시간 관리란 무엇인가요?

1. 기본 개념

시간 관리는 설정된 목표를 달성하기 위해 사전 계획과 특정 기술, 방법 및 도구의 사용을 통해 시간을 유연하고 효과적으로 사용하는 것을 의미합니다. 개인이나 조직의 대상, EMBA, MBA 등 주류 경영교육에는 시간관리 능력이 경영자의 기본 요구사항으로 포함됩니다.

2. 연구 역사

시간 관리에 대한 연구는 오랜 역사를 가지고 있습니다. 인류사회가 농업혁명에서 산업혁명을 거쳐 정보혁명으로 진화한 것처럼 시간관리 이론도 4세대로 나눌 수 있다.

1. 1세대 이론은 바쁜 상황에서 시간과 에너지를 할당하기 위해 메모와 메모를 활용하는 데 중점을 두었습니다.

2. 2세대는 달력과 일정을 강조하며, 이는 시간 관리가 미래에 대한 계획의 중요성을 인식했음을 반영합니다.

3. 3세대는 현재 대중화되고 우선순위를 강조하는 개념이다. 즉, 우선순위에 따라 단기, 중기, 장기 목표를 설정한 후 매일 목표를 달성하기 위한 계획을 세우고 제한된 시간과 에너지를 할당하여 최고의 효율성을 위해 노력합니다. 이 접근 방식에는 장점이 있습니다. 그러나 일부 사람들은 효율성에 대한 지나친 강조와 시간의 붕괴가 반대 효과를 가져오며, 관계를 강화하고 개인적 필요를 충족하며 예상치 못한 기쁨을 누릴 수 있는 기회를 잃게 만든다는 사실을 발견했습니다. 그 결과 많은 사람들이 삶의 질을 유지하기 위해 지나치게 경직되고 제한적인 시간 관리 방식을 버리고 이전 두 세대의 관행으로 돌아갔습니다.

4. 또 다른 4세대 이론이 등장한다. 과거와 완전히 다른 점은 '시간관리'라는 용어를 전면 부정하고, 핵심은 시간관리가 아닌 개인관리에 있다고 주장한다는 점이다. 시간과 업무의 배치에 집중하기보다는 생산량과 용량의 균형을 유지하는 데 집중하는 것이 좋습니다.

3. 역량 요소

(1) 정의

시간 요구 사항의 균형을 맞추는 능력

(2) 설명

1. 작업 계획을 자세하고 신중하게 고려하십시오. 작업 목표를 달성하기 위한 구체적인 수단과 방법을 결정하고 목표의 프로세스와 단계를 미리 결정하십시오.

2. 일부 작업을 다른 사람에게 완료하도록 할당하고 승인하는 데 능숙하여 작업 효율성을 높입니다.

3. 업무 계획을 수립하고 사안을 정리 및 분류하여 우선순위에 따라 정리 및 처리합니다.

4. 계획을 위한 시간을 확보하고, 예상치 못한 사건이나 간섭을 처리하기 위한 특정 방법과 기법을 숙지하고 비상 계획을 준비합니다.

(3) 예

1. 매일 시간을 정해 일정과 우선순위를 계획하세요.

2. 보유하고 있는 문서로 작업할 수 있는 능력.

3. 작업 속도가 목표 또는 마감일과 일치하는지 확인하세요.

4. 예상치 못한 요구에 직면하더라도 좋은 기분을 유지하십시오.

5. 예정에 없던 면접관을 맞이하기에 적합한 시간이 아닌 경우, 비공식 방문자에게 나중에 다시 오라고 신속하고 단호하게 요청하세요.

6. 들르는 사람들을 위해 매일 일정량의 시간을 확보하십시오.

(4) 우수한 인재의 성과

업무량의 큰 변화에 신속하게 적응하고 업무 우선순위를 재설정할 수 있도록 자신과 다른 사람을 준비할 수 있습니다. 그들은 개인 일정을 시간 관리 툴킷의 첫 번째 도구로 볼 수 있습니다. 그들은 진행 중인 작업 부하와 변경 기한의 변동을 고려해야 할 필요성을 더 잘 인식하고 최상의 결과를 달성하기 위해 작업을 재구성할 수 있습니다[1].

(5) 부족한 사람들의 성과

그들은 업무를 체계적으로 정리하는 데 거의 또는 전혀 시간을 투자하지 않으며, 계획과 예측이 부족한 인접 업무를 처리하는 경향이 있습니다. 그들은 대개 앞으로 다가올 일이나 가장 시급해 보이는 일을 처리하는 데 집중하고, 그 일을 완료하기 위해 다른 사람을 조직하는 데 능숙하지 않습니다.

(6) 개선 방법

부적절한 사람들은 적절한 결과를 얻으려면 사람, 자원, 목표, 마감일 및 사용 가능한 시간이 결합되어야 함을 인식해야 합니다. 저성취자는 자신의 개인적인 우선순위를 활용하고 일련의 미래 과제를 처리하는 데 항상 최적의 순서가 있다는 것을 깨달아야 합니다.

1. 매일 최소한 몇 분씩 펜과 종이를 사용하여 하루 또는 일주일 동안 완료해야 할 중요한 작업을 적어보세요.

2. 매일 또는 매주 계획된 활동과 계획되지 않은 활동이 항상 시간 일정에 포함되어 있는지 확인하고 필요한 경우 일정을 변경하세요.

3. 해야 할 일을 쉽게 찾을 수 있는 시스템을 만드세요. 계획의 목표와 마감일을 신중하게 고려하십시오.

4. 총 작업량을 확인하고 재구성이 필요한 정도를 계산하기 전까지는 약속하지 마세요.

5. 자신의 능력은 제한되어 있으며 목표를 달성하거나 작업을 완료하려면 다른 사람에게 의존해야 할 수도 있다는 점을 인식하세요.

4. 스킬

1. 시작

그렇죠? 우리가 가장 먼저 해야 할 일은 시작하는 것입니다. 뉴욕주 오시닝에 위치한 Balancing Life Issues의 CEO인 Wendy Kaufman은 이렇게 말합니다. 무언가를 쓰려면 앉아서 최소한 첫 번째 단락을 쓰십시오. 이 문제가 순조롭게 시작된다면 다른 모든 일은 순조롭게 진행될 것입니다.

2. 명확한 목표 설정

할 일 목록을 만들려면 이를 일정과 결합하고 매일 해야 할 일이 정확히 무엇인지 파악하는 것이 가장 좋습니다. .

3. 작업 내용을 자세히 기록해 두세요.

작업 로그를 통해 어떤 작업에 시간이 더 많이 걸리고, 어떤 작업에 가장 적은 시간이 소요되는지 확인할 수 있습니다. 시간, 업무 목표를 달성했는지 여부, 그리고 이를 더욱 효율적으로 만들기 위해 무엇을 할 수 있는지. Performance Insights의 회장이자 미국 경영 협회의 시간 관리 포럼 회원인 Pam O'shea는 다음과 같이 제안합니다.

4. 이메일과 통화를 일괄 처리

당신도 대부분의 사람들처럼 매일 전화와 이메일 메시지를 무작위로 처리하고 싶으십니까? 이러한 문제를 처리하면 업무 시간이 단편화되어 업무를 효율적으로 처리하기가 어려워집니다. O`shea가 우리에게 주는 조언은 다음과 같습니다. 특정 기간에 이메일과 전화를 확인하고 응답하는 데 집중하세요. ?이러한 커뮤니케이션을 관리하려면 귀하에게 제공된 전화 및 이메일 시스템을 활용하십시오. ?

5. 복잡성을 단순함으로 줄입니다.

? 복잡한 작업을 작고 단순한 단위로 나누어 처리합니다. ?Tytel 박사는 “복잡한 작업은 한 번에 완료할 수 없기 때문에 문제의 복잡성 때문에 미루지 마십시오. ?

카우프만은 방 청소라는 비유를 사용했습니다. 방 전체를 청소할 시간이 부족할 수도 있지만, 여유 시간을 기준으로 선택적으로 청소를 할 수 있습니다. 그녀는 "20분이면 서랍이나 캐비닛을 청소할 수 있다"고 말했다. 40분이면 옷장이나 장롱 정리를 할 수 있어요. 한 시간만 있으면 방 전체를 정리할 수도 있을 것 같아요. ?

6. 우선순위에 따라 업무를 분류하세요

Tytel 박사는 다음과 같이 말했습니다. ?우리는 긴급성과 중요성의 차이를 이해해야 합니다. ?하루에 해야 할 일, 해야 할 일, 하고 싶은 일의 목록을 만든 다음 긴급성과 중요도에 따라 순서를 지정해야 할 것입니다.

7. 아무것도 하지 않는 시간을 따로 확보하세요

하루 종일 빡빡한 일정에 익숙하다면 일을 하기 전에 생각하고 준비할 시간이 없을 수도 있습니다. . 그리고 이 프로세스는 매우 가치 있을 수 있다고 Kaufman은 제안합니다. 처음부터 끝까지 일정에 따라 모든 일을 엄격하게 수행한다면 20분 동안 긴장을 풀고 반성하며 미리 준비 계획을 세우는 것이 도움이 될 수 있습니다. Tytel 박사는 다음과 같이 덧붙였습니다. 작업이나 프로젝트를 처리하기 위한 시간 계획이 있어야 하며 이러한 계획을 엄격하게 따라야 합니다. ?

8. 직장에서 과로하지 마세요

요즘 사람들은 특히 미국인들에게 너무 피곤합니다. ? 카우프만이 말했다. Tytel은 Kaufman의 의견에 동의하며, 자신의 수준이 정상 수준의 절반으로 줄어든 것 같다면 먼저 휴식을 취해야 한다고 제안합니다. 그녀는 "휴식과 회복을 위한 시간을 계획하세요. 우리 자신도 돌볼 수 없다면, 우리는 다른 어떤 것도 잘 할 수 없을 것입니다."라고 말했습니다. ?

9. 거절해야 할 때를 알고 계십니까?

Tytel 박사는 많은 사람들이 자신의 상사에게 자신이 얼마나 바쁜지 알리는 것을 두려워하지만 그렇게 할 수 있는지 아는 것이 중요하다고 말했습니다. 충분하지 않습니다. 자, 당신은 자신을 방어해야합니다.

10. 시간 관리에 도움이 필요한 시기와 도움을 받을 수 있는 곳을 알아두세요.

도서관과 서점에서 관련 도서를 찾을 수 있습니다. ?O'Shea가 지적했습니다. 이 책 중 하나를 읽으면 시간 관리 기술을 요약 및 평가하고 개선의 여지가 있는 부분을 찾는 데 도움이 됩니다. Kaufman은 당신이 시간 관리에 문제가 있고 그것을 잘 하지 못한다면 일반적으로 당신이 상대적으로 발달한 우뇌형 사람이라는 것을 의미하며, 시간 계획을 관리하는 타고난 기술이 없다는 것을 인정해야 한다고 말했습니다. , 당신에게는 외부 도움이 필요할 수도 있습니다. 강좌를 수강하거나 기타 기술 향상 교육에 참석하여 시간 관리 학습을 기술로 간주하고 수시로 정보를 다시 살펴볼 수 있습니다.