회사 파일 관리 대책
기록물 관리 시스템
1. 각종 기록물은 파일관리자가 제출요건에 따라 정리하고, 관련 규정에 따라 제본하여 기록물 보관실로 이관하여 통합보관한다.
2. 각종 파일의 텍스트 작성은 청검정색 또는 검정색 잉크로 작성해야 하며, 다른 펜으로 작성하는 것은 금지됩니다.
3. 파일은 원칙적으로 대여하지 않습니다. 업무상 필요한 파일은 관련 요건에 따라 자료실에서 대여하시기 바랍니다.
4. 기록물은 안전하게 보관하고 정기적으로 점검해야 하며, 도난, 화재, 습기, 먼지, 비밀유실 등을 방지하기 위한 기록물 보관 여건을 적극적으로 조성하고 정기적인 환기를 유지해야 합니다.
5. 자료실 내에서는 흡연, 인화성, 폭발성 물품 보관, 가전제품 사용이 엄격히 금지되어 있습니다.
기록통계시스템
1. 기록보관소의 조직과 인력구성에 관한 통계업무를 잘 수행한다.
2. 파일 전송 및 수신을 신속하고 정확하게 등록하여 계정의 일관성을 보장합니다.
3. 자료실에 보관되어 있는 파일, 자료, 장비, 장비의 종류에 대한 통계를 작성합니다.
4. 파일 활용도 및 파일 활용 효과에 대한 통계를 작성합니다.
5. 파일 통계를 전담하는 사람을 두고, 필요에 따라 파일 통계 보고서를 작성하고, 보고서가 신속하고 진실되며 정확한지 확인하세요.
추가 정보:
기업은 문서 및 자료의 제출 범위를 준비해야 합니다. 기업 문서 및 자료의 보관 범위에는 주로 다음과 같은 측면이 포함됩니다.
1. 제품의 설계, 기술, 툴링에 관한 도면과 기술문서는 물론, 원자재 검사, 제품 생산 과정, 생산 일정 수립 과정에서 생성되는 각종 문서와 자재도 있습니다.
2. 운영 및 판매. 기업의 경영의사결정 및 유통관리, 시장경제정보, 광고 및 이용자 서비스 업무 등에서 형성된 각종 기록, 문서, 계약서, 합의서 및 기타 문서 및 자료가 있습니다.
3. 장비 및 도구. 장비 및 기구의 도면 및 기술 문서, 장비 및 기구의 설치, 시운전 및 인수 과정의 기술 및 문서 문서 및 자료, 장비 및 기구의 작동 및 유지 관리 기록, 장비 개선, 개조 및 폐기 등에 관한 문서 및 자료가 있습니다. .
4. 기술 관리. 품질경영, 기술도입, 기술변형 및 표준, 측정, 에너지, 환경보호, 과학기술정보, 과학기술기록 보관소 등의 관리에 있어 다양한 문서와 자료가 형성되어 있습니다.
5. 기획 통계. 계획관리 및 통계분석 활동을 하면서 형성된 다양한 계획과 통계보고서, 각종 문서와 자료가 있습니다.
6. 재료 공급. 자재, 원자재 조달, 재고 보관, 공급 및 도구 관리에 다양한 문서와 자료가 형성됩니다.
7. 노동 임금. 할당량, 직원 배치 및 노동 할당, 노동 임금, 노동 보호 등의 업무에서 다양한 문서와 자료가 형성됩니다.
8. 재무 관리. 재무관리에는 다양한 장부, 명세서, 전표, 문서가 있습니다.
9. 교육 및 훈련. 간부 및 직원 교육 및 기술 훈련을 위한 문서 및 교재가 있습니다.
10. 당, 정부, 노동계, 연맹 업무. 회사의 당업무 및 조직, 홍보, 인사, 보안업무에 관한 각종 문서 및 자료가 있으며, 회사의 행정업무, ***청년동맹 업무, 노동조합 업무 등에 관한 각종 문서 및 자료가 있습니다.
11. 과학기술 연구 및 엔지니어링 건설은 관련 규정에 따라 시행되어야 합니다.
12. 기타 측면.
보관 시간
1. 제품 시험 제작, 프로젝트 연구, 인프라 프로젝트 또는 기타 기술 프로젝트의 경우 작업이 완료되거나 종료된 후 문서 및 자료를 보관해야 합니다. 보관 단위별로 정리하여 보관해야 하며, 프로젝트 리더의 검토 및 승인을 받은 후 보관 부서에 제출해야 합니다.
2. 보관해야 할 서류 및 자료는 보관단위별로 정리하여 2년차 상반기 내에 기관장의 검토 및 승인을 받아야 한다. 각 기능 부서에 보관되어 아카이브 부서에 제출되었습니다.
기록물 분류
1. 국가 및 관련 부서의 기록물 분류 번호 부여 규정에 따라 기업 기록물 분류 번호 부여 방법을 준비합니다.
2. 분류번호는 문서자료의 구성규칙을 준수해야 하며, 보관 및 사용이 용이해야 합니다.
3. 기업 생산, 기술 및 기타 행정 문서는 문서 내용에 따라 통일된 번호로 생산, 과학 연구, 기반 시설, 장비 및 기타 범주로 분류되어야 합니다.
4. 일반적으로 사용되는 분류 방법은 다음과 같습니다.
(1) 제품 모델별 분류
(2) 장비 모델별 분류; p>(3) 과학 연구 주제별로 분류
(4) 엔지니어링 프로젝트별로 분류
(5) 전문적 성격으로 분류; ) 조직 구조에 따라 분류됩니다.
(7) 시간에 따라 분류됩니다.
참고 자료: Baidu Encyclopedia - 기업 파일 관리 조치