기술자료관리란 무엇인가요? 관련 규정이 있나요?

기술 아카이브 관리 시스템(기업, 공장, 연구 기관 등에 적합)

1 일반 원칙: 1.1 회사의 기술 아카이브 업무를 확립하고 개선하려면 회사의 기술 파일을 과학적으로 관리하고, 회사의 건설 및 개발에서 기술 파일의 역할을 충분히 발휘하며, 회사의 생산 기술 부서에 더 나은 서비스를 제공합니다. 이 관리 시스템은 특별히 고안되었습니다. 1.2 회사의 기술 문서 보관소는 생산 기술, 과학 연구 결과, 품질, 장비, 인프라 및 기타 기술 분야에서 다양한 기술 부서(작업장 포함)가 보관하고 보존해야 하는 도면, 차트, 서면 자료, 사진 및 기타 기술 데이터를 의미합니다. 활동. 외부 및 구입한 도면, 재료, 서적 등. 1.3 회사의 기술 기능 부서 및 작업장은 기술 문서 및 자료의 축적을 보장하고 완전한 수집을 달성하며 시스템을 구성하고 시스템에 따라 적시에 보관하기 위해 기술 보관 작업을 해당 단위의 기술 사업 관리 작업에 통합해야 합니다. 회사 기술 아카이브 작업의 원활한 개발을 보장합니다. 1.4 기술 기록 보관소의 중앙집중화, 통합 관리 기본 원칙에 따라 회사의 기술 부서는 종합 기록 보관실을 구축하고 관리를 위한 상근 인력을 갖추고 있습니다. 기술 이사의 직접적인 지휘 하에 종합 아카이브실은 회사의 생산, 개발, 품질, 장비, 인프라 및 기타 기술 아카이브를 중앙에서 관리합니다. 회사의 기술자료를 완전하고, 정확하고, 체계적이며, 안전하고 효과적으로 활용하기 위한 기술자료업무를 확립하고 개선합니다. 2. 기술 문서 보관: 2.1 각 기술 프로젝트가 완료되거나 종료된 후에는 완전하고 정확하며 체계적인 기술 문서가 있어야 하며, 형성된 기술 문서는 회사의 기술 문서 제출 범위 및 요구 사항에 따라 보관되어야 합니다. 보관 단위(볼륨, 세대, 볼륨, 박스)로 체계적으로 정리되어 기술 감독자의 검토를 거친 후 적시에 보관하기 위해 회사의 종합 아카이브로 전송됩니다. 2.2 각 부서 또는 기술 인력이 기술 파일 또는 기술 문서를 전송할 때 양 당사자는 규정(PD423 "문서 관리 절차" 테이블 코드 PD423-02 참조)에 따라 인계 절차를 거쳐야 하며 향후 참조를 위해 서명하고 파일을 제출해야 합니다. 관리 인력은 서류 작성 요구 사항을 충족하지 않거나 기술 문서가 불완전한 신청서 수락을 거부할 권리가 있습니다. 2.3 보관해야 하는 모든 기술 문서는 가능한 한 국가 표준, 부처 표준 및 기업 표준의 조항을 준수해야 합니다. 필기구의 품질이 좋고, 손글씨가 깔끔하고, 도면이 사양에 따라 그려지고, 도면이 명확한지 확인하세요. 연필, 볼펜, 카본지는 인쇄가 엄격히 금지됩니다. 2.4 각 부서에서 제작한 모든 도면 및 문서는 보관을 위해 기록보존소에 인계하기 전에 기술책임자의 기본도를 작성하고 서명해야 합니다. 2.5 관련 부서는 계측기 및 장비와 함께 제공되는 도면, 작동 지침, 전기 회로도 등을 포함하여 외부에서 구매하거나 회사에 다시 구매한 모든 도면 및 자료의 봉인을 해제하기 전에 데이터 관리 담당자에게 참여하도록 알려야 합니다. 목록을 작성하여 전체 파일로 보관하세요. 누구든지 대여 및 이용 절차를 밟기 전에는 이를 개인적으로 가져갈 수 없으며, 가져갈 수도 없습니다. 3 종합기록 보관실의 임무와 관리자의 책임: 3.1 종합 기록 보관실의 임무: 3.1.1 중앙집중적이고 통일적이며 과학적인 방식으로 기술 기록 보관소를 관리하고, 기술 기록 보관소의 무결성, 시스템, 정확성 및 보안을 유지하며, 시기적절하고 정확한 활용. 심각한 직무 태만으로 인해 원본 기술 파일이 분실, 누락, 손상되거나 사용할 수 없게 되거나 대여될 정도로 훼손된 경우 일차적 책임은 관리자에게 있으며 심각한 경우 직위에서 제외될 수 있습니다. 3.1.2 다양한 부서 및 관련 기술 인력이 기술 문서를 작성, 축적, 올바르게 구성 및 보관하도록 지원합니다. 3.1.3 기술 문서 및 자료의 접수, 복사, 차용, 발행 및 보관을 담당하며 회사의 관련 부서 및 기술 인력에게 기술 데이터를 제공합니다. 3.2 기술 아카이브 관리자의 책임: 3.2.1 기술 아카이브 작업에 대한 회사의 지침과 정책을 성실하게 구현합니다. 업무를 연구하고, 관리 수준을 향상시키며, 기술 아카이브 업무의 완료를 보장합니다. 생산 및 개발을 위한 기술정보를 적극적으로 제공합니다. 3.2.2 회사의 기술자료를 과학적으로 관리하고 기술자료 및 기술자료의 접수, 분류, 목록화, 등록, 보관, 복사, 차용, 발행, 식별, 통계, 도면 검색 도구 등의 업무를 수행한다. 3.2.3 회사의 비밀유지제도를 준수하고 안전과 보안을 성실히 수행한다. 3.2.4 기술문서의 보관, 대여, 배포 시스템을 엄격히 실시한다. 3.2.5 기록 보관소를 깨끗하고 위생적으로 유지하십시오. 손상되거나 품질이 저하된 기록 보관소는 적시에 수리하고 복사해야 합니다. 4. 기술 문서의 평가 및 파기: 4.1 기술 문서의 내용과 보관 기간을 진지하게 평가합니다. 파일이 손상되거나 변질된 경우 복사 후 원본 파일을 6개월 동안 보관합니다.

내용의 수정으로 인해 대체된 파일에 대해서는 원본 파일을 폐기하고 1년간 보관합니다. 4.2 파기할 모든 기술파일은 재고로 보관해야 하며, 담당 책임자의 승인 후 지정된 영업관리자의 감독 하에 비밀유실 방지를 위해 파기해야 합니다. 관련 평가 보고서 및 폐기 목록을 적시에 제출해야 합니다. 5. 기술 파일의 저장 및 차용: 5.1 수신된 기술 파일을 분류, 목록화, 등록, 통계 작성 및 필요한 처리 및 관리를 수행하고 위치, 저장, 적절한 보존 및 편리한 사용을 보장하기 위해 "파일 참조 카탈로그"를 준비합니다. 5.2 기술문서 보관 및 검사제도를 성실히 실시하고, 연말에 종합적인 검사 및 정리를 실시하여 회계의 일관성을 확보한다. 검사 보고서는 12월 30일 이전에 작성되어 검토를 위해 기술 감독관에게 제출됩니다. 기술감독자는 검사보고서 결과를 바탕으로 기록관에게 문제점을 시정하고 검사보고서의 진위 여부를 검토하도록 지시한다. 5.3 기술파일의 안전성과 비밀을 보장하고, 승인 및 차용 절차를 수행한다. 항상 방을 청결하게 유지하고 환기를 시키며, 먼지, 불, 물, 습기, 햇빛 및 도난 방지에 주의하십시오. 곤충, 쥐, 곰팡이 등이 파일을 먹지 않도록 방지합니다. 파일이 손상되거나 변질된 경우 관리인력은 즉시 복구 및 복제를 요청해야 합니다. 5.4 기술 파일의 기밀 유지 시스템: 5.4.1 회사의 모든 직원은 엄격하게 기밀을 유지하고 기술 파일의 보안을 유지해야 합니다. 중요한 파일(외부 및 구매 자료, 장비 및 장비와 함께 회사에 반환된 문서, 기본 지도 원본 등 포함)을 빌리려면 빌리기 전에 기술 감독자의 승인을 받아야 합니다. 차용인은 이를 적절하게 보관하고 분실하지 않아야 합니다. 5.4.2 기술파일의 분실, 도난, 유출 등이 발생한 경우에는 즉시 신고하고 적절한 처리를 위한 조치를 취해야 합니다. 5.4.3 직원이 아닌 회원은 허가 없이 기술 파일을 열람할 수 없습니다. 5.5 기술파일 대여: 5.5.1 회사의 모든 기술인력 및 직원은 생산필요에 따라 기술파일을 대여할 수 있습니다. "문서 대출 등록 양식"은 관리 직원이 작성하고 대출 직원의 서명이 있어야 사용할 수 있습니다. 이용 후 기한 내에 반납해 주시고, 관리인의 점검을 거쳐야 취소 절차를 진행하실 수 있습니다. 5.5.2 기술파일 및 각종 장비설명서 등은 사내에서 관리 및 활용하고 있으며, 원본파일은 자료실에 대여할 수 없으며 실내 열람만 가능합니다. 방을 빌리려면 절차를 밟고 사본을 빌려야 합니다. 사본이 없는 경우에는 기술책임자의 승인을 받아야만 대출이 가능합니다.

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5.5.3 동의 하에 파일을 빌려줄 수 있는 최대 기간은 1회당 3일입니다. 업무상 꼭 필요하고, 만료 후에도 계속 사용해야 하는 경우에는 갱신 절차를 거쳐야 합니다. 공휴일인 경우에는 빌린 기술파일을 반납해야 합니다. 대출금이 반환되지 않거나 만료 시 갱신 절차가 완료되지 않은 경우, 기록 보관인은 대출금을 징수할 책임이 있으며 기한 내에 대출금을 반환하도록 요구합니다. 만료일까지 파일이 반납되지 않을 경우, 파일관리자는 기술이사에게 보고하여 대여자료의 실제가액을 기준으로 검토하게 됩니다. (각종 도서는 표기가격 기준, 자료는 제작가격 기준) ) 총지배인의 승인을 받은 후 회사의 재무 부서로 전송되어 파일 대여자에게 벌금이 부과됩니다. 차용인이 나중에 빌린 파일을 반납할 수 있는 경우, 기간에 따라 위약금 전액의 1/2을 환불받을 수 있습니다.

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5.5.4 차용자는 파일을 완전하고 안전하며 깨끗하게 유지해야 하며 파일을 빌려주거나 분해하거나 변경하거나 교체하거나 분실해서는 안 됩니다. 빌리는 당사자와 반환하는 당사자 모두 사본과 페이지 수를 함께 계산하고 완전성을 확인하며 진지하고 책임을 져야 합니다. 문제나 손상이 발견되면 적시에 감독관에게 보고하십시오. 파일의 완성도나 훼손정도, 파일의 중요도에 따라 페널티가 부과되며, 파일관리자는 이를 기술감독자에게 보고하여 검토를 거친 후 회사의 재무부서로 보내어 부과하게 됩니다. 파일 대여자에 대한 처벌.

6 기술 파일 복사 및 기술 데이터 배포: 6.1 일반적으로 보관된 모든 기술 파일 및 데이터의 사본 하나를 보관해야 합니다. 중요하고 자주 사용하는 파일은 매일 대여하거나 배포할 수 있도록 복사 및 백업해야 하며, 백업 파일을 배포한 후에는 적시에 복사하여 완료해야 합니다. 6.2 가공 및 생산이 필요한 작업복 도면 및 문서 세 세트를 인쇄해야 합니다. 한 세트는 기술자가 작업 후 자재 준비를 위해 구매 부서에 배포하고 목재 금형 및 블랭크 검사를 위해 품질 부서로 전송되며 조립 도면은 보관을 위해 금형에 배포되고 툴링 관리에 사용됩니다. 세트는 가공 및 주문을 위해 생산부서 또는 구매부서에 배포되며, 한 세트는 자료실 보관 및 일일 대출용으로 사용됩니다. 6.3 생산을 안내하고 승인 기준으로 사용되는 주조 도면 및 가공 도면의 사본 4개를 인쇄하여 생산 작업장, 품질 부서, 담당 기술자 및 보관소에 배포해야 합니다. 최소한 연대 서명된 주조 도면 사본 1부를 고객에게 발송해야 하며, 그 중 3부는 중유 공장에 발행되어야 합니다.

6.4 생산을 안내하고 승인 기준으로 사용되는 머드 코어 도면 사본 4개를 인쇄하여 외주 사무실, 생산 작업장, 품질 부서 및 보관소에 배포해야 합니다. 6.5 생산 안내에 사용되는 프로세스 카드, 프로세스 카드, 생산 작업 지침 등의 사본 3부를 인쇄하여 생산 작업장, 담당 기술자 및 기록 보관소에 배포해야 합니다. 6.6 승인 기준으로 사용되는 검사 카드는 3부로 인쇄되어 품질 부서, 담당 기술자 및 기록 보관소에 배포되어야 합니다. 6.7 작업상의 이유로 기술 데이터는 각 사용 사이트에 공개되어야 하며, 기술 파일이 전달된 후 다음 날 이내에 각 사용 사이트에 배포되어야 합니다. 발급 장소가 명시되지 않은 문서의 경우 "문서 배포 목록"(PD423 "문서 관리 절차" 테이블 코드 PD423-01 참조)을 작성하여 문서 준비 부서에서 작성하여 제출해야 합니다. 부서장의 승인을 받은 후 기록 보관소에 보관합니다. 기록물은 목록의 요구사항에 따라 다양한 이용 장소에 배포됩니다. 발행 시 발행 장소, 발행 번호, 발행 날짜, 관리 여부 등을 기재하고 수령인이 서명합니다. 기타 서류가 필요한 부서나 개인은 신청서를 제출하고 "문서 접수 신청서"(PD423 "문서 관리 절차" 표 코드 PD423-06 참조)를 작성하여 담당 리더의 검토 및 부서장의 승인을 받아야 합니다. 서류 준비 부서에서 서명하고 받을 수 있습니다.

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6.8 이용자는 각 이용처에 배포된 문서 및 정보를 적절하게 보관해야 하며, 훼손되거나 분실되지 않아야 합니다. 제한 사항으로 인해 문서가 사용할 수 없을 정도로 손상되거나 훼손된 경우, 기록 보관소에 가서 새 문서로 교환할 수 있습니다. 손상되거나 훼손된 문서는 기록 보관소에서 원본을 복구한 후 폐기합니다. 이용자가 원본 문서 정보를 제공할 수 없어 기록관에게 재발급을 요구하는 경우, 문서 이용자는 문서의 재발행 비용을 실제 복사(인쇄) 가격에 따라 계산합니다. ) 문서를 작성하고 기록 보관소 관리자가 기술 감독관에게 보고한 후 총괄 관리자의 검토 및 승인을 거쳐 회사 재무 부서로 전송됩니다.

7 기술 파일 및 통제 기술 문서의 변경: 7.1 문서 준비 부서가 기술 파일을 변경하거나 추가해야 하는 경우 변경 통지를 발행해야 합니다. 사용자가 제공한 문서 및 정보를 변경할 경우 사용자가 변경 사항에 동의한다는 서면 증거도 있어야 하며 향후 참조를 위해 파일에 보관해야 합니다. 변경 담당자는 공지 내용에 따라 기술 파일을 변경합니다. 수정 시에는 수정 사항을 통일적으로 표시하고 기술 책임 서명을 주장하며 날짜를 명시해야 합니다. 또한 매니페스트에서 변경 수준을 수정하고 나중에 참조할 수 있도록 수정 알림을 보관하세요. 7.2 기술 파일이 변경된 후 데이터 관리 담당자는 해당 파일 제어 위치에 변경 알림을 즉시 발행하여 파일 사용이 효과적으로 제어되도록 해야 합니다. 7.3 각 사용 장소의 통제 문서가 통제 범위를 벗어나는 것을 방지하기 위해 각종 통제 기술 문서의 사용 기간은 발행일로부터 1년이며 만료 시 자동으로 무효화됩니다. 재사용이 필요한 경우 문서 관리 부서의 검토를 거쳐 "확인" 도장을 찍고 검토자의 서명을 받아야 다시 사용할 수 있습니다.