사무실 관리 시스템
먼저 사무실의 업무 책임을 확인하고 업무 책임에 따른 관리 체계를 결정해야 한다.
참고로 중소기업 사무실 및 행정관리 시스템을 소개합니다.
1. 사무국장의 업무에 대한 책임 체계
(1) 직무
1. 행정 부서의 정책과 지시를 감독하고 점검하는 역할을 담당합니다. 당과 국가의 상급자와 공장장실회의, 공장사무회의, 공장장의 결정의 결의를 이행한다.
2. 전체 공장의 생산 및 관리의 모든 측면을 정기적으로 수집, 분석, 종합하고, 전형적인 경험에 대한 조사 및 요약을 적극적으로 수행하며, 적시에 공장장에게 보고하고 지시를 요청합니다. 방식으로 상급자에게 정기적으로 서면으로 보고합니다.
3. 공장장의 지시에 따라 공장장이 주최하는 실무회의를 조직하고 회의업무를 주선하는 일을 담당한다.
4. 공장장이 승인한 종합적인 작업계획, 요약, 작업보고서 작성을 담당하며, 공장장의 좋은 컨설턴트 역할을 적극적으로 수행합니다.
5. 공장 문서 작성을 조직하고(공장 이름으로 각 기능 부서에서 작성한 문서를 검토하는 역할), 공장 전체 문서의 번호 매기기, 인쇄 및 발행 작업을 원활하게 수행합니다. , 관리 문서의 제출, 보관 및 보관 작업도 포함됩니다.
6. 공장 인감, 소개장의 사용 및 보관, 서신의 송수신, 신문 및 정기 간행물의 수집 및 배포를 조직하고 적시에 공장의 중요한 행사를 편성합니다. 방법.
7. 당 사무실과 함께 여러 부서의 지도자들이 참여하는 다양한 회의를 조정하고 주선하는 일을 담당합니다.
8. 손님 접대 및 차량 관리를 구성합니다.
9. 전화 트래픽 및 회선 유지 관리에 대한 지침을 제공합니다.
10. 공장장의 정책 및 목표 요구 사항에 따라 부서의 정책 및 목표를 적시에 준비하고 검사, 진단 및 구현을 구성합니다. 11. 공장 전체의 공공청사 배치 및 조정, 사무용품 규격의 제정 및 관리를 담당하며 각 부서의 사무용품 규격화 및 사무문명화를 점검, 감독한다.
12. 공장장이 임시로 지정한 각종 업무를 완수하는 역할을 담당합니다.
(2) 권한
1. 공장 내 모든 부서에 필요한 정보 및 정보를 요청할 권리가 있습니다.
2. 공장 회의 결의안 및 공장장의 지시 이행을 검사하고 감독할 권리가 있습니다.
3. 모든 부서가 상급 기관에서 할당한 업무를 적시에 요구에 따라 완료하도록 촉구할 권리가 있습니다.
4. 모든 부서에 적시에 문서 및 자료의 제출 및 보관을 완료하도록 촉구할 권리가 있습니다.
5. 공장장의 지시에 따라 다양한 부서 간의 업무 관계를 조정할 권리가 있습니다.
6. 배차 이용을 주선할 권리가 있습니다.
7. 각 부서에서 공장 이름으로 작성한 문서를 검토하고 수정할 권리가 있습니다.
8. 상위 규정을 준수하지 않거나 품질이 낮거나 효과적이지 않은 문서 및 자료의 인쇄 및 배포를 거부할 권리.
9. 여러 부서의 리더가 참여해야 하는 회의를 종합적으로 균형있게 조정하거나 간소화할 수 있는 권한을 갖습니다.
10. 공장장의 지시에 따라 사무실 공간을 배정 및 조정할 수 있으며, 사무용품 및 기구의 표준화를 검사 및 감독할 수 있는 권한을 갖는다.
(3) 책임
1. 생산 관리 업무 중 비정상적인 상황을 공장장에게 적시에 보고하지 않아 막대한 손실을 초래한 책임.
2. 공장부서의 기재 오류와 부정확한 정보의 수집, 편집으로 인해 발생한 심각한 결과에 대한 책임은 본인에게 있습니다.
3. 기밀 문서 및 문서의 관리를 소홀히 하여 기밀의 손실 또는 훼손, 유출 또는 손실을 초래하는 책임.
4. 공식 문서, 편지, 신문 및 전보를 적시에 전달하는 것이 지연되거나 분실되거나 잘못 전송되어 업무에 영향을 미치는 경우 책임을 집니다.
5. 인감 및 소개장의 관리소홀 및 부적절한 사용으로 인한 불이익은 본인이 책임집니다.
6. 서비스 품질 저하로 인한 부정적인 영향에 대해 책임을 집니다.
7. 본 사무실 내 포스트에서 발생하는 장비, 개인, 교통, 화재 사고에 대한 책임을 집니다.
8. 공장 정책 및 목표에 따라 사무실의 정책 및 목표를 적시에 준비하지 못하고 이를 적시에 확인, 진단, 실행하지 못한 책임.
9. 부원장은 원장의 업무를 보좌하며 원장이 맡은 업무를 담당한다.
II. 중소기업 행정업무 관리 시스템
(1) 일반 원칙
제1조는 회사의 행정업무 관리를 강화하고 이 규정은 회사의 다양한 경영을 표준화, 제도화하고 업무 효율성을 향상시키기 위해 특별히 제정되었습니다.
제2조 이 규정에서 규정하는 사무에는 서류관리, 인감관리, 공문서 인쇄관리, 사무 및 노동보호용품 관리, 창고관리, 신문 및 간행물, 우편배달 관리 등이 포함된다.
(2) 파일 관리
제3조 제출 범위:
회사의 계획, 연간 계획, 통계 자료, 과학 기술, 재무 감사, 노동 임금 , 운영 조건, 인사 파일, 회의록, 결의안, 결정, 임명장, 합의서, 계약서, 프로젝트 계획, 공지 사항, 통지 및 참고 가치가 있는 기타 문서.
제4조: 파일 관리를 담당할 전담자를 지정해야 하며, 원본 데이터와 문서가 완전하고 완전하도록 책임을 명확하게 정의해야 합니다.
제5조 파일 대여 및 요청:
1. 본부장, 차장 및 본부장은 파일 관리 담당자를 통해 기밀이 아닌 파일을 빌릴 수 있습니다. , 직접 파일을 제출하세요.
2. 회사의 다른 직원이 파일을 빌려야 하는 경우 담당 차장의 승인을 받은 후 대여 절차를 거쳐야 합니다.
3 . 빌린 파일은 잘 관리하고 깔끔하게 유지해야 합니다. 변경은 엄격히 금지되며, 안전과 기밀 유지에 주의해야 하며, 꼭 필요한 경우 무단으로 복제, 복사, 대여 또는 분실하는 것도 엄격히 금지됩니다. 업무용 복사의 경우, 모든 기밀 파일은 총지배인의 승인을 받아 발췌 및 복사해야 합니다. 일반적으로 총지배인 사무실에는 이사의 승인이 있어야만 발췌 및 복제할 수 있습니다.
기록물 파기 6조:
1. 어떠한 조직이나 개인도 허가 없이 회사 기록물을 파기할 권리가 없습니다.
2. 파기해야 할 경우에는 본부장의 승인을 받아 모든 기밀파일을 파기해야 하며, 일반 내부 파일은 회사 이사의 승인을 받아 파기해야 합니다.
3. 회사 파일은 승인 후 파기됩니다. 기록 보관인은 파기 목록을 주의 깊게 작성하고 준비해야 하며 전담자가 파기 작업을 감독해야 합니다.
(3) 인감관리
제7조 회사의 인감은 총지배인실장이 보관한다.
제8조 회사의 인감을 사용하려면 담당 차장의 서명과 승인을 받아야 인감 책임자가 인감을 날인할 수 있으며, 그 결과에 대한 책임은 직접적으로 책임지는 사람에게 있습니다. 이 조항을 위반한 경우.
제9조 회사가 발행한 인감이 필요한 모든 소개서, 설명문, 공문서는 통일된 번호로 등록하여 조회하고 보관해야 합니다.
제10조 회사는 업무상의 필요나 기타 특별한 사정으로 인해 증명서 발급이 필요한 경우에는 일반적으로 공백 소개서의 발급을 허용하지 않으며, 반드시 차장의 서명 및 승인을 받아야 한다. 퇴근 후 회사에 소개서의 목적을 알려야 하며, 사용하지 않은 편지는 반드시 반납해야 합니다.
제11조 봉인 후 발생하는 예상치 못한 상황에 대한 책임은 승인자에게 있습니다.
(4) 공문서 인쇄 관리
제12조 총지배인실은 회사 공문서 인쇄에 대한 책임을 진다.
제13조. 각 부서에서 인쇄한 공문서나 기타 자료는 해당 부서 담당자의 서명을 받아 전산실에 제출하여 인쇄해야 하며, 비용은 가격에 따라 부과됩니다.
제14조 인쇄된 모든 공식 문서와 회사의 여러 부서 및 사무실에서 발행한 문서는 3부로 작성하여 기록 보관을 위해 총경리 사무실에 제출해야 합니다.
(5) 사무용품 및 노동 보호 용품 관리
제15조 사무용품 구매 및 배포:
1. 부서 및 사무실 담당자는 부서에서 요구하는 사무용품 계획을 총책임자에게 제출합니다.
2. 총책임자 사무실은 월별 사무용품 계획 및 예산을 준비할 전담자를 지정합니다. 차장의 승인을 받아 사무용품을 담당합니다. 사무용품은 실제 업무 요구에 따라 계획적으로 구매되어 다양한 부서 및 사무실에 배포됩니다.
부서장의 서명이 있어야 합니다.
3. 일반적인 사무용품 외에 다른 용품이 필요한 경우 총책임자의 승인을 받아야 합니다. /p>
4. 사무실은 새로 채용된 직원의 정상적인 업무를 보장하기 위해 부서장이 제공한 목록 및 소모품 목록을 기반으로 회사의 새로 채용된 직원에게 사무용품을 제공하는 역할을 담당합니다.
5. 구매 및 유통에 대한 책임 사무용품 담당자는 사무용품이 완전하고, 종류가 다양하며, 수량과 품질이 충분하고, 재고가 적당하고, 비용이 적절하며, 소모품이 잘 보관되어 있는지 확인해야 합니다.
6. 사무용품 구매 및 유통을 담당하는 직원은 장부를 작성하고 창고 입출고 절차를 완료해야 합니다. 물품을 수령하는 사람은 창고를 떠날 때 서명해야 합니다.
7. 사무용품 관리는 문명화되고 깨끗해야 하며 안전, 화재 예방, 도난 방지에 주의하고 규칙을 엄격히 준수해야 합니다. 규정에 따라 직원이 아닌 사람은 창고에 들어갈 수 없습니다.
제16조 노동 보호 용품 구매 및 배포:
노동 보호 용품 배포는 각 부서의 실제 작업 요구에 따라 총책임자 사무실에서 균일하게 구매 및 배포되어야 합니다. 그리고 사무실.
(6) 창고 관리
제17조 분류, 종류, 사양 및 모델에 따라 창고 자재를 보관하기 위해 계정 카드를 설정해야 합니다.
제18조 구매 담당자가 구매한 품목에는 적합 증명서와 창고 영수증이 첨부되어야 합니다. 청구서를 수집할 때 직접 수량을 계산하고 포장이 손상되지 않았는지 확인해야 합니다. 손상이 발견된 경우 즉시 개봉해야 합니다. 패키지 수를 확인하고 실제 상품이 창고 영수증의 수량 및 사양과 일치하지 않는 경우 창고 관리인은 이를 배송 담당자에게 보고하고 관련 담당자에게 알려야 합니다. 담당자.
제19조 자재를 창고에 투입한 후 당일 계좌카드를 작성해야 한다.
제 20조: 창고 입출고 절차를 엄격히 이행하십시오. 자재는 창고 출고 양식에 기재해야 하며 회사 사무실 책임자의 승인을 받은 후에만 배송될 수 있습니다.
제21조 창고 자재는 일반적으로 대출이 허용되지 않으며 특별한 경우에는 총경리 또는 차장이 대출 절차를 승인해야 합니다.
제22조: 청구정보를 엄격히 관리한다. 모든 장부와 청구서는 깔끔하고 명확하게 기재하고 정확하게 계산하여야 하며, 변조를 하여서는 아니 된다.
제23조 창고 내에서는 흡연이 엄격히 금지되며, 관련 직원의 출입이 금지됩니다. 창고에는 화재, 도난, 습기를 방지하기 위한 소방시설을 갖추어야 합니다.
(7) 신문, 정기 간행물 및 우편 배포 관리
제24조 신문 및 정기 간행물 관리 담당자는 회사의 요구에 따라 6개월마다 신문 및 정기 간행물 구독 계획과 예산을 작성해야 합니다. 관련 가입 절차를 처리할 책임이 있습니다.
제25조 신문 및 정기간행물 관리인력은 신문 및 정기간행물의 매일 검색, 처리, 분류, 등록 및 관련 부서로의 발송에 대한 책임을 진다. 관련부서에서 처리 후 1주일 이내에 사무실로 반송되며, 향후 참고를 위해 신문사 관리직원이 보관, 보관합니다.
제26조 누구든지 신문, 정기간행물을 임의로 다른 목적으로 유용하여 폐기할 수 없으며, 폐기할 경우에는 총무실장의 승인을 받아야 한다.
(8) 보충 조항
제27조 회사 사무실은 다양한 부서 및 사무실에 편지와 이메일을 보낼 책임이 있습니다.
(1) 개인 편지는 자비로 지불하고 우표를 충분히 부착한 후 사무실에 제출하거나 직접 우체국으로 보내야 합니다.
(2) 모든 공식 편지와 우편물은 봉인되지 않으며 발송자가 등기, 봉인 및 발송합니다.
(3) 다음을 위한 모든 유형의 등기 편지를 통제합니다. 공식적인 목적 등록이 필요한 경우 각 부서장의 승인을 받아야 하며, 본부장실에 등록한 후 우편으로만 발송할 수 있습니다.
제28조 본 규정에 해결되지 않은 사항이 있거나 일부 조항이 회사 발전에 따른 업무 요구에 부합하지 않는 경우 각 부서는 총경리실에 수정안을 제안하여 연구 및 승인을 받을 수 있습니다. 총지배인.
제29조 본 규정의 해석권은 총경리실에 있습니다.
제30조 본 규정은 발행일로부터 효력을 발생한다.