전화 걸기, 팩스 보내기 및 받기를 위해 Outlook을 설정하는 방법

컴퓨터를 사용하여 팩스를 주고 받으려면 모뎀 내장형, 외장형, 모뎀 모두 필요합니다. 또는 PC 카드 형식의 팩스 기능만 있으면 팩스로 사용할 수 있습니다. 또한 우리는 전화선이 있어야 하고, 우리가 통신하는 상대방도 팩스를 보내고 받을 수 있는 일반 팩스나 컴퓨터가 있어야 합니다. 인쇄물을 팩스로 보내려면 인쇄물을 보내기 전에 인쇄물을 이미지 파일로 스캔하는 스캐너도 필요합니다.

요즘에는 모든 사람이 기본적으로 Windows 운영 체제, 특히 Windows 9x를 사용합니다. 이러한 운영 체제에는 많은 팩스 소프트웨어가 있습니다. 이 기사에서는 Windows 98을 예로 들어 팩스 소프트웨어인 Microsoft Fax를 소개합니다. 이 소프트웨어는 Windows 3.x for Workgroup에서 At Work Fax라는 이름으로 처음 등장했습니다. Windows 95에서는 소프트웨어 이름이 Microsoft Fax로 바뀌었고 Windows 95 설치 프로그램의 표준 구성 요소로 배치되었으므로 Windows 95 사용자는 "프로그램 추가/제거"에서 직접 Microsoft Fax를 설치할 수 있습니다. 그러나 어떤 이유에서인지 Microsoft는 Windows 98에서 팩스 구성 요소를 제거하고 필요한 사용자를 위해 설치 CD의 "Toolsoldwin95message" 디렉터리에 별도의 설치 프로그램 awfax.exe만 제공했습니다.

솔직히 마이크로소프트 팩스는 그다지 좋지는 않지만 기능은 꽤 완성도가 높아 컴퓨터를 사용하여 팩스를 보내고 받는 방법을 소개하기 위한 예로 사용합니다. Microsoft 팩스 사용법을 배운 후에는 뛰어난 타사 팩스 소프트웨어를 다운로드할 수 있습니다. 이러한 소프트웨어의 원리에는 큰 차이가 없습니다.

Windows 98에 Microsoft Fax를 설치하려면 먼저 모뎀 드라이버와 하나 이상의 프린터 드라이버를 설치한 다음 시스템에 최소한 Windows Messaging, Microsoft Exchange 클라이언트 또는 Microsoft Outlook을 설치해야 합니다. 세 가지 소프트웨어 중 이 세 가지 소프트웨어는 모두 MAPI(메시징 API, 애플리케이션 인터페이스) 클라이언트 소프트웨어입니다. Microsoft 팩스가 팩스를 받으면 MAPI 클라이언트 소프트웨어의 받은 편지함에 팩스를 이메일로 저장합니다. 팩스를 봅니다. 저자는 일반 사용자의 경우 Office 97이나 Office 2000의 Outlook 설치를 권장합니다(IE4나 IE5에 포함된 Outlook Express는 허용되지 않음). 사무실 작업 그룹의 경우 여러 사람이 모뎀을 사용하여 팩스를 보내고 받을 수 있도록 Microsoft Exchange를 설치하고 인터넷 팩스 서버를 설정하는 것을 고려할 수 있습니다.

모든 전제 조건이 충족된 후 awfax.exe를 실행하면 Microsoft Fax가 빠르게 설치됩니다. 필요에 따라 기기를 다시 시작한 후 시작 메뉴 첨부 파일에 표지 편집기, 팩스 요청 및 새 팩스 작성의 세 가지 바로 가기가 있는 팩스 하위 디렉토리가 있습니다. "표지 편집기"는 팩스를 보낼 때 표지를 추가할 수 있도록 팩스의 표지를 디자인하는 데 사용됩니다. 여러 사용자가 네트워크 팩스 서버를 통해 팩스 모뎀을 사용하는 경우 수신된 모든 팩스는 먼저 서버에 저장되며 "팩스 요청" 도구를 사용하여 각 사용자의 기기로 다시 검색할 수 있습니다. "새 팩스 작성 마법사"는 이해하기가 더 쉽고, 팩스를 정리하고 보내는 데 도움이 됩니다.

2. Microsoft 팩스 설정

Microsoft 팩스를 사용하기 전에 먼저 다양한 매개변수를 구성해야 합니다. Windows 98 제어판에서 "전자 메일" 구성 요소를 두 번 클릭하면 Microsoft Outlook 속성이 나타납니다. 목록 상자에 Microsoft 팩스 항목이 있으면 이 항목을 두 번 클릭하여 Microsoft 팩스 속성을 불러옵니다. 4개의 속성 페이지가 있습니다.

"메시지" 속성 페이지에서는 전송 시간, 메시지 형식, 표지 등 팩스를 보낼 때 기본값을 설정할 수 있습니다. 현재는 특정 기간 동안 국내 장거리 전화에 대해 우대 조치를 시행하고 있습니다. 수신자가 해외에 있는 경우 전화 요금이 저렴한 기간을 선택하여 팩스를 보낼 수 있습니다. 편집 가능한 메시지 형식은 상대방도 Microsoft 팩스 소프트웨어를 사용하여 컴퓨터를 통해 팩스를 수신하는 경우에만 적용됩니다. 이때 수신자는 수신된 팩스를 편집할 수 있습니다. 상대방이 일반 팩스기나 다른 팩스 소프트웨어를 사용하는 경우 편집 가능한 메시지 형식을 사용할 수 없으며 대신 편집 불가능한 비트맵 형식을 선택해야 합니다.

Microsoft Fax는 여러 가지 기본 표지를 제공합니다. 만족스럽지 않은 경우 표지 편집기를 사용하여 새 표지를 만들 수 있습니다.

"다이얼" 속성 페이지에서는 전화 걸기 위치, 재시도 횟수 및 시간 간격을 설정할 수 있습니다. 이 옵션은 매우 간단합니다.

현재 활성화된 팩스 모뎀은 "모뎀" 속성 페이지에서 설정할 수 있으며, 로컬 모뎀도 네트워크 공유로 설정할 수 있습니다.

"컴퓨터 팩스기"는 일반 팩스기와 동일합니다. 통신하기 전에 양측은 팩스기의 통신 프로토콜에 따라 핸드셰이크 신호를 보내고 연결이 설정된 후 통신 속도를 협상해야 합니다. 실제 데이터 전송이 시작됩니다. 따라서 팩스 모뎀에는 일반 팩스 기기와 유사한 몇 가지 매개변수가 있습니다.

"모뎀" 속성 페이지의 목록 상자에서 모뎀을 선택하고 해당 속성을 불러옵니다. 이 옵션 중 응답 모드는 팩스 수신에 적합합니다. 자동 응답 모드(벨이 5번 가정)에서는 벨이 5회 연속 울린 후 아무도 응답하지 않으면 모뎀은 상대방과의 연결을 시도하기 위해 핸드셰이크 신호를 보내기 시작합니다. , 사용 중인 전화선이 주로 팩스 송수신에 사용되는 경우 자동 모드를 선택할 수 있습니다. 수동 응답 모드에서는 모뎀이 자동으로 작동하지 않으며 이를 제어하려면 사용자가 지시를 내려야 합니다. 전화선이 주로 통화에 사용되는 경우 수동 모드를 선택해야 합니다. 통화 기본 설정은 팩스 전송에 적용됩니다. 즉, 상대방이 전화에 응답한 후 계속해서 핸드셰이크 신호를 보내고 상대방이 팩스 응답 신호를 받을 때까지 기다립니다. 초과되면 통화가 취소됩니다. 고급 옵션은 전송 및 오류 수정 방법에 대한 일부 설정으로 일반적으로 팩스 기능을 정상적으로 사용할 수 없는 경우가 아니면 변경할 필요가 없습니다.

"사용자" 속성 페이지에서는 이름, 국가, 이 기기에서 사용하는 팩스 번호(예: 전화번호), 이메일 주소, 회사 등을 포함한 로컬 사용자의 정보를 설정할 수 있습니다. 정보는 일부 팩스 표지에 사용될 수 있습니다.

3. 팩스 보내기

팩스를 보내거나 받을 때 시스템 작업 표시줄의 알림 영역에 작은 팩스 아이콘이 나타납니다. 클릭하면 Microsoft가 열립니다. 모뎀의 작동 상태를 표시하는 팩스 상태 창. 이 정보를 통해 사용자는 전송이 어느 단계까지 진행되었는지 확인할 수 있으며, 현재 전송을 중단하려면 "Hang Up" 버튼을 클릭할 수 있습니다. Microsoft 팩스 상태 창에서 33.6K(또는 56K) 모뎀이 14.4K 또는 9600에서만 작동하는 것을 발견하더라도 놀라지 마십시오. 현재 가장 빠른 팩스 속도는 14.4K이기 때문입니다. 문서 인쇄와 마찬가지로 팩스를 보낼 때 모든 팩스가 보류 중인 팩스 대기열에 나열되며 대기열에서 팩스를 선택하고 취소할 수 있습니다.

Microsoft Fax는 다양한 팩스 전송 방법을 지원합니다. 가장 일반적으로 사용되는 세 가지 방법을 살펴보겠습니다.

1. 새 팩스 작성 마법사를 직접 호출합니다.

새 팩스 작성 마법사의 첫 번째 단계는 전화 걸기 위치를 선택하는 것입니다. 일반적으로 기본값을 사용할 수 있습니다. 두 번째 단계는 수신자의 이름과 팩스 번호를 입력하는 것입니다. 때로는 동일한 팩스가 여러 수신자에게 전송되므로 수신자의 팩스 번호가 Outlook 주소록에 저장되어 있으면 선택할 수도 있습니다. 주소록에서 직접 수신자. 세 번째 단계는 다양한 팩스 옵션을 결정하는 데 사용됩니다. 이러한 옵션의 기본값은 팩스 속성의 "메시지" 속성 페이지에 의해 결정됩니다. 보낼 팩스의 특성 및 요구 사항에 따라 수정할 수 있습니다. 네 번째 단계는 팩스의 제목과 메모를 입력하는 데 사용됩니다. 메모는 일반적으로 팩스 표지에 직접 표시됩니다. 다섯 번째 단계는 전송할 파일을 선택하는 것입니다. 일반 팩스 기계는 비트맵 형식의 팩스만 수신할 수 있으므로 선택한 파일은 이러한 유형의 문서를 인쇄할 수 있는 프로그램과 연결되어 있어야 파일을 비트맵으로 인쇄할 수 있습니다. 프로그램을 사용합니다. 다섯 단계를 모두 선택한 후 "마침" 버튼을 클릭하면 팩스 전송이 시작됩니다.

2. Microsoft 팩스로 인쇄

Microsoft 팩스가 설치되면 프린터 목록에 Microsoft 팩스가 추가됩니다. 즉, 프린터를 사용하는 것과 동일한 방식으로 사용할 수 있습니다. .팩스 기능. Word 97을 예로 들면, 문서를 편집한 후 파일 메뉴에서 인쇄 명령을 선택한 다음 프린터를 Microsoft 팩스로 선택하고 "확인" 버튼을 클릭하면 Word 97이 먼저 인쇄 데이터를 준비한 다음 새로 쓰기 팩스 마법사가 자동으로 팝업되어 다양한 정보를 입력하라는 메시지가 나타납니다. 새 팩스 작성 마법사의 다섯 번째 단계를 제외하면 마지막으로 "마침" 버튼을 눌러 Word 문서를 팩스로 보냅니다. 다른 사람들에게.

일부 프로그램(예: 메모장)은 프린터를 선택할 수 없으므로 미리 Microsoft 팩스를 기본 프린터로 설정해야 합니다.

3. 팩스 수신자에게 보내기

Microsoft Fax는 설치 중 보내기 폴더에 팩스 수신자 바로가기를 추가하여 파일을 선택한 후 팩스로 직접 보낼 수 있습니다. 이때 새 팩스 작성 마법사가 자동으로 팝업되며 다섯 번째 단계도 누락됩니다.

Word 97과 같은 프로그램은 특별한 "팩스 수신자에게 보내기" 기능도 제공합니다. Word 문서를 편집한 후 파일 메뉴에서 팩스 수신자에게 보내기를 선택하면 Word에서 자체 팩스 마법사가 시작됩니다. 사용자가 팩스 표지를 디자인하고 팩스를 보내는 데 도움이 될 수 있습니다.

4. 팩스 받기

팩스를 보내는 것보다 팩스를 받는 것이 훨씬 간단합니다. Microsoft Fax를 수동 응답 모드로 설정하면 상대방이 전화를 걸면 Microsoft Fax 상태 창이 자동으로 나타납니다. 먼저 전화를 받고 팩스 수신을 결정한 후 "응답 시작"버튼을 클릭하고 모뎀이 상대방의 팩스 기기와 연결을 설정하고 팩스를 수신하기 시작합니다. Microsoft Fax를 자동 응답 모드로 설정하면 상대방이 전화를 걸면 모뎀이 자동으로 상대방의 팩스 기기와 연결을 시작하고 지정된 벨 횟수만큼 벨이 울린 후 팩스를 수신합니다.

수신된 팩스는 Outlook(또는 다른 두 개의 MAPI 클라이언트 소프트웨어)의 받은 편지함에 저장됩니다. 따라서 팩스 내용을 보려면 Outlook을 시작하고 받은 편지함에서 팩스를 두 번 클릭해야 합니다. 팩스를 보낼 때 Outlook은 Windows 98 이미징 프로그램을 호출하여 팩스 내용을 표시합니다. 이미징 프로그램을 사용하여 팩스 파일을 TIF 또는 BMP 형식으로 저장하거나 직접 인쇄할 수 있습니다.