"매일 가장 중요한 세 가지"|제13장 "스탭 무기": 시스템 작동시키기

많은 사람들이 절박할 때 효율성 향상을 기대하지만 자신의 방법을 바꾸기보다는 소프트웨어와 하드웨어만 바꾸기를 바랄 뿐입니다. 이것은 완전한 신기루입니다. 모예 장군은 제화공의 손에 잡혀 있었고, 사용할 송곳이 없었을 수도 있습니다. 따라서 중요한 것은 도구가 아니라 도구를 사용하는 방식입니다. 이것이 바로 도구의 역설이다. 도구는 효율성 향상을 위한 기본 조건이지만 효율성 향상에 상응하는 도구는 없습니다.

이전 장에서는 핵심 도구를 선택하고 받은 편지함 시스템과 작업 알림 시스템을 통합하여 두 시스템을 하나의 시스템으로 병합했습니다. 시스템을 실행하려면 집안일을 일괄 처리해야 하며, 집안일을 일괄 처리하는 기본 방법에는 네 가지가 있습니다.

나는 집안일을 일괄 처리하는 네 가지 기본 방법에 '스탭'이라는 눈에 띄는 이름을 붙였습니다. 집안일을 일괄적으로 처리하고, 집안일을 빠르게 중단하고, 받은 편지함을 비우는 데 도움이 되는 시간 관리의 검이 될 것입니다.

받은 편지함을 비우는 과정에서 쓸모없는 정보는 발견 즉시 폐기하세요. 예를 들어, 답장이 필요하지 않은 이메일 편지는 보관할 수 있고, WeChat의 대부분 메시지는 응답이 필요하지 않으며, 조치가 필요하지 않은 회의록은 나중에 참조할 수 있도록 보관된 폴더에 보관할 수 있습니다.

손으로 쓴 메모와 메모의 경우 일부는 조치 알림으로 처리되어 조치 목록에 기록되고 일부는 전자 파일로 입력되어 데이터베이스에 저장되며 종이 파일은 직접 폐기될 수 있습니다.

매일 수신되는 이메일에는 유효하지 않은 정보가 많이 포함되어 있습니다. 메일함의 자동 분류 규칙을 설정하여 이메일을 자동으로 다른 받은편지함으로 분류하면 받은 편지함을 지울 수 있습니다.

휴대폰에 있는 매우 적은 수의 WeChat 메시지만 저장할 가치가 있거나 작업 알림으로 나열되어야 합니다. 나머지는 "읽기"로 선택하세요.

'즉시 폐기'는 시간과 주의를 절약하기 위해 불필요한 자료를 '폐기'하는 것을 의미합니다.

받은 편지함을 비울 때 어떤 것들은 1분, 2분, 심지어 그 이하로 처리될 수 있습니다. 지금 당장 시간이 충분하다면 "그냥 하라"고 즉시 조치를 취해야 할 것은 없습니다. 작업 팁 목록에 넣어야 합니다.

예를 들어, 나는 일찍 일어나서 아침 시간에 받은 편지함의 내용을 검토하는 데 '즉각적인 조치'를 취하기에 좋은 시간입니다.

예를 들어 이메일에 2분 안에 답장할 수 있다면 즉시 '답장' 버튼을 클릭하고 답장 몇 줄을 작성해 보내세요. WeChat에서 답장해야 하는 메시지를 봤을 때 짧은 문장, 음성, 이모티콘만으로 즉시 답장할 수 있다면 직접 행동하고 업무로 전환하지 마세요. 당신의 두뇌의 기억.

받은편지함을 비우는 순간, 위임할 수 있는 좋은 팀이 있다면 '다른 사람에게 권한을 부여'하는 목록을 만들거나 회의를 열어 작업을 할당하고 팀에 권한을 부여할 수 있습니다. 힘.

함께 일하기 위해서는 팀워크가 필요한 일이 점점 많아지는 시대가 다가오고 있습니다. 회사 내에서든 외부에서든 소통을 위해 타인에게 권한을 부여하는 빈도는 더욱 높아질 것입니다. 그리고 더 높은. 미래의 업무 형태에 대처하려면 모든 사람이 보다 포괄적인 권한 관리 기능을 갖추어야 합니다.

즉시 폐기할 수 없고, 즉시 조치를 취하고, 다른 사람에게 권한을 부여할 수 없는 경우 시스템에 넣을 수만 있습니다. 먼저 시스템(패션시스터의 경우 구글캘린더, 구글킵)에 넣고, 필요하다면 일정, 작업관리, 액션리스트, 참고라이브러리 등의 STAR 시스템으로 세분화한다.

예를 들어 복잡한 양식을 작성하라는 이메일을 받았는데(약 20분 소요) 일주일이 지나야 답장이 필요합니다. 그런 다음 작업 프롬프트 목록에 "×× 양식 작성"이라는 작업 프롬프트를 추가하고 금요일 오후에 작성하라는 알림을 설정합니다.

일반적으로 답장하는 데 2분 이상 걸리는 편지에 대해서는 답장을 미루고, 이를 조치 알림 목록에 넣고, 답장하기 전에 적절한 시간을 기다려야 합니다. 답장을 시작하기 전에 이메일 받은편지함을 비우면 생산성이 더욱 높아집니다.

한 달 후에 참여할 이벤트에 대한 메시지가 WeChat에 있고 여기에는 많은 세부 정보가 포함되어 있는 경우 해당 WeChat 메시지를 작업 알림 목록에 전달하고 알림 마감일을 설정하세요. 스스로 읽어보세요.

모두가 받은편지함을 비울 때 '날카로운 무기로 사람을 찌른다'는 주문을 조용히 외운 다음, 이 일을 처리하기 위해 어떤 동작을 사용해야 할지 생각해 보세요.

다음으로, 이 프로세스를 실제로 적용하여 직장의 세 가지 주요 받은 편지함(인스턴트 메시징, 이메일, 메모)을 정리하는 연습을 해보겠습니다.

눈을 뜨면 매일 남편, 아내 대신 위챗이 보이시나요? 위챗 친구, 그룹 채팅, 모멘트에 있는 작은 빨간색 숫자를 보면 시간이 빨리 지나갔지만 정말 할 일은 앞으로 나아갔나요?

메모, 이메일, 인스턴트 메시징이 들어 있는 세 개의 받은 편지함 중에서 WeChat과 같은 인스턴트 메시징 도구는 많은 양의 정보를 포함하고 지속적으로 업데이트되기 때문에 관리하기 가장 어렵습니다. 즉 이런 종류의 받은 편지함을 관리하지 않으면 문제가 끝없이 발생하게 됩니다. 관리하기 어려운 이유는 중요한 정보든 아니든 정보가 뒤섞여 있기 때문이다. 따라서 위챗을 진정한 생산성으로 만들기 위해서는 위챗 정보를 살펴본 후 다음 단계에 필요한 잡일을 처리해 저장해야 한다. 위챗이 아닌 다른 곳에서.

예를 들어 제 고객이 저에게 메시지를 보냈습니다. 우리 마케팅의 주요 방향은 다음 번 "창업 거리 세미나"에서 논의될 것입니다. 이때 실행으로 처리하겠습니다.(제 문법 공식 기억하시나요?) 다음 회의 시간은 10월 9일 10시입니다. 마케팅 방법에 대해 고민하고 ×××와 함께 이벤트 기획에 대해 논의하겠습니다.

물론 반드시 상대방에게 다음 행동으로 답장을 해야 하는 것은 아니지만, 그런 행동이 마음 속에 있어야 합니다.

집안일을 인스턴트 메시징 도구에서 할 일 목록으로 옮기세요.

위챗을 탐색할 때 우리는 항상 "날카로운 무기로 사람을 찌른다"는 원칙을 기억해야 하며, 정말 중요한 행동을 행동 알림 목록에 넣어야 합니다.

Disposer(즉시 폐기): 즉시 폐기할 수 있는 WeChat 메시지는 무엇입니까(일반적으로 WeChat에서 "응답 없이 읽기")? 답변이 필요하지 않은 농담, 광고, WeChat 그룹 채팅 등.

이익(즉시 행동): 2분 안에 행동이 완료될 수 있다면 즉시 행동한다. 예를 들어 친구가 다른 친구의 연락처를 묻는다면 즉시 답장을 보내면 됩니다.

사람(허가된 타인): WeChat에서 다른 사람과 연락하거나, 소그룹을 구성하거나, 서로를 소개하거나, 처리할 사람에게 정보를 전달하기 위해 사용됩니다.

찌르기(시스템에 넣기): 작업을 위의 세 가지 범주로 분류할 수 없는 경우 더 복잡한 작업을 STAR 작업 시스템에 넣습니다.

S: 일정,

일정에 내용을 넣거나 원래 일정이 새 일정과 충돌하는지 확인하거나 특정 시간에 특정 작업을 수행합니다.

T: 작업 목록,

이 WeChat 작업은 특정 인물로 분류되어야 하며 해당 문제는 작업 목록에 추가되어야 합니다. 예를 들어, 특정 프로젝트에 쌓인 새로운 작은 작업일 수 있습니다.

A: 작업 목록,

이 작업이 어떤 작업에도 속하지 않는 경우(또는 아직 완료되지 않은 경우) 작업 목록에 포함됩니다.

R: 참조,

이 정보가 미래에 참조 가치가 있을 경우 자신의 참조 라이브러리에 넣으세요.

'수집', '처리', '정리'의 세 단계를 거친 후 모든 WeChat 콘텐츠가 처리되고 받은편지함이 비워집니다. 모든 것을 폐기하거나 즉시 조치를 취하거나 다른 사람의 승인을 받거나 STAR 시스템에 넣어야 합니다. 이때 WeChat을 닫고 받은 편지함을 지울 수 있습니다!

위챗 받은편지함을 어떻게 비울지 고민하던 중, 채팅하던 위챗 그룹에서 나가거나, 위챗 그룹 알림을 꺼야겠다는 생각이 들었습니다. 시간 관리의 달인은 WeChat을 회의 약속, 파일 전송, 팀 동기 부여, 개인 연결 등을 위한 훌륭한 작업 홍보 도구로 만들고 WeChat에 소요되는 시간을 생산성으로 전환할 수 있는 방법입니다.

Q: WeChat을 검색할 때 시간 가는 줄 모르게 되기 쉽습니다. 시간 낭비를 피하는 방법은 무엇인가요?

A: WeChat은 정말 시간 낭비입니다. 우리는 보통 특정한 일을 하기 위해 위챗을 열지만, 모멘트를 확인하자마자 하고 싶은 일을 잊어버리고, 나도 모르게 시간이 흘러갑니다.

제가 해결한 방법은 에버노트의 원클릭 보내기 기능을 이용해 에버노트에 저장하고 일괄적으로 읽어보는 것입니다. 발송 후에는 원래 계획했던 일에 집중하여 개구리를 먹는 데 집중할 수 있습니다. 동시에, 지금 꼭 읽고 싶은 기사가 많지만, 대개 Evernote에 저장한 후에는 나중에 읽을 필요가 없을 것입니다.

Q: WeChat Moments는 중요한 소셜 플랫폼이 되었습니다. 한때 Moments를 종료하려고 시도했지만 이것이 사회적 상호 작용에 영향을 미칠 것이라는 사실을 알게 되었습니다. 선생님은 어떻게 해야 하나요?

A: 비밀리에 말씀드리자면 제 위챗은 아이패드에 설치되어 있어요. 한편으로는 화면이 크고 타이핑이 빠른 반면, 저는 일할 때만 위챗을 사용하고 쉴 때는 읽지 않습니다. 저는 2000년에 처음으로 홈페이지를 만들었으니, 그야말로 인터넷 고수라 할 수 있고, 인터넷 제품을 매우 좋아합니다. 하지만 Moments에 글을 올리지 않아도 세상은 멸망하지 않을 것이라는 사실을 깨달았습니다. 친구는 여전히 좋은 친구입니다.

매일 아침 우편함을 열어보니 오늘은 처리해야 할 편지가 10통이 넘습니다. 내 목표는 받은편지함을 비우는 것이므로 즉시 이메일 제목을 실행 가능한 지침으로 바꾸는 프로세스에 들어갑니다. 실제 작업 중에 이 처리 과정은 마음 속에서 빠르게 완료됩니다.

모든 이메일은 기본적으로 실행 가능한 것으로 처리해야 하는 잡일로 들어옵니다.

다음으로 "찌르는 무기" + "STAR"를 사용하여 각 이메일을 적절하게 처리하겠습니다.

이메일을 처음 처리할 때 이메일 상자에 폴더를 만들고 이를 Old Mails로 표시한 다음 모든 문자를 그 폴더로 끌어서 받은 편지함을 일시적으로 비운 다음 편집할 수 있습니다. 새 이메일은 다음과 같이 엄격하게 처리됩니다. "사람", "이익", "도구" 및 "S", "T", "A", "R"의 7가지 옵션 중에서 처리 방법을 선택하면 이전 이메일을 다음과 같이 빠르게 분류할 수 있습니다. :

장점: 편지를 2분 안에 처리할 수 있다면(답장하거나 간단한 조치를 취함) 즉시 처리하세요.

Wacai.com에 로그인하여 간단히 내용을 탐색하고 이메일에 회신하여 Quanneng Company에 세부 사항을 확인하고 등록해 준 Philo에게 감사 인사를 전한 후 Nano Lab에 회신하고 강의 날짜를 확인합니다. .

사람: 다른 사람이 이 이메일을 승인하도록 승인하려면 즉시 다른 사람에게 전달하고 처리하도록 요청하세요.

랜딩 페이지 수정을 도와주세요.

S: 일정을 잡고, 이 사항을 일정에 넣거나, 일정에 있는 원래 항목이 새 항목과 충돌하지 않는지 확인하세요.

달력에서 석신대학교 강의 날짜를 확인하세요.

T: 작업 목록, 이 작업은 특정 작업 아래에 나열되고 작업 목록에 추가되어야 합니다.

강사동맹 활동 프로젝트에 보관합니다.

A: 액션 목록 이 액션은 어떤 작업에도 속하지 않는 별도의 액션이며 액션 목록에 배치됩니다.

청화대학교 담당자에게 전화해 강의 날짜를 확인하고 애플 셰인에게 다음 단계에 대해 논의해 달라고 요청하세요.

R: 참조 라이브러리.

읽으신 후 Evernote 아카이브에 올려주세요.

위 단계를 완료하면 받은 편지함에 있는 모든 이메일이 처리되고 받은 편지함이 깨끗해지며 편안함을 느낄 수 있습니다.

나는 메모하는 사람인데 시간관리자에게는 중요한 습관이다. 마음속에는 많은 생각이 있지만 지금 당장은 실현되지 않는 경우가 많습니다. 이러한 잡일을 수시로 수집할 수 있다면 마음의 압박감이 줄어들고 행동을 완료할 가능성이 높아질 것입니다.

다음은 제가 최근 노트에 기록한 집안일 목록입니다. 이 예를 들어 시간 관리 시스템을 다시 실행하는 전체 과정을 검토하겠습니다.

· David와 Phoebe 메시지

· 삼각대

· 우유

· 티켓

· Breet Mid- 가을 축제

· 블랙 오일 타이어

· 멜로디 우쿨렐레

· 유용

· Hujiang.com 생각

집안일을 노트북에 "수집"하는 첫 번째 단계를 완료한 후 다음 단계는 이를 자신의 시간 관리 시스템에 요약하고 다음 작업으로 처리하는 것입니다. 작업이 받은 편지함에 들어갈 때 특정 데이터베이스에 배치하려는 경우 중간 변환 프로세스가 처리됩니다.

어떤 것들은 작업의 일부이며 처리 후에 특정 작업 아래 데이터베이스에 배치됩니다. 어떤 것들은 단지 단일 작업이므로 작업 목록에 추가해야 합니다. 일부 집안일은 데이터베이스의 일부로 간주되므로 데이터베이스에 배치해야 합니다.

위는 수집된 집안일을 행동으로 처리하는 과정이다. 다음으로, 이러한 행동 프롬프트를 다루기 위해 "날카로운 무기로 찌르기" 원칙을 사용할 것입니다. 버릴 수 없고, 즉시 처리할 수 없고, 타인의 승인을 받을 수 없는 것은 STAR 시스템에 넣어두세요.

편집자: 일부 메모의 내용은 전혀 중요하지 않으므로 읽은 후 삭제해야 합니다.

장점: 받은편지함을 비운 후 즉시 조치를 취하고 싶은 경우, 짧은 시간(2분 미만)이 소요된다면 즉시 조치를 취하세요. 예를 들어, 함께 모인 David와 Phoebe에게 감사하다는 메시지를 Facebook에 남기세요. 광저우에서 우쿨렐레를 연주하고 싶다면 WeChat에서 You Yong과 채팅을 하고 그가 계속 질문하도록 격려하세요. 위의 세 가지 사항은 즉시 처리하고 즉시 조치를 취할 수 있습니다.

사람: 다른 사람이 일부 메모를 처리하도록 승인하려면 해당 메모를 해당 사람에게 직접 보내고 처리하도록 요청할 수 있습니다. 예를 들어, 나는 아내에게 브리트 영어 선생님이 추석 연휴 동안 문을 닫는다고 말하고, 사진을 찍을 삼각대를 찾아달라고 부탁했다. 이 두 가지 사항 모두 제 아내와 관련된 사항이므로 즉시 메시지를 보내 처리를 요청하시면 됩니다.

Stab : 우리가 흔히 STAR라고 부르는 시스템에 들어간다는 뜻이다. 스케줄: 특정 메모의 내용을 스케줄 항목으로 처리합니다. 작업 목록 작업: Hujiang.com에 대해 Brenda와 대화합니다. 조치 목록: 외출 시 우유 구입, 외출 시 주차비 지불, 외출 시 오토바이 가게에 가서 블랙 오일 교체. 참고 라이브러리: Hujiang.com 교육 아이디어를 정리하고 Evernote에 넣으세요.

아이디어가 더 이상 생각에만 머물지 않고, 실제로 실행에 옮겨질 수 있도록 '찔러주는 무기' 방식으로 근무시간 관리 시스템을 운영한다.

1. 모든 메모를 저장할 수 있는 전자 메모 작성 도구를 선택하세요.

2. 당신의 생각을 노트에 모아보세요.

3. 매일 정해진 시간을 찾아 오늘의 메모를 처리하세요.

4． 메모를 액션으로 변환하고 "찌르기 무기"로 빠르게 처리하세요.

5. 향후 메모 작성 작업을 STAR 시스템에 추가하세요.