기업의 정보관리 활용

소위 정보관리란 관리의 전 과정에서 사람들이 수집, 가공, 입력, 출력하는 정보를 총칭하는 용어이다. 정보 관리 프로세스에는 정보 수집, 정보 전송, 정보 처리 및 정보 저장이 포함됩니다.

정보 수집은 원본 정보의 획득입니다. 정보 전송은 시간과 공간에서의 정보 전달입니다. 정보는 적시에 정확한 방식으로 필요한 사람의 손에 전달되어야만 효과적일 수 있기 때문입니다. 정보 처리에는 정보 형식의 변환과 정보 내용의 처리가 포함됩니다. 정보의 형태변환은 정보전송 과정에서 통신사를 변경하여 수신자에게 정보가 정확하게 전달되는 것을 말한다. 정보의 내용처리란 정보의 내용을 심층적으로 드러내기 위해 원본 정보를 가공하고 정리하는 것을 말합니다. 정보 내용이 처리된 후, 입력된 정보는 필요한 정보로 전환되어 적시에 효과적으로 사용될 수 있습니다. 정보가 사용자에게 전달되면, 그 중 일부는 사용 후에도 쓸모가 없고, 일부는 향후 참조 및 보관을 위해 여전히 보관되어야 합니다. 이것이 정보 저장입니다. 정보의 저장을 통해 규칙성을 드러낼 수 있으며 재사용도 가능합니다.

정보 관리의 분류

1. 관리 수준에 따른 분류

매크로 정보 관리, 메소 정보 관리, 미시 정보 관리.

2. 관리 성격에 따른 분류

정보생산관리, 정보조직관리, 정보시스템관리, 정보산업관리, 정보시장관리 등

3. 적용범위에 따른 분류

기업정보관리, 정부정보관리, 사업정보관리, 공공부문 정보관리 등

4. 관리방법에 따른 분류

수동정보관리, 정보기술관리, 정보자원관리 등

5. 정보내용별 분류

경제정보관리, 과학기술정보관리, 교육정보관리, 군사정보관리 등

정보관리의 임무

정보를 효과적으로 관리하기 위해서는 정보를 과학적으로 분류하는 것이 필요하다.

(1) 조직의 다양한 수준의 요구 사항에 따라 정보는 계획 정보, 제어 정보 및 운영 정보로 나눌 수 있습니다.

1. 계획 정보. 이러한 종류의 정보는 최고 경영진의 기획 업무, 즉 일정 기간 동안의 조직 목표 결정, 전략 및 정책 수립, 계획 수립, 자원의 합리적 배분과 관련된 것입니다.

이 정보는 주로 현재와 미래의 경제 상황, 자원 가용성, 시장 및 경쟁사 개발 동향, 정부 정책 및 정치적 상황의 변화에 ​​대한 분석 및 예측과 같은 외부 환경에서 나옵니다.

2. 제어 정보. 이 정보는 중간 경영진의 기능적 업무와 관련이 있습니다. 기능별 부서가 조직 내에서 계획을 수립하는 데 도움을 주며, 구현 결과가 계획된 목표와 일치하는지 여부를 확인할 수 있습니다. 제어 정보는 주로 조직 내부에서 나옵니다.

3. 직업정보. 이러한 정보는 회계정보, 재고정보, 생산진행정보 등 조직의 일상적인 경영활동 및 업무활동과 관련된 정보입니다. 품질 및 불량률 정보, 수율 정보 등 이 정보는 조직 내에서 나오며 하위 관리자가 이 정보의 주요 사용자가 됩니다.

(2) 정보의 안정성에 따라 정보는 고정정보와 유동정보로 나눌 수 있다.

1. 고정정보란 비교적 안정적이며 일정 기간 내에 질적인 변화 없이 다양한 관리업무에 재사용될 수 있는 정보를 말한다. 조직이나 기업의 모든 계획과 조직 업무에 중요한 기초입니다. 기업을 예로 들면, 고정정보는 주로 세 부분으로 구성됩니다:

(1) 할당량 표준 정보. 여기에는 제품 구조, 프로세스 문서, 각종 노동 할당량, 자재 소비 할당량, 노동 시간 할당량, 각종 표준 보고서, 각종 원장 등이 포함됩니다.

(2) 기획 계약 정보. 계획지표체계, 계약서 등이 포함됩니다.

(3) 정보를 쿼리합니다. 이러한 종류의 정보에는 국제 표준, 국가 표준, 전문 표준 및 기업 표준, 제품 및 원자재 가격 목록, 장비 파일, 인사 파일, 고정 자산 파일 등이 포함됩니다.

2. 흐름 정보. 직무통계정보라고도 하며 실제 생산과정과 사업활동의 실제 상황을 반영하는 정보로서, 생산과 사업활동의 진행상황을 지속적으로 업데이트한다. 따라서 이러한 유형의 정보는 시간에 민감하며 일반적으로 일회성 사용 가치를 갖습니다. 그러나 이러한 정보를 적시에 수집하고 이를 계획된 지표와 비교하는 것은 기업의 생산 및 운영 활동을 통제 및 평가하고, 기회를 잃지 않고 취약한 연결고리를 찾아 극복하는 중요한 수단입니다.

일반적으로 고정정보는 기업 관리 시스템에서 유통되는 전체 정보의 약 75%를 차지합니다. 전체 기업 관리 시스템의 업무 품질은 주로 고정 정보의 관리에 달려 있습니다. 따라서 현행 관리 시스템을 수정하는 것이든 현대적인 수단을 사용하여 컴퓨터 관리 시스템을 구축하는 것이든 일반적으로 고정된 정보 파일을 구성하고 구축하는 것부터 시작됩니다.

오늘날을 '정보폭발' 시대라고 표현하는 사람들도 있다. 실제로, 정보의 엄청난 증가는 계획 담당 직원과 모든 직급의 관리자에게 큰 부담을 안겨주었고 심지어 역효과를 낳기까지 했습니다. 관리자가 제기하는 대부분의 불만 사항은 다음과 같은 측면에 중점을 둡니다.

(1) 잘못된 유형의 정보가 너무 많고 요구 사항을 충족하는 정보가 부족합니다.

(2) 정보는 조직의 여러 부서에 흩어져 저장되어 있어 매우 간단한 질문에 답변하는 데 사용하기가 어렵습니다.

(3) 쿼리가 매우 불편합니다.

(4) 일부 중요한 정보는 해당 정보가 필요한 감독자에게 제때에 도달하지 못하는 경우가 많습니다.

(5) 데이터는 너무 많고 유용한 정보는 너무 적습니다. 즉, 대량의 데이터를 처리하고 정제하는 것은 감독자의 요구 사항을 충족하는 것과는 거리가 멀습니다.

경영 실무에 따르면 기획 업무의 수준을 높이고 전체 관리 업무의 효율성과 효과성을 높이기 위해서는 정보를 효과적으로 관리해야 합니다. 정보 관리의 주요 임무는 다음과 같습니다. 사용에 대한 정보 요구 사항 식별, 데이터 수집, 처리, 저장 및 검색, 정보 전송 계획,

데이터를 정보로 변환 및 이 정보를 적시에 전달 , 조직의 모든 수준의 관리자 및 기타 관련 인력에게 정확하고 적용 가능하며 경제적으로 제공됩니다. 이것은 어렵고 방대한 작업입니다. 컴퓨터 관리 정보 시스템의 구축은 이 작업을 완료하는 강력한 수단을 제공합니다.

'경영정보시스템'(MIS)은 조직 내 모든 계층의 담당 부서(직원), 기타 관련 직원, 조직 외부의 관련 부서(직원)에게 정보를 제공하는 시스템입니다. 보다 구체적으로 경영정보시스템을 다음과 같이 정의할 수 있다. 경영정보시스템은 내부 및 외부 소스로부터 관련 정보를 제공하기 위해 많은 개인, 다양한 기계 장치 및 관련 프로그램으로 구성된 구조이다. 의사결정의 기초로 통일된 정보를 제공함으로써 조직의 기획업무, 조직업무, 인력배치 및 리더십 업무, 통제업무, 일상업무를 수행합니다. 관리 정보 시스템은 정보 요구 식별, 정보 수집, 정보 사용 정보 처리 등 4가지 주요 정보 서비스를 당국에 제공해야 합니다.

경영 정보 시스템 개발의 다양한 단계와 그것이 경영 결정 및 조직 구조에 미치는 영향을 조사하는 것은 흥미롭습니다. 이를 통해 우리는 계획 작업의 초점이 점점 더 의사 결정에 초점을 맞추고 있음을 알 수 있을 뿐만 아니라 조직 구조에 영향을 미치는 주요 요소에는 목표와 전략 외에도 프로세스와 기술, 환경과 대인 관계, 정보 관리 등이 포함된다는 것을 알 수 있습니다. 방법과 수단 요소. 경영정보학과의 발전은 컴퓨터 기술의 발전과 밀접한 관련이 있습니다. 1946년 펜실베이니아주 무어 공과대학에서 세계 최초의 전자컴퓨터(ENIAC) 개발에 성공한 이래 컴퓨터 기술은 4세대에 걸쳐 혁신을 거듭해 왔다. 이에 따라 경영정보시스템의 개발은 일반적으로 4단계를 거쳤습니다.

1단계(1953~1958). 1세대 컴퓨터가 대기업에 도입되기 시작했습니다. 대기업의 컴퓨터는 기업 발전의 상징으로 여겨졌습니다. 당시 대중적인 개념은 컴퓨터가 발전하려면 컴퓨터가 있어야 한다는 것이었습니다.

이 세대의 컴퓨터 하드웨어는 전자관과 테이프 레코더로 구성되어 있으며 소프트웨어가 거의 없기 때문에 주로 기업의 회계 부서에서 단일 항목 데이터로 사용됩니다. 처리. 1세대 컴퓨터가 경영 정책과 기업 조직 구조에 미치는 영향은 여전히 ​​잠재되어 있었습니다.

두 번째 단계(1958~1966). 컴퓨터 기술은 2세대로 접어들었습니다. 트랜지스터가 전자관을 대체하고, 자기 코어 메모리가 자기 테이프 메모리를 대체했습니다. 컴퓨터 메모리가 확장되고, 컴퓨팅 속도가 빨라지고, 입출력 기능이 더욱 강력해졌습니다. 소프트웨어 분야에서 컴퓨터 세대의 중요한 이정표입니다. 관리 응용 분야에서 2세대 컴퓨터의 가장 중요한 성과는 항공권 예약 시스템, 호텔 객실 예약 시스템, 주식 시장 시세 시스템과 같은 온라인 시스템의 개발입니다. 경영정보시스템의 발전은 이제 데이터의 종합적인 처리 단계에 진입하기 시작했습니다.

2세대 컴퓨터가 조직에 미치는 영향은 중간 수준의 업무가 관리되는 방식을 변화시키기 시작한다는 것입니다. 원래 회계, 회계, 검색, 통계 보고 및 기타 작업 중 다수가 점차 컴퓨터로 완료될 것입니다. 그러나 업무인력의 수는 크게 줄어들지 않았으며, 시스템 분석가, 프로그래머, 데이터 입력직원, 컴퓨터 유지관리 직원 등 업무인력의 수는 증가한 경우가 많다.

세 번째 단계(1966~1974). 집적회로 소자를 사용한 3세대 컴퓨터의 출현으로 인해 컴퓨터의 발전은 점점 대규모화되는 방향으로 진행되었다. 단말과의 장거리 통신을 통해 정보가 중앙 처리 장치에 집중되어 정보 처리 능력이 향상되고 자원 공유 정도가 확대됩니다.

3세대 컴퓨터로 인한 조직적 변화는 본사에 설치된 중앙처리 컴퓨터 시스템을 통해 회사 전체의 정보를 고도로 중앙집중화, 통일적으로 관리하게 됐다. 컴퓨터 소프트웨어 및 하드웨어를 설계, 사용, 유지관리하기 위해 대기업의 관리조직에는 전문적인 정보처리 능력과 이에 상응하는 조직이 차별화되어 있으며, 전문적인 통신 및 통제 기능을 갖춘 고도로 중앙화된 조직입니다. 경영학자들은 3세대 컴퓨터가 대기업의 중앙집중화 추세에 기여했다고 지적했습니다.

4단계(1974년~현재). 우리는 아직 4세대 컴퓨터에 살고 있습니다. VLSI와 더욱 풍부한 소프트웨어는 한편으로는 컴퓨터의 기능을 지속적으로 확장하는 반면, 컴퓨터를 점점 더 소형화하고 저렴하게 만듭니다. 마이크로컴퓨터는 점차 가정에 보급되었고, 전화, 복사기, 타자기, 팩스 등과 같은 다양한 사무용 장비에 집적회로가 설치되어 "지능형" 장치로 변모했습니다. 특히 분산 데이터베이스 기술과 컴퓨터 네트워크 관리 소프트웨어 관리 정보 시스템의 개발은 데이터 시스템 처리 단계에 진입했습니다. 컴퓨터는 기업의 생산 및 운영 과정에서 데이터를 종합적으로 수집하고 저장할 수 있게 되었으며 기업의 모든 링크나 부서에 정보를 제공하여 정보 시스템을 기반으로 관리 센터를 형성하고 관리 기능을 더욱 중앙 집중화하고 전체를 경영시스템이 질적으로 변화했습니다.

경영정보시스템의 가장 큰 특징은 데이터의 중앙집중화와 통합이다. 정보가 진정한 자원이 되고 정보 자원의 완전한 공유가 실현되는 것은 바로 데이터의 중앙 집중화를 통해서입니다. 이는 경영정보시스템의 핵심이자 가장 큰 특징인 데이터베이스 시스템을 통해 이루어집니다.

그러나 경영정보시스템의 실무에서는 기대만큼 큰 경제적 이익을 가져오지 못하는 것으로 나타났다. 경영 정보 시스템은 기업 내의 다양한 정보를 통합하고 기업의 생산 및 운영 활동에 대한 계획 및 통제를 강화하며 기업의 중간 관리 작업을 크게 개선하고 기업 전체의 효율성을 향상시킵니다. 그러나 이는 회사의 고위 경영진에 결정적인 영향을 미치지 않았습니다. 기업의 상위 관리자의 주요 임무는 목표를 결정하고 전략을 선택하며 주요 결정을 수행하는 것입니다. 그들에게 중요한 것은 업무의 효율성이 아니라 의사 결정의 효과입니다. 중요한 것은 "일을 올바르게 하는 것"이 ​​아니라 "올바르게 하는 것"입니다. 이는 일상적인 정보 처리 작업을 완료하는 것이 관리에서 컴퓨터 역할의 초기 단계에 불과하다는 것을 깨닫게 해줍니다. 관리 목표에 실질적인 기여를 하려면 컴퓨터가 의사 결정에 보다 직접적으로 지향되어야 하고 끊임없이 변화하는 환경에 등장해야 합니다. .이러한 고정된 정보가 필요합니다. 이것이 의사결정지원시스템(DSS)이 탄생한 이유이자 배경이다.

간단히 말하면 의사결정지원시스템은 감독자가 의사결정을 내리는 데 도움이 되는 정보를 제공하는 시스템이다. DSS와 MIS의 주요 차이점과 연관성은 다음과 같습니다.

(1) MIS는 주로 업계 내 데이터를 고려하며, 대부분의 경우 이는 주로 현재 상황을 반영하는 반면 DSS는 의사 결정자가 많은 양을 제공해야 합니다. 과거 및 외부 데이터. 경험에 따르면 이러한 데이터는 통합하기 어려운 경우가 많으므로 데이터베이스 설계에 대한 요구 사항이 더 높아집니다.

(2) MIS와 DSS 모두 다양한 운영 연구 및 수리 통계 방법이 사용되지만 사용되는 방식은 다릅니다. MIS에서는 일상적인 작업에서 특정 링크를 형성하고 정기적으로 고정된 방식으로 사용되는 반면, DSS에서는 의사 결정 문제의 성격에 따라 유연하고 사용하기 쉬운 방식으로 구성됩니다. 그리고 의사결정자의 요구사항.

(3) 기능적 관점에서 볼 때 MIS의 목적은 처리 작업의 특정 부분을 수행하는 사람을 대체하는 것이지만 DS의 목적은 사람의 의사 결정을 돕는 것입니다.

위의 DSS 주요 기능은 DSS의 특별한 전체 구조를 결정합니다. MIS처럼 데이터베이스를 핵심으로 하는 컴퓨터화된 정보 시스템이 아니라 메소드 라이브러리, 데이터베이스, 인간-기계 인터페이스를 포함하는 모델 라이브러리를 핵심으로 합니다. 일부 의사결정 지원 시스템이나 특정 DSS 기능을 갖춘 시스템이 해외에서 사용되었습니다. 우리나라에서는 컴퓨터 응용이 늦게 시작되어 아직도 MIS를 구축하고 추진하는 단계에 있다. 하지만 우리는 DSS에 외국 연구 결과를 흡수해야 합니다.