전시 기획을 위해 무엇을 계획할 수 있나요?
4년 넘게 광고 및 장식 전시회에 종사했고, 3년 동안 절강성 이우에서 일해왔습니다. 전시 기획에는 많은 것들이 포함되는데, 부스 디자인과 시공이 가장 중요하다고 생각합니다. 가장 중요한 내용을 재인쇄하였습니다. 도움이 되셨으면 좋겠습니다. 1
전시 기획---의향서
■예산
컨퍼런스나 전시회 예산은 개념이 아닙니다. 일반적으로 회의 예산에는 다음 사항이 포함됩니다:
1. 교통비
교통비는 다음과 같이 나눌 수 있습니다:
(1) 출발지 교통비 컨퍼런스 장소까지 - 항공편, 철도, 고속도로, 여객선 및 목적지 역, 공항, 부두에서 숙소까지의 교통비 포함
(2), 컨퍼런스 중 교통비 - 주로 컨퍼런스 서비스 현지 교통비에는 숙소에서 클럽까지의 교통비, 클럽에서 식사 장소까지의 교통비, 클럽에서 사업장까지의 교통비, 업무 점검 교통비, 기타 참가자가 이용할 수 있는 정기 교통비가 포함됩니다.
(3) 작별 운송 및 귀국 운송 - 항공편, 철도, 고속도로, 여객선 및 숙박 시설에서 공항, 역 및 항구까지의 운송 비용을 포함합니다.
2. 회의실/홀 비용
구체적으로 다음과 같이 분류할 수 있습니다.
(1) 회의장 임대료 - 일반적으로 임대료 레이저 포인터, 음향 시스템, 테이블과 의자, 연단, 화이트보드 또는 칠판, 유성펜, 분필 등과 같은 일부 공용 시설은 포함되지만 프로젝션 장비, 임시 시설 등 일부 비전통적인 시설은 포함되지 않습니다. 장식, 진열대 등, 연단이 아닌 연설 대사를 추가할 때 추가 예산이 필요할 수도 있습니다.
(2) 회의 시설 임대 비용 - 비용 중 이 부분은 주로 프로젝터, 노트북, 모바일 동시통역 시스템, 장소 디스플레이 시스템, 멀티미디어 시스템 및 비디오 녹화와 같은 일부 특수 장비의 임대를 포함합니다. 장비 등은 임대 시 일반적으로 일정 사용 보증금을 지불해야 하며, 임대 비용에는 장비에 대한 기술 지원 및 유지 관리 비용이 포함됩니다. 임대할 때 장비의 다양한 기능 매개변수에 대한 구체적인 요구 사항을 지정해야 한다는 점에 유의할 가치가 있습니다(가장 적합한 가격/성능 비율을 얻으려면 일반적으로 전문 회의 서비스 회사에 문의할 수 있습니다). 그렇지 않으면 회의 진행에 영향을 미칠 수 있습니다. . 또한 이러한 회의 시설의 임대 가격은 브랜드, 원산지, 최신 제품에 따라 크게 달라질 수 있습니다.
(3) 장소 장식 비용 - 특별한 요구 사항이 없는 한 일반적으로 비용 중 이 부분은 장소 임대 비용에 포함됩니다. 특별한 요구 사항이 있는 경우 전문 회의 서비스 제공업체와 협상할 수 있습니다.
(4) 기타 지원 비용 - 이러한 지원에는 일반적으로 광고 및 인쇄, 예절, 비서 서비스, 운송 및 창고 보관, 오락 및 건강 관리, 미디어, 홍보 등이 포함됩니다. 이러한 지원은 일시적인 성격을 갖기 때문에 컨퍼런스 주최자가 이들 업계에 별도로 지원을 요청할 경우 비용이 시장 가격보다 높을 수 있습니다. 저렴한 가격과 전문적인 서비스.
이러한 개별 서비스 지원에 대해서는 주최측에서 최대한 요구 사항을 명시하고 별도의 서비스 계약을 체결해야 합니다.
3. 숙박비
숙박 비용은 매우 이해하기 쉬워야 합니다. 숙박비 중 일부는 정가이고 일부는 추가 정부세가 부과된다는 점에 유의할 필요가 있습니다. . 숙박은 컨퍼런스의 주요 비용 중 하나가 될 수 있습니다. 일반적으로 전문 전시 서비스 제공업체를 찾으면 더 나은 할인을 받을 수 있습니다.
일반 숙박요금은 호텔 성급 기준, 객실 유형 등의 요소에 따라 달라질 뿐만 아니라, 객실 내 장거리 통신, 세탁, 세탁 등 객실에서 이용할 수 있는 서비스와도 관련이 있습니다. 갈아입기, 미니바 음료, 일회성 섹스를 위한 옷 갈아입기, 인터넷, 과일 제공 등의 서비스가 열려 있는지 여부와 관련이 있습니다. 회의 주최자는 폐쇄되거나 개장되어야 하는 호텔의 서비스와 범위를 명확히 해야 합니다.
4. 케이터링 비용
회의 케이터링 비용은 회의 안건의 필요성과 회의 목적에 따라 매우 간단할 수도 있고 매우 복잡할 수도 있습니다.
(1) 아침 식사
아침 식사는 일반적으로 뷔페식입니다. 물론 테이블에 둘러앉아 식사할 수도 있습니다. 비용은 인원수에 따라 계산됩니다. 회의 식사의 특수성과 원자재 준비의 품질을 고려하여 예상 식사 인원은 실제 식사 인원과 15% 이상 차이가 나지 않아야 합니다. 그렇지 않으면 레스토랑은 실제 식사 금액을 기준으로 계산을 거부할 이유가 있습니다. 식사 인원수 - 대신 예약 인원수에 따라 요금 부과)
(2), 중국 음식 및 점심
점심과 점심은 기본적으로 인원수에 맞게 예산을 책정할 수 있습니다. 사람들 수 - 뷔페 스타일 또는 테이블을 기준으로 예산 책정 - 원탁 스타일. 주류를 레스토랑에서 제공받지 않고 호스트가 직접 구매하기를 원하는 경우, 레스토랑에서는 해당 서비스에 대해 일정 금액을 청구할 수 있습니다.
(3). 음료 및 서비스 비용
일반적으로 고급 호텔 레스토랑에서 식사할 경우 레스토랑에서는 주최자가 외부 음료를 반입하는 것을 허용하지 않습니다. 외부 음료를 반입하실 수 있습니다. 레스토랑에서는 일반적으로 음료를 소비할 때 서비스 요금을 추가해야 합니다. 고급 호텔에서 회의나 연회를 개최할 경우, 기본소비량 기준으로 약 15% 정도의 서비스 수수료가 부과되는 것이 일반적입니다.
(4). 행사장에서의 티타임
이 비용은 기본적으로 인원 수에 따라 예산이 책정됩니다. 예산을 세울 때 다양한 장소에서 티타임을 위한 음식과 음료 조합을 제안할 수 있습니다. 타임스. 주최측이 통보하는 커피브레이크 가격에는 일반적으로 서비스인력 비용이 포함되어 있으나, 주최측이 비프로그램 서비스를 요구할 경우 추가 예산이 필요할 수 있습니다.
일반적인 상황에서 차 휴식의 유형은 서양식과 중국식의 두 가지 유형으로 나눌 수 있습니다. 서양식에는 기본적으로 커피, 홍차, 서양식 스낵, 과일 등이 포함되며, 중국식에는 끓인 물, 녹차 또는 과일이 주로 포함됩니다. 향차, 과일차, 과일, 커피 등 주로 과일과 스낵을 취급합니다.
(5). 친목회/댄스
사실, 친목회/댄스를 위한 예산은 식사 기준만큼은 별도의 연회보다 더 복잡할 수 있습니다. 연회 규모와 규모가 정해지면 예산 계산도 매우 간단합니다. 단, 칵테일 파티/댄스 디자인부터 장소 및 프로그램 지원까지 예산을 확정하는 데 오랜 시간이 걸릴 수 있습니다.
6. 시청각 장비
야외에서 개최되지 않는 한, 시청각 장비 비용은 일반적으로 무시할 수 있습니다. 홍보 목적으로 야외에서 진행되어야 하는 경우 시청각 장비 예산은 다음을 포함하여 더욱 복잡해집니다.
●장비 자체의 임대 비용은 일반적으로 일 단위로 계산됩니다.
● 장비의 운송, 설치, 디버깅 및 제어 기술 인력 지원 비용은 전시 서비스 제공업체에서 제공할 수 있습니다.
● 음원 - 주로 배경 음악 및 엔터테인먼트 음악 선택이 가능합니다. 직접 가져오거나 에이전트에 맡김
c. 배우 및 프로그램
일반적으로 프로그램은 공연 횟수에 따라 선택되고 계산됩니다. 예산 금액은 일반적으로 공연 횟수와 직접적인 관련이 있습니다. 프로그램의 난이도와 참가자 수. 적절한 장소에서 고정된 공연이 있을 경우 예산은 매우 단순하며, 특별 공연이나 개인 공연을 제외하고는 공연을 관람하는 인원수와 직접적으로 관련됩니다.
d.기타 - 스낵, 과일 및 혼합 와인
5. 기타 비용
잡비는 전시회 기간 중 일부 임시 준비로 인해 발생하는 비용을 의미합니다. 인쇄, 임시 운송 및 하역, 기념품, 모델 및 예절 서비스, 임시 소품, 팩스 및 기타 통신, 특급 배송 서비스, 임시 건강 관리, 번역 및 안내, 임시 비즈니스 차량, 교환 등을 포함합니다. 잡비에 대한 예산은 계획하기 어렵고, 예상치 못한 비용은 유연한 솔루션으로 컨퍼런스 비용 예산에 추가되는 경우가 많습니다.
그렇다면 전시 예산은 컨퍼런스 예산과 어떻게 비교되나요?
전시예산과 컨퍼런스 예산은 장소는 같지만 장소가 다르다 -
같은 장소 : 숙박비, 식비, 업무점검비(있는 경우) 검사계획) .
다양한 장소: 전시장 임대, 전시 배치, 전시물 운송 및 보관, 소규모 기자회견 또는 칵테일 파티.
전시장 임대 : 고정된 전시장에서 전시회가 열리는 경우, 전시장 임대료는 부스 단위로 산정되는 것이 일반적이다. 국제표준 부스 면적은 보통 3mX3m이며, 칸막이 높이는 2.3m~2.5m이다. 표준 시설에는 스포트라이트, 의자, 정보 테이블 및 전원 공급 장치가 포함됩니다. 전시장 소유자는 일반적으로 전시 스탠드, 시청각 장비, 멀티미디어 장비, 장식품, 소형 취급 도구 등의 장비를 임대합니다.
전시회가 다른 공공 장소(예: 시립 광장, 스포츠 경기장 등)에서 개최되는 경우 장소 임대 예산은 예측하기 어렵습니다. 일반적으로 협상이 가능하며 일 단위로 계산됩니다. 가격은 장소에 따라 다릅니다. 사람들의 흐름 집중은 전시 시간(중요한 휴일인지 등)과 관련이 있습니다.
■초대
어떤 컨퍼런스나 전시회라도 주최자는 반드시 적절한 대상(고객)이 참여하기를 바랍니다. 호스트로서 초대 방법은 매우 중요합니다. 일반적으로 초대에는 정보 공개, 영수증 처리, 확인 알림의 세 가지 절차가 포함됩니다.
정보 공개 - 언론 매체에는 인쇄물(초대장, 조직 문서, 회의 공지 포함), 이메일, 인쇄 매체 공지, 전자 매체 공지 등 여러 가지 형태가 있습니다. 일반적으로 정보 공개에는 주제, 시간, 장소(가칭 또는 후보), 주요 의제 및 준비, 비용 및 기준 등이 포함됩니다. 일부에는 참가자가 전시회에 대한 참여의 의미와 기대를 이해할 수 있는 컨퍼런스(전시) 기획 서적도 포함됩니다. .
회신 영수증 - 주최자에게 반납 영수증은 전시 기획 활동의 성공 여부를 나타내는 지표 중 하나입니다. 영수증을 받은 후에는 일반적으로 통계가 필요합니다(그 전에 영수증의 디자인이 매우 중요하며 합리적이고 만족스러워야 하며 명확한 인원 수, 직위, 성별 등의 정보를 포함해야 함을 상기시키는 것이 중요합니다) , 연락처 정보, 예상 도착지 목적지 시간, 픽업 및 하차 요구 사항 등), 영수증이 유효한지 확인하고(보통 컨퍼런스 비용 지불 여부로 표시됨), 다음으로 해야 할 일은 다음과 같습니다. 자원 할당 - 주로 부스 및 호텔 숙박 준비, 수령 확인은 이 모든 작업이 완료된 후 통지가 발행될 수 있음을 의미합니다. 반품 영수증은 팩스, 편지, 이메일, 인터넷 영수증, 전화 통화 등 다양한 형태로 받을 수 있습니다. 전시회 주제가 허용하는 경우 가족, 동반자, 건강 관리 요구 사항, 교통 대리인, 식습관, 숙박 요구 사항 등과 같은 참가자의 특별한 요구 사항을 고려해야 한다는 점을 영수증에 명시해야 합니다. 영수증이 명확하다면 전시회의 질서정연한 준비에 큰 도움이 될 것입니다.
확인통지 - 컨퍼런스 비용이 확정되거나 다른 방법으로 확인할 수 있는 경우 확인통지를 발행할 수 있습니다. 동시에 정확한 장소, 시간, 일정, 입장 절차, 전시 주의사항 등을 동시에 발송해야 합니다.
■로그인 및 체크인 준비
소규모 비즈니스 회의인 경우 로그인은 비교적 간단하며 디렉토리 등록만 하면 됩니다. 하지만 대규모 컨퍼런스나 전시회인 경우에는 로그인이 복잡한 작업입니다.
일반적으로 미팅 체크인과 숙박 준비가 결합됩니다.
대규모 회의를 위한 로그인 과정의 혼란을 피하기 위해 필요한 절차와 준비가 필요합니다 - 영수증 통계 양식, 로그인 양식, 안내 및 보조 인력, 정확한 호텔 객실 수 및 수, 객실 배정 테이블, 열쇠, 라벨 손님의 이름과 방 번호가 적힌 작은 봉투(보통 호텔에서 제공하는 방 열쇠 포함), 비교적 명확한 호텔 방향, 회의(전시회) 지침, 회의(전시회) 세부 안건 , 점검 경로 및 참여 방법, 호텔 행사 종료 안내 및 결제 기준, 반납 예약 및 확인, 컨퍼런스 교통 이용 및 결제 기준 등 가능하다면 컴퓨터를 사용하여 로그인해 보세요. 정상적인 상황에서 체크인 서비스 직원은 6명 이상이어야 하며, 근무 시간은 전시 참가자의 도착 시간에 따라 합리적으로 할당되어야 합니다.
영수증 품목을 미리 세심하게 디자인해 주시면 체크인 및 체크인 준비에 큰 도움이 될 것입니다.
■케이터링 준비
일반적으로 전시회의 케이터링은 일률적으로 진행되지 않으며(특별 손님이나 중요한 고객 제외), 회의 시 케이터링은 일률적으로 진행되는 경우가 많습니다. 케이터링 준비는 일반적으로 뷔페 또는 테이블 다이닝의 두 가지 형태로 제공됩니다. 카테고리에는 중국식, 서양식, 할랄 시리즈가 포함됩니다.
일정하게 케이터링 회의를 준비하는 것은 비용 관리에 매우 중요합니다. 뷔페는 일반적으로 식사 쿠폰(많은 호텔에서 뷔페 개장 시 식사 인원에 대한 최소 요구 사항이 있음), 식사 라벨 및 메뉴를 발행하여 관리할 수 있습니다. 공식 대표자와 동행인 및 가족을 엄격하게 구분할 수 있으며, 특별 요청 사항은 레스토랑과 협의할 수 있습니다. 테이블 간 식사 준비는 복잡할 수 있으며, 특히 대규모 회의의 경우 더욱 그렇습니다. 테이블 투 테이블 식사 준비에서 고려해야 할 사항에는 식사 시간, 테이블당 인원수, 식사권, 테이블메이트 준비, 특별한 식습관이 있는 사람, 음료 종류 및 결제 등이 포함됩니다. 회의 사전점검 시에는 식당 및 식기의 위생상태에 주의를 기울이고, 식사하시는 분들에게 건강상 문제를 일으키지 않도록 주의하시기 바랍니다. 식사 시간에 손님이 모일 수 없는 경우 충분한 인원의 테이블을 열어 손님의 권익을 보장할 수 있습니다.
■사교/음주 파티
사교/음주 파티는 일반적으로 신중한 계획이 필요합니다. 리셉션의 목적은 기업관계와 고객관계를 강화하는 것이므로 분위기가 매우 중요합니다.
사교/술자리는 대개 상대적으로 폐쇄적이고 독특한 장소에서 열립니다. 관련된 링크는 다음과 같습니다: 밴드(또는 스피커, 음원), 프로그램 및 배우, 프로그램 목록, 음료, 과일, 스낵, 바비큐 음식, 소품, 바비큐 장비, 진행자, 교통, 일기 예보, 두 번째 계획, 전기 기술자, 보안 담당자 , 임시 댄스 파트너, 불꽃 놀이, 요리사, 서비스 직원 등
핵심 사항: 장소, 프로그램, 진행자, 안전 및 보안, 서비스 절차.
칵테일 파티의 규모와 목적이 다르기 때문에 완전한 표준 칵테일 파티 모델은 없습니다. 우리는 지금까지 진행된 칵테일 파티의 몇 가지 예에서만 배울 수 있습니다.
■기자회견
기자회견 형식에는 기자회견, 기자회견, 칵테일 파티 등이 포함됩니다. 일반적으로 칵테일 파티는 좀 더 자유롭고 캐주얼하며 비공식적이며 상대적으로 편안한 분위기를 가지고 있습니다. 예를 들어 일부 칵테일 파티나 다과회는 리셉션 후에 열릴 수도 있습니다. 기자회견은 일반적으로 '기자들의 질문에 답변하기'를 주요 특징으로 하는 주제별로 진행됩니다. 또한 기자회견은 홍보담당자가 할 수도 있지만, 기자회견에는 고위급 인사가 참석하는 것이 일반적이다. 그 중 가장 흔한 것이 기자회견이다.
기자회견 요소:
●목적
●정보 공개 대상
●초대 목적
●기자회견 규모
기자회견과 관련된 내용은 대체로 다음과 같습니다.
1. >
2. 프로그램 계획 및 일정 조정
3. 자료 준비
4. 참가자 초대, 의사소통 및 확인
5. 구현 및 장면 레이아웃
6. 제품 전시, 시연 및 정보 공개
7. 현장 분위기 제어
1. 기자회견을 통해 사양, 방향, 기본 스타일을 결정합니다.
일반적으로 기자회견은 다음과 같은 카테고리로 나눌 수 있으며, 스타일은 기본적으로 다음과 같은 루틴을 따릅니다.
1. 정치적 - 진지함
2. 하이테크 제품 카테고리 - 형식적이지만 생동감 넘치는
3. 농업 카테고리 - 친환경, 환경 친화적
4. 문화 카테고리 - 문화 및 역사 감각
5 . 일반 산업용 제품 - 기술 및 품질 감각
6. 엔터테인먼트 - 생동감, 아방가르드
7. 패션 제품 - 클래식 및 미디엄 시대의 풍미가 있음
8. 수공예 카테고리 - 클래식, 앤티크
9. 기타 카테고리 - 해당 스타일
2. 준비위원회를 구성하고 관련 인력을 구성하고 조직 및 인력 지원을 결정합니다.
기자회견은 모든 면을 포괄하고, 모든 업무가 서로 연결되고, 연결되고, 얽혀 있고, 조정되고, 다각적으로 동시에 진행되기가 매우 어렵습니다. 스스로 완성하세요.
조직 설립의 원칙: 첫째, '프로페셔널 원칙', 전문적인 사람들은 전문적인 일을 하고 사람을 잘 안다. 예를 들어 마케팅 및 영업 부서는 딜러 커뮤니케이션의 상대 부서입니다.
그 중 전문가와 관계자 간의 소통은 일반적으로 홍보담당자와 기업 임원이 나서야 하며, 별도의 그룹은 없다. 언론과의 소통과 자료의 준비는 홍보부서 담당자의 전문적인 업무이므로 언론과의 소통을 위한 별도의 그룹은 없으며, 둘째는 상황에 따라 그룹을 구성하는 것입니다. 각 그룹의 업무량이 상대적으로 균형을 이루는 것이 '분업의 원칙'이며, 상호 위탁 현상을 방지하기 위해 업무 분담과 책임도 명확해야 한다는 것입니다. 네 번째는 "평평한 원칙"입니다. 일반적으로 대규모 활동에는 여러 수준의 "피라미드" 구조가 있지만 중간 규모 활동에서는 보장하기 위해 많은 수준을 갖는 것이 적합하지 않습니다. 유연성, 인원이 너무 많지 않고 효율적이어야 하며, 다섯 번째는 "시스템 원칙"입니다. 임시 조직이지만 일단 조직에 합류하면 직원은 규칙과 규정을 준수해야 합니다.
기자회견에는 보통 다양한 부서가 참여한다. 일반적으로 조직위에서는 회사나 기관의 고위 경영진과 담당 부사장이 특정 직책을 맡는다. 회사의 고위 간부들, 심지어 최고 지도자들도 몇 가지 연설과 성명을 발표할 것입니다. 행사 진행 전반에 걸쳐 관련 부서 직원의 업무가 일상 업무와 충돌할 수 있으므로, 각 부서의 이해와 지원을 얻는 것이 중요합니다.
기자회견 준비에는 많은 에너지와 시간이 소요됩니다. 여건이 허락한다면 전문업체를 고용하여 대리하는 것이 좋습니다.
3. 시간, 프로세스, 목표 관리를 결정하고 피드백과 조정을 제공합니다.
시간 제어는 일반적으로 시간표(카운트다운)의 형태로 표현됩니다. 시간을 합리적으로 배치하고 여유를 두는 데주의를 기울이십시오. 일반적으로 앞으로의 시간과 진행 상황을보다 간결하게 배치하여 나중에 조정하고 개선 할 시간을 확보해야합니다.
전체 활동은 체계적인 프로젝트이며, 프로세스 관리는 활동 내 다양한 업무 내용 간의 상호 연결, 조정 및 협력, 그리고 이들의 유기적인 결합에 대한 프로세스 관리를 의미합니다. 예를 들어, 어떤 행사에서는 주제 내용과 의미가 결정되어야 의제와 사양이 결정될 수 있고, 규모와 사양이 결정되어야만 인원이 결정될 수 있습니다. 장소를 구현해야 하며, 장소를 구현한 후에야 현장 레이아웃 등을 마련할 수 있습니다. 프로세스 관리를 통해 총괄 코디네이터는 전체 활동의 모든 부분을 명확하게 이해할 수 있으므로 일반적으로 프로그램 블록 다이어그램으로 표시되는 작업의 핵심 사항, 초점 및 어려움을 쉽게 식별할 수 있습니다.
4. 행사 기획 및 행사 주제 결정.
활동 기획에는 주로 다음과 같은 내용이 포함됩니다.
1. 회의 안건 기획 및 준비 대부분의 기자회견은 연설, 원고 낭독, 일상 시연으로 구성됩니다. 실제로 기자회견은 공식적인 회의임에도 불구하고 특히 회의의 시작을 더욱 역동적으로 만들 수 있습니다.
회의 안건을 정리할 때는 간결하고 일관성 있게 정리하는 것이 실무적인 측면에서 일반적으로 1~2시간 정도로 조절하는 것이 적절하다. 특히 스피치 원고의 단어 수는 문제를 명확하게 설명할 수 있는 길이로 조절해야 하며, 너무 길지도, 너무 짧아도 안 되며, 실무에서는 15분에서 20분 정도가 적당합니다. 더 적절합니다.
2. 주제기획 기자회견의 주제는 다양하게 선택할 수 있는데, 가장 일반적인 것은 주제에 'XXX 기자회견'이라는 단어가 직접 등장하는 것이고, 어떤 것은 큰 주제를 가지고 있다는 것이다. 다음은 주요 주제이며, 일부는 이 두 가지를 조합한 것입니다.
또한, 해당 국가 언론출판 부서의 규정에 따라 주제에 '뉴스'라는 단어가 포함된 모든 기자회견은 국가 언론출판 부서의 승인을 받아야 합니다. 일반적으로 실제로 많은 회사에서는 "뉴스"라는 단어를 생략하고 다른 용어를 사용합니다.
참가자를 결정하는 것은 매우 중요한 작업이자 자주 바뀌는 요소이기도 하며, 그 변화는 전체 기자회견의 사양과 규모에 영향을 미쳐 기자회견의 다양한 요소에 영향을 미치게 된다. . 예를 들어, 중요한 사람들의 출석이나 부재로 인해 사양이 영향을 받을 수도 있고, 편의상 모임 장소나 모임의 일부가 공항이나 VIP룸으로 변경되거나 시간이 조정될 수도 있습니다. 따라서 이는 전반적인 조정 업무 통제의 "핵심 사항"이며 이에 중점을 두어야 합니다.
참가자를 선정할 때에는 콘텐츠 출판의 요구에 부응한다는 원칙을 준수해야 하며, 관련자를 선정하여 참여시켜야 한다. 일반적으로 관료들은 발언의 비중이 높은 사람을 선택하고, 전문가는 해당 분야에서 업적을 이룬 사람이나 유명한 사람을 선택합니다.
기자회견의 주체는 기자들이다. 일반적으로 초대할 사람의 명단을 먼저 작성하고 일주일 전에 초청장을 보낸 뒤 전화로 확인한다. 갑작스러운 소식의 경우 전화나 팩스를 이용하실 수 있습니다. 구현 후 분류의 통계 작업을 완료합니다.
5. 행사 기획 및 구체적인 운영 계획을 수립합니다.
행사기획안은 행사 전반을 안내하는 전략, 전술적 텍스트로 활동 기획에 활용된다. 일반적으로 컨퍼런스의 핵심 구성원만 제공됩니다.
구체적인 운영 계획은 회사 내에서 사용되거나 대행사 홍보 회사가 전체 활동의 구체적인 운영을 안내하는 데 사용됩니다. 이는 일반적으로 매우 상세하고 각 개인의 모든 단계에 구체적이며 심지어 분당 특정 내용과 시간에 따라 다릅니다. 총회 직원의 각 구성원은 한 부씩 보유합니다.
6. 보도 자료 및 관련 자료는 일반적으로 광고 가방이나 문서 가방 형태로 언론에 제공될 준비가 되어 있으며 적절하게 정리되고 순서대로 배치된 후 언론에 배포됩니다. 컨퍼런스 미디어, 순서:
1. 회의 안건
2. 연설 스크립트
4. /조직 브로셔
5. 관련 사진
6. 기념품(또는 기념품 쿠폰)
7. 보도 자료 뉴스가 게시된 후 추가 인터뷰와 연락이 전송됩니다.
보도 자료에는 다음 내용이 포함됩니다.
1. 분량은 보통 1,000자 내외로 짧으며, 일부 언론에서는 기자회견 후 1시간도 채 안 돼서 기사를 내기도 했다.
2. 기사는 더 길고 내용도 상당하며 일반적으로 심층 분석과 집중 보고서가 포함되어 있습니다. 메시지의 배경 등 명확하게 설명할 수 없는 문제에 대해서는 자세히 설명할 수 있습니다. 일반적으로 뉴스 한 장이면 충분하지만, 뉴스레터는 다양한 각도에서 여러 기사를 제공할 수도 있고, 기자의 질문에 대한 답변 형식으로 제시할 수도 있습니다.
3. 배경 자료.
4. 사진 정보.
위 정보는 일반적으로 서면 형태로 제공되며, 컴퓨터 CD나 플로피 디스크에 첨부될 수도 있습니다.
5. 중요한 연설. 언론인을 위한 유용한 연설 노트입니다. 예를 들어, 회사 최고 책임자의 연설, 기술 및 마케팅 등을 담당하는 리더의 연설, 뉴스 가치가 있는 일부 대표자의 연설도 언론인의 자료에 포함될 수 있지만 표준은 다음과 같습니다. 기자의 보도에 도움이 된다는 것입니다.
6. 회사 또는 조직의 브로셔.
7. 회의에 참석한 주요 인사 및 유명 인사에 대한 자료.
7. 시간 선택, 장소 구현 및 현장 레이아웃.
뉴스 기획에 있어서 시간 선택은 예술입니다. 발표 시기가 다르면 효과도 달라집니다.
기업 기자간담회는 때로 큰 행사나 회의를 피해야 할 때도 있다. 예를 들어 '투세션' 기간에는 레이아웃이 빡빡하고 대부분 기자들이 약속을 잡아서 시간을 장담할 수 없다. 때로는 상관관계가 높은 경우와 같이 추세를 활용하기 위해 특정 기회에 접근해야 하는 경우도 있습니다.
또한 시간적인 측면에서는 일반적으로 축제, 1월 초순, 말일 등 사람들이 쉽게 기억할 수 있는 날을 선택하고 금기시되는 날도 피하는 것이 좋습니다. 토요일, 일요일 또는 기타 공휴일인 경우 오후에 하는 것을 고려해 보세요.
장소를 선택할 때 일반적으로 다음과 같은 사항을 고려한다.
첫째, 취향과 스타일.
장소는 실외일 수도 있고 실내일 수도 있지만 실내가 가장 일반적이다. 모든면에서 시설이 더 좋기 때문입니다.
호텔마다 별 등급이 다르니 이번 기자회견을 보면 5성급 호텔이나 4성급 호텔을 선택해도 괜찮다.
또한 피서지나 기타 장소에서 비공식 회의나 자연과 건강에 더 가까운 제품 속성을 가질 수 있습니다.
호텔도 스타일이 다르고 포지셔닝도 다릅니다. 호텔을 선택할 때 호텔 스타일과 기자회견 내용에 주의해야 합니다.
둘째, 실용성과 경제성이다.
회의장의 수용인원은 얼마나 되나요? 연단의 크기는 얼마입니까? 프로젝션 장비, 전원 공급 장치? 세트, 가슴 마이크, 원격 마이크? 관련 서비스는 어떻습니까? 숙박, 주류, 음식 및 음료가 제공됩니까? 가격이 합리적인가요? 낭비되는 공간이 있나요? 잠깐, 이 모든 것을 고려해야 합니다.
셋째, 편리성입니다.
주요 매체나 중요한 사람들과 가깝고, 교통도 편리하고, 주차도 편리한가요?
현장 레이아웃에는 다음이 포함됩니다.
1. 배경 레이아웃. 테마 배경판에는 주제, 모임 날짜, 때로는 모임이 열리는 도시가 포함됩니다. 색상과 글꼴은 기업 VI를 기반으로 하여 아름답고 넉넉해야 합니다.
2. 배너, 수직 배너, 떠다니는 풍선, 아치형 문 등과 같은 호텔의 주변 레이아웃은 호텔마다 다르며 일부는 허용되고 일부는 허용되지 않습니다.
3. 좌석을 배치하세요.
배치 방법: 기자회견은 일반적으로 아래에 연단과 책상을 배치합니다. 일부 비공식 회의 및 토론 회의는 원형 테이블을 배치합니다. 연단에 있는 인원을 결정하는 데 주의를 기울이십시오. 그러나 현재 많은 회의에서는 연단에 사회자석과 발표자석만 두고 귀빈들은 맨 아래 줄에 앉는 방식을 채택하고 있다.
배치 원칙 : "위가 높은 것은 앞쪽과 중앙에 배치하고, 높은 위치는 옆과 뒤쪽에 배치한다."
좌석 예약에 주의하세요. 일반적으로 뒤쪽에 테이블이 없는 좌석도 있습니다.
4. 기자회견 전에 관련 장비에 대한 디버깅을 반복하여 오작동이 발생하지 않도록 해야 합니다.
5. 로그인 및 인사말: 일반적으로 로비, 엘리베이터 입구, 코너에 안내 표지판과 환영 표지판이 있습니다. 에티켓 아주머니에게 미리 인사를 해달라고 부탁하시면 됩니다. 총회에서는 참석자에게 명함을 맡기고 '명함을 주세요' 상자를 준비해야 합니다.
8. 현장 통제.
현장 통제는 총괄 코디네이터의 적응력을 반영하는 부분이다. 사실 좋은 코디네이터는 미리 일을 해준다. 첫째, 변수 발생을 방지하는 것이다. 예를 들어, 정기적으로 훈련을 하고 사전에 리허설을 해보세요. 실무적인 관점에서 볼 때 장면의 급격한 변화는 의사소통 불량, 배려 부족, 예절 소홀로 인해 발생하는 경우가 많습니다. 우리는 이러한 측면에 중점을 두어야 하며, 둘째, 사전에 대안을 준비해야 하며, 셋째, 현장의 유연한 처리 기술을 축적하는 데 주의를 기울여야 합니다.
오는 공무원과 딜러는 동행하고 소통해야하며, 오는 기자도 동등하게 대우해야합니다. 일부 정보는 B 매체에 기밀로 유지되면서 A 매체에 공개 될 수 없습니다. 언론인이 개인적으로 파헤친 뉴스를 다른 사람에게 전달하는 것은 일반적으로 바람직하지 않습니다.
분위기 조절 측면에서는 종합 코디네이터가 균형 잡힌 '중심'에 있어 분위기가 여유롭고 활기차며, 참가자들의 기분도 편안할 것이다. 또 중요한 점은 호스트가 직접 진행하면 더 좋겠지만, 너무 바빠서 모든 일을 할 수 없는 경우가 많기 때문에 기자간담회 때 미리 몇 가지 사항을 준비하고 호스트와 충분히 소통해야 합니다. 전체 과정을 미리 이해하고 회의 스타일을 파악하세요.
제품 시연 및 설명 과정에서 참가자의 이해를 돕기 위해 준비된 개략도, 3차원 그래픽, 비디오, 슬라이드 등과 결합된 일부 현대 기술 수단을 사용할 수 있습니다.
기자들의 질문에 답변할 때는 일반적으로 한 사람이 답변을 담당하고, 필요한 경우 매우 전문적인 질문인 경우 다른 사람이 답변을 돕습니다.
중국에서는 대부분의 기자들이 악의적인 질문을 하지 않으며 때로는 선의의 질문이라도 거의 언급되지 않아 너무 재미없다고 느낄 때가 많습니다. 사실 질문은 회의 내용에 대한 기자의 이해와 이해의 폭과 깊이를 반영할 수 있다. 대중의 입장에서 논란의 여지가 있는 점, 요점, 어려움, 대중의 우려를 제시하는 것이 기자의 '포인트'다. 의사소통에 더 도움이 됩니다.
기자회견에 앞서 기자의 Q&A 메모 개요를 미리 작성하고 사전 합의를 얻는 것이 일반적이다. 특히 주 답변자와 보조 답변자는 전문 지식을 갖춰야 한다.
기자회견에서는 기자들의 질문에 진지하게 대답해야 한다. 관련성이 없거나 너무 긴 질문은 정중하게 멈춰야 한다. 기업 비밀과 관련된 질문의 경우에는 일반적으로 기자들이 이해할 수 있다. 회사 비밀이라고 말하면 재치 있게 반응하는 사람도 있습니다. "댓글 없음" 접근 방식은 적절하지 않습니다. 복잡하고 설명이 많이 필요한 질문의 경우 핵심 사항에 대해 간략하게 답변하고 회의 후 토론하도록 초대할 수 있습니다.
회의 전체는 형식적으로 마무리되어야 합니다. 컨퍼런스가 저녁 식사 또는 점심 식사 이전에 종료될 예정인 경우, 컨퍼런스 종료 시 주최측에서 시간과 장소를 알려드립니다.
기자회견 후, 만찬 전, 보다 심층적인 인터뷰는 주로 VIP룸에서 진행된다.
■세미나 회의
세미나 형식의 회의는 일반적으로 매우 전문적이며 많은 참가자가 참여하지 않습니다. 업계 표준 토론이 아닌 이상 일반적으로 100명을 넘지 않습니다. 이러한 유형의 세미나의 핵심은 장소와 장소 선택입니다.
장소 - 일반적인 주요 장소 외에도 그룹 토론을 위해 일반적으로 일부 소규모 클럽이 필요합니다. 주최자를 유지하는 것 외에도 주요 행사장의 레이아웃은 다른 좌석의 평등 정신을 반영해야 하며, 연설용 마이크는 15명 미만을 제외하고 모든 좌석에 제공되어야 합니다.
위치는 일반적으로 상대적으로 폐쇄적이고 조용하며 기밀 유지에 도움이 되는 위치를 선택합니다. 아름다운 교외 환경을 갖춘 클럽에 있는 것이 가장 좋습니다. 밤의 요구 사항을 충족해야 합니다. 오락과 여가, 팀 정신 훈련, 장면 변화, 상대적으로 편리한 교통.
■교육 회의
교육 회의는 전문적인 회의이기도 하며 일반적으로 회사 내에서 또는 교육 부서에서 개최됩니다. 세미나 성격에 더해 기술 교류와 지식 전수에 더 중점을 두기 때문에 훈련 모임은 장소에 대한 요구 사항이 상대적으로 높으며, 가능하다면 일반 폐쇄 장소 외에 다양한 확장 훈련 시설이나 장소가 있어야 합니다. 또한 고품질의 여가 및 휴식 장소가 되어야 합니다. 훈련 세션의 핵심 사항: 장소, 훈련 시설 및 트레이너.
■기업 회의
기업 회의는 일반적으로 순수한 회의이며 선언문이나 결의안과 같은 서면 정보 공개가 필요한 경우가 많습니다. 따라서 클럽회의는 기자회견과 병행하여 개최되는 경우가 많습니다. 이러한 회의를 개최하려면 투표 시설, 현장 회원 분류 및 장소 통제가 중요합니다. 예산을 짤 때 기자 초청비, 교통비, 숙박비, 음식 준비비 등 언론 매체 비용도 고려해야 한다.
■공익/기술 포럼
이러한 회의는 대부분 공개 회의이며 일련의 분기가 이러한 유형의 회의의 특징이 될 것입니다. 따라서 회의 장소를 선택하십시오. 기본 요구 사항은 매우 중요합니다. 분할할 수 있거나 주요 장소를 소규모 장소에 연결할 수 있으며 회의 시설에 대한 요구 사항이 상대적으로 높습니다. 동시 통역, 미디어 수신, 멀티미디어, 라이브 비디오 및 토론 장소가 모두 포함될 수 있습니다. 필수의. 또한, 컨퍼런스 개최 장소가 여러 부문 요구 사항을 충족할 수 없는 경우 컨퍼런스 교통이 주요 고려 사항이 될 것입니다.
■교류회 주문
이러한 유형의 모임은 실제로 전시 성격을 띠고 있기 때문에 장소에 대한 요구 사항이 비교적 특별합니다. 이상적인 장소는 전용 전시장이나 컨벤션 센터가 되어야 하며, 비즈니스 클럽이나 이와 유사한 장소가 가장 적합합니다. 소규모 주문교환회라면 대형 비즈니스 호텔에서 진행하면 된다. 이러한 회의를 구성하거나 대표하는 핵심 사항은 장소 선택, 장소 제어 및 전시 레이아웃입니다.
■비서 서비스
소위 비서 서비스는 전시 주최자에게 각종 비서, 기타, 임시 조달, 임시 운전사, 가이드 및 기타 서비스를 제공하는 것을 의미합니다. 이러한 서비스는 일반적으로 임시적으로 또는 시기적절하게 제공되며 일반적으로 예산 책정 시 세분화되지 않고 카테고리별로 계산됩니다. 예상치 못한 비용으로 계산되거나 다른 카테고리별로 계산될 수 있습니다. 대리점을 통해 운영하는 경우 언제든지 서비스를 받을 준비가 되어 있음을 해당 대리점에 알려야 합니다.
에이전시와 주최자 간의 최종 서비스 요금 계산은 양 당사자가 지정한 담당자가 상호 서명하고 승인하며, 양 당사자의 재무 또는 관련 담당자의 승인을 받습니다.
■티 브레이크
일반적인 대규모 회의에서는 티 브레이크가 필요하지 않을 수 있습니다. 특히 기업이나 조직의 고위급 회의에서는 티 브레이크가 필요하지 않습니다. 매우 중요합니다. 티 브레이크의 정의는 회의 사이에 휴식과 분위기 조정을 위해 마련한 간단한 작은 다과회입니다. 물론 제공되는 음료가 중국 차에만 국한되지 않을 수도 있고, 간식도 중국 간식에만 국한되지는 않습니다.
일반적으로 차 휴식 준비에는 간식 요구 사항, 음료 요구 사항, 장식 요구 사항, 서비스 및 차 휴식 시간 요구 사항 등이 포함됩니다. 일반적으로 다양한 음료와 간식 조합은 시간에 따라 변경될 수 있습니다. 일반적으로 차 휴식은 중국식과 서양식으로 구분됩니다. 중국 음료에는 생수, 끓인 물, 녹차, 향차, 홍차, 밀크티, 과일차, 통조림 음료, 미량 알코올 음료가 포함되며 스낵에는 일반적으로 다양한 페이스트리, 비스킷, 봉지 식품, 계절 과일, 고급 과일 접시, 등. 서양식 차 휴식 음료에는 일반적으로 모든 종류의 커피, 생수, 저알코올 음료, 통조림 음료, 홍차, 과일차, 우유, 주스 등이 포함됩니다. 디저트에는 케이크, 다양한 디저트, 페이스트리, 과일, 고급 과일 접시가 포함됩니다. 등 중국식 페이스트리도 있습니다.
■번역
번역은 마이크나 도구일 뿐이라고 생각하는 분들도 계시기 때문에 회의 번역 준비는 다른 소품처럼 간단하고, " 구매 한". 사실 번역은 도구인 것이 사실이지만, 번역가는 특별한 도구이고, 생각을 전달하는 책임을 맡은 사고방식을 가진 사람입니다(때로는 대화의 교착상태에 대한 윤활제나 완충제가 되기도 합니다). 그러므로 번역가, 특히 일시적으로 고용된 번역가는 진지하게 받아들여질 가치가 있습니다.
소위 번역가라고 불리는 많은 사람들이 제너럴리스트가 아니며(즉, 번역가가 이미 숙달한 지식에 더해 다른 분야에 대한 개념조차 갖고 있지 않을 수도 있음) 컨퍼런스에는 많은 내용이 포함되는 경우가 많습니다. 전문적인 용어로, 대개 매우 생소한 단어나 단어의 조합이므로 사전 의사소통이 필요합니다.
또한, 가능하다면 통역사에게 화자의 일반적인 말하는 속도를 알려주어야 합니다.