의 출발점은 사무관리 수준을 높이는 것부터 시작되어야 한다.

현재 사무 자동화에 대한 표준은 여전히 ​​형성되고 있으며 많은 제조업체의 제품의 내용도 매우 다릅니다. 그러나 모든 사람의 마음 속에 있는 시스템에는 문서 처리, 이메일, 회의 관리, 파일 관리, 정보 공개, 전자 포럼, 업무 관리 등이 포함되어야 합니다. 실제로 사무자동화 시스템은 수년간의 개발을 거쳐 내용과 형태 면에서 큰 변화를 겪었다. 1980년대 후반부터 현재까지 10년 이상의 개발 끝에 우리나라의 사무 자동화 시스템은 처음에는 단일 기계에 대한 보조 사무 작업을 제공하는 것에서 오늘날 기업 수준 애플리케이션을 위한 대규모 협업 작업 관리로 발전했습니다. 국내 사무자동화 시스템은 현재 3단계의 발전단계를 거치며 두 번의 혁명적인 도약을 이루었습니다. 1세대 사무시스템은 1980년대 중반 개인용 컴퓨터와 오피스 스위트를 주요 상징으로 시작하여 데이터 통계 및 문서 작성의 전자화를 실현했으며, 사무 정보 매체의 원본 종이 매체에서 전자 비트로의 도약을 완료했습니다. 1990년대 중반부터 로터스 노츠(Lotus Notes)로 대표되는 워크플로우 그룹웨어 기술의 등장과 네트워크 통신 기술의 급속한 발전으로 사무자동화 시스템은 네트워크 기술과 협업을 접목한 2세대 사무자동화 시스템으로 첫 번째 혁명적인 진화를 겪었다. 업무기술을 ​​주요 특징으로 하여 업무 흐름 자동화를 실현하고, 기존의 수작업으로 문서를 주고받는 방식에서 업무 흐름 자동화 방식으로의 도약을 실현합니다. 21세기 지식경제시대가 도래하면서 지식은 경제성장, 사회발전, 기업성장의 핵심자원이 되었습니다. 기관. 지식에 대한 전례 없는 강조로 인해 워크플로 중심의 사무 자동화 시스템이 지식 관리 중심의 3세대 사무 자동화 시스템으로 업그레이드되었습니다.

사무자동화 시스템이 지식경영 등 새로운 경영아이디어와 접목됐음에도 불구하고, 기업을 대상으로 연구를 진행한 결과, 종이 없는 사무 프로세스에 영향을 미치는 아직 만족스럽지 못한 측면이 많다는 사실을 발견했습니다.

1. 사무자동화 시스템에 대한 이해는 매우 다양하다

많은 사람들이 보기에 사무자동화 시스템은 주로 일부 공문서 처리, 이메일 송수신, 종이의 전산화를 실현한다. 일하다 . 실제로 이렇게 생각하는 사람들이 많지만 사무 자동화가 행동 과학, 경영 과학, 사회학, 시스템 공학 및 기타 학문 분야를 포함하는 방대한 지식이라는 사실을 모르고 있습니다. 현대 기업 경영의 상징.

사무 자동화의 핵심 이슈는 일상적인 사무 효율성을 어떻게 향상시킬 것인가입니다. 따라서 워드 프로세싱, 팩스, 신청서 승인, 사무용품, 문서 관리, 도서관 관리, 회의 관리, 데이터 관리, 파일 관리, 고객 관리 등 일상 업무의 모든 내용이 사무 자동화 시스템 처리 범위에 포함될 수 있습니다. 관리, 주문 및 판매, 재고 관리, 생산 계획, 기술 관리, 품질 관리, 비용 관리, 인사 관리 등 모두 사무 자동화 소프트웨어의 처리 범위에 포함될 수 있습니다.

앞서 언급한 표준적인 문제, 즉 사무 자동화 시스템에는 어떤 콘텐츠가 포함되는지, 사람마다 의견이 다르고 고정된 견해가 없습니다.

이는 소프트웨어 회사의 일반적인 관행으로 이어집니다. 먼저 자체 아이디어에 따라 사무 자동화 시스템에 몇 가지 간단한 기능을 할당하여 프레임워크를 형성합니다. 기업에 요구 사항이 있으면 회사가 제시한 기능 요구 사항에 따라 맞춤화되고 개발됩니다. 기업 사용자. 결과적으로 기업이 제안하는 것이 무엇이든 소프트웨어 회사는 이를 개발하고 기업의 요구 사항을 충족하기 위해 최선을 다할 것입니다. 고객 중심적인 것처럼 보이지만 실제로는 문제가 많습니다. 예를 들어, 사무 자동화 시스템은 협업 사무실, 지식 관리, 고객 관계 관리 등과 같은 많은 새로운 관리 아이디어를 통합해야 하며 수동 작업의 복제가 되어서는 안 됩니다. 고객의 요구 사항만 따르고 회사의 사무실 관리를 안내할 일련의 좋은 관리 아이디어가 없다면 좋은 사무실 자동화라고 할 수 없으며 양측 모두에게 이익이 되지 않습니다. 소프트웨어 회사의 경우 기업의 경우 개발 및 홍보가 더욱 어려워지고 사무 자동화 시스템을 사용하여 관리를 개선할 수 없으며 상대적으로 이점이 줄어듭니다. 따라서 사무 자동화 시스템은 금융 소프트웨어처럼 쉽게 홍보되지 않을 것입니다. 주된 이유는 금융 시스템이 국가 정책 및 표준에 의해 지원되며, 현재 사무 자동화 시스템은 이를 따르지 못하기 때문입니다.

2. 리더와 사용자의 이념적 인식 개선이 필요하다

종이 없는 사무실이 현실화되기 위해서는 사람들의 개념과 습관을 바꾸는 것이 매우 중요하다. 사람들의 전통적인 개념에서 "흑백 단어"는 어느 정도 권위가 있고 진실되고 신뢰할 수 있습니다. 리더는 종이에 직접 동그라미를 치거나 논평을 할 수도 있습니다. 사람들은 종이에 글을 읽을 때 마음이 편해지고, 시간과 장소에 구애받지 않고 휴대가 간편해집니다. 또한 종이에는 분명한 장점이 있습니다. 컴퓨터 화면에 비해 어두운 조명 조건에서도 종이에 인쇄되거나 쓰여진 내용을 더 명확하게 볼 수 있으며 종이에 자유롭게 의견을 말하고 수정할 수도 있습니다. 동일한 내용의 손으로 쓴 문서는 이메일이나 플로피 디스크보다 더 많은 정보를 표시할 수 있으며, 손글씨를 통해 상대방의 감정, 성격, 문화적 성취 등 정보의 측면을 느낄 수 있습니다.

이것은 종이에 대한 향수를 느끼는 일부 사람들의 생각일 뿐이지만, 정보화가 가져온 편리함은 종이를 사용하는 본래의 방식과는 비교할 수 없을 정도로 점점 더 커지고 있습니다. 예를 들면 다음과 같습니다. 정보 공유의 장점은 인터넷에 연결할 수 있는 한 어디서든 일할 수 있다는 것입니다. 온라인 사무실은 사람들에게 인정을 받았습니다. 특히 ASP를 통해 사무 자동화 시스템을 구현하는 경우 기업 내부 네트워크에 복잡한 응용 프로그램 소프트웨어를 설치할 필요가 없으며 ASP 서비스 제공업체로부터 해당 사용자 이름과 비밀번호를 얻어 직원에게 할당하기만 하면 됩니다. 네트워크 사무실의 사람과 기능. 또한 2세대를 기반으로 처리 전반에 걸쳐 관련 지식을 제공하는 3세대 사무자동화 시스템도 있어 모든 사용자가 필요에 따라 언제 어디서나 전문가와 기업의 기존 지식을 학습할 수 있도록 해준다. 사무자동화 시스템에서 직원의 지위는 수동적에서 능동적으로 변화하며, 이를 통해 직원 개개인의 창의적 능력을 향상시키는 과정에서 기업과 기관의 전반적인 혁신과 적응력이 크게 향상됩니다.

단순한 이유로 사무 자동화 시스템을 사용하기를 꺼리는 사용자도 많습니다. 시스템에는 원본 데이터와 정보의 입력이 많이 필요하므로 특히 일부 부서와 관련된 경우 모든 사람의 작업량이 증가합니다. 그리고 개인적인 이익. 데이터는 무의식적으로 모든 사람이 공개하는 것을 꺼립니다. 따라서 시스템을 구현하는 동안 약간의 저항이 있을 것입니다. 특히 이 프로젝트에는 최고 리더의 참여가 필요합니다. 여기서 제안된 최고 리더는 기업의 최고 리더뿐만 아니라 다양한 부서의 책임자입니다.

3. 사무 자동화 기술에도 지속적인 혁신이 필요합니다.

사무 자동화 시스템의 적용 과정에서 일부 기술을 적용하면 그 발전도 촉진됩니다. 많은 지도자들이 언급하는 중요한 문제는 서명 문제입니다. 실제로 네트워크 서명 인증 기술, 근거리 통신망 통신, 파일 네트워크 방송 등 아직 개선해야 할 기술적 사항이 많다.

예: 일괄 서명 및 파일 전송에 컴퓨터를 적용하는 과정에서 사용자가 모두 컴퓨터에서 파일에 서명하고 수정할 때 다양한 사용자의 수정 흔적을 어떻게 유지할 수 있는지가 큰 관심사입니다. 사용자. 손으로 서명할 경우 사람마다 필체가 다르기 때문에 식별이 쉽지만 컴퓨터에서 파일을 수정하고 편집할 경우 각 사람의 흔적을 유지하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 일부 시스템은 각 사람이 수정한 파일의 복사본을 만든 다음 두 복사본 간의 차이점을 비교하여 이 문제를 처리합니다. 이 방법은 충분히 직관적이지 않으며 사용자의 일반적인 작업 습관에도 맞지 않습니다. 게다가 여러 복사본을 저장해야 하므로 심각한 공간 낭비가 됩니다. 일부 시스템은 자체 편집 소프트웨어를 작성하고 사용자는 편집 소프트웨어에서 파일을 작성하고 수정합니다. 그러나 사용되는 편집 소프트웨어는 자체적으로 설계 및 컴파일되기 때문에 OA 시스템과 원활하고 긴밀하게 연결될 수 있으므로 수정의 흔적이 있습니다. 다른 사용자를 더 쉽게 표시할 수 있습니다. 이 방법이 더 유연하기는 하지만 직접 작성하는 편집 소프트웨어는 기능면에서 주류 워드 프로세싱 소프트웨어(Microsoft Word, WPS Office 등)와 비교하기 어렵습니다. 반면, 최종 사용자가 이미 상용 워드 프로세싱 소프트웨어의 작동에 익숙하다면 다른 편집 소프트웨어를 받아들이기 어려울 것입니다.

이러한 문제는 모두가 본 적이 있고, 일부 기업에서는 이미 좋은 해결책을 갖고 있다고 생각합니다. 하지만 현재 지원 과정에는 여전히 여러분이 가지고 있는 기술이 있지만 저는 가지고 있지 않고 여러분에게는 없는 기술이 있습니다.

그로 인해 많은 사무자동화 소프트웨어 기업들의 수준이 고르지 못하고, 서로의 장점을 활용하기 위한 협력이 이루어지지 못하고 있으며, 특히 우리 주변의 많은 중소 소프트웨어 기업들은 완전한 협력을 이루지 못하고 악랄한 경쟁이 자주 발생하고 있습니다. 양측 모두 큰 진전을 이룰 수 없습니다.

4. 다른 시스템과의 통합은 분명 병목 현상이 될 것이다

기업 정보화에는 사무 자동화 시스템 외에도 금융 시스템 등 많은 콘텐츠가 있다는 것을 기업에 종사하는 사람들은 알고 있다. , 생산관리시스템, 구매, 판매 및 재고관리시스템, 인사관리시스템, CAD, CAPP 등 현재 기업의 적용 상황은 다음과 같습니다. 여러 가지 이유로 인해 수많은 정보 섬이 구축되었으며 긴밀하게 조정하는 경우가 거의 없습니다. 다양한 시스템 간에 데이터를 연결할 수 없기 때문에 업무의 중복이 많고, 부정확한 데이터가 발생합니다. 정보섬의 존재로 인해 정보의 중복과 정크정보의 양이 많아 정보교환의 일관성을 보장할 수 없으며, 개인과 부서가 정보를 공유하기 어렵고, 리더가 책임을 지기 어렵습니다. 전반적인 상황의. 여러 공급업체가 시스템을 제공하기 때문에 통합을 하려고 해도 어려움이 많습니다. 특히 데이터베이스가 통일되어 있지 않아 통합이 더욱 어려워지고, 무엇보다 상호 협력도 큰 문제가 됩니다. 현재 이러한 현상은 정보 시스템을 갖춘 중국의 대부분 기업에 존재합니다.

'정보 섬' 문제는 기업의 정보 구축 전체 과정을 심각하게 방해하여 기업이 새로운 투자를 할 때 결정을 내리기 어렵게 만듭니다. '정보섬' 문제를 해결하는 열쇠는 소프트웨어 기술뿐만 아니라, 더 중요한 것은 전사적 프로세스 관리와 관련 기술의 표준화입니다. 따라서 기업에서는 사무 자동화 시스템을 구현하기 전에 표준화된 전체 계획을 수립해야 하며, '인터페이스'를 통해 분산된 시스템을 연결하려고 하지 마십시오. 기존에 개별적으로 개발된 응용시스템을 수많은 인터페이스를 통해 단순히 연결하는 것은 불가능하며, 시스템 통합에 앞서 재통합 계획 및 구상을 통해 전체적인 정보시스템 모델을 구축해야 합니다.