회의 수신 기능은 무엇인가요?

회의 업무는 회의에 봉사하는 다양한 구체적인 업무입니다. 여기에는 다음과 같은 측면이 포함됩니다. 먼저 회의 계획을 세우세요. 회의 계획은 회의 준비 계획입니다. 계획의 질은 회의의 질에 직접적인 영향을 미칩니다.

회의 계획에는 이름, 날짜, 장소, 자격(선거, 지정, 특별초청, 참석) 및 참석자 명단, 회의 티켓, 준비실 내 책임 분담 및 직원 배치, 장소 등이 포함됩니다. 레이아웃, 회의 안건, 선거가 있는 경우 수상, 사진, 비디오 녹화 등도 계획에 포함되어야 합니다.

둘째, 회의서류를 준비하세요. 회의에서 고려할 문서 및 자료의 제안, 초안 작성, 검토, 인쇄 및 배포(회의 전 또는 회의 중에 배포).

셋째, 회의 공지입니다. 회의 공지의 제안 및 배포는 적시에 이루어져야 합니다. 중요한 회의는 상대방이 예정대로 회의에 참석할 수 있는지 확인하기 위해 통지가 발행된 후 후속 조치를 취해야 합니다.

넷째, 회의 전 점검이다. 여기에는 계획 이행에 대한 보고 및 점검과 현장 점검이 포함됩니다. 보고 및 점검은 주로 준비업무 담당자가 회의문서 및 자료를 중심으로 종합적인 준비상황과 기존 문제점을 회의주최자 또는 주요 리더에게 보고하는 업무이다. 현장 점검은 장소의 배치와 보안에 중점을 둡니다.

다섯째, 회의 중 구체적인 서비스입니다. 로그인 시스템, 대기 시스템, 회의록, 브리핑 작성 및 인쇄 등 회의 간 시스템을 포함합니다. 대규모 집회 및 특수한 상황에서의 비상조치에 대한 현장지휘를 계획서에 특별항목으로 기재할 뿐만 아니라 지휘인력과 지휘부호도 확정해야 한다.

여섯째, 회의 내용 요약, 회의록 작성 및 배포, 회의 소식 보고 또는 기자회견 개최, 기자회견 등 회의 업무 요약, 회의 업무 요약 등 회의 업무 업무 일하다. 그 밖에도 대표자들의 회의 퇴장, 금전적 결산, 자재 정리 등 각종 사후 업무를 담당한다. 회의의 규모와 길이는 다양합니다. 회의 규모는 소수부터 수만 명에 이르기까지 다양하고, 시간도 길 수도 있고 짧을 수도 있고, 종류도 다양하고 성격도 다르지만 회의 업무의 내용과 과정은 기본적으로 비슷하다. . 총회 업무 내용과 과정은 회의 전 준비 단계, 회의 실행 단계, 평가 요약 단계의 3단계로 나누어진다.

회의 전 준비:

회의 전 준비는 회의의 목표를 달성하기 위해 다양한 업무를 체계적으로 정리하는 것입니다. 회의 계획에는 일반적으로 회의 계획, 회의 장소 선택, 마케팅 계획 개발 및 예산 편성 등의 내용이 포함됩니다.

회의 기획:

(1) 기획위원회: 기획위원회는 컨퍼런스에 대한 특정 책임을 맡은 팀으로, 일반적으로 주최 조직의 내부 구성원으로 구성됩니다.

목표 설정: 구체적인 목표를 세우고 이를 글로 적습니다.

후보 결정: 회원, 내부 또는 외부 지정을 결정합니다.

구체적인 작업: 현장 현장 점검, 설계 평가 및 나중에 참고할 수 있도록 작업 기록을 기록합니다.

(2) 기획 계획: 회의 기획 내용에는 주로 다음이 포함됩니다.

누구를 초대할 것인가? 실제로 몇 명이 참석했나요?

효과적인 회의를 위해서는 충분한 시간이 필요하며 휴일 등을 고려해야 합니다.

회의가 열리는 장소입니다.

회의 목표를 명확하게 하세요.

회의 개회식, 폐막식 등 회의의 구체적인 형식과 회의의 구체적인 내용.

2. 회의 장소:

(1) 회의 장소 유형:

호텔: 일부 중소 규모 회의에서는 호텔을 선택하는 경우가 많습니다.

컨퍼런스 센터: 컨퍼런스 센터는 대규모 회의를 위해 특별히 설계되었으며 일반적으로 객실과 오락 공간이 없습니다.

대학: 대부분의 학교에는 학술 전용 강의실이 있으며, 일부 학교는 일반인에게도 공개됩니다.

선박: 선박, 특히 일부 유람선에는 회의 시설도 있습니다.

요양소: 요양소에는 회의시설도 갖춰져 있어 회복과 회의를 할 수 있다.

(2) 회의 장소 선택

회의 장소를 선택할 때 일반적으로 다음 사항을 고려해야 합니다.

1. 거리 및 교통 상황

2. 회의 개최 내역

3. 숙박 조건

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5. 해당 위치의 안전 요소

5. 해당 위치의 서비스 시설이 포괄적인지?

6. 주변 관광지가 상호 이익이 되는 협력을 제공할 수 있는지 등 .

(3) 마케팅 계획 등을 수립합니다.

시장 홍보는 컨퍼런스의 성패를 좌우합니다

1. 청중, 무엇을 원하는가? 청중의 기대를 이해합니다.

2. 홍보물은 어떤 스타일이어야 할까요?

3. 메일링, 참가업체에 필요한 자료, 메일링 비용 및 피드백 비율 등

4. 광고, 어떤 출판물에 어떤 종류의 광고가 인쇄되나요?

이미지 설명을 입력하려면 클릭하세요.

(4) 예산 책정

회의 예산을 통제하는 것은 전체 회의를 통제하는 것과 같습니다. 예산은 그것을 확인하는 것입니다. 이 회의는 수익성이 있습니까, 아니면 손익분기점에 맞습니까? 그 다음에는 청소 비용이 있습니다. 비용에는 고정비와 변동비 두 가지가 있습니다. 예산이 아무리 정확하더라도 예상치 못한 상황이 발생하므로 총 예산에는 10개의 추가 비용이 포함되어야 합니다.

컨퍼런스 구현

컨퍼런스 계획 구현 시 작업에는 참가자 등록, 관련 정보 수집, 연사 찾기, 장소 연락, 필요한 경우 분쟁 해결 등이 포함됩니다.

회의 구현에는 일반적으로 다음 단계가 포함됩니다.

1. 장소 매뉴얼을 준비합니다.

2. 안내센터 설치(실시간 서비스 제공)

3. 운영위원회 설치(현장지도 담당)

3. 요약 및 평가

회의 요약 및 평가(회의가 끝나면 즉시 평가해야 함)는 일반적으로 3부분으로 나누어집니다.

1. 회의 준비부터 종료까지

2. 이익 분석 및 비용 계산

3. 본 프로젝트에 대한 시장 조사

4. 5. 관련자에 대한 감사 표창회를 개최한다. (간담회 등 관련 직원 및 협력업체에 감사를 표하고 언론 등에 자료 제공) 영향력을 확대하기 위해).