PDCA 를 사용하여 개인 작업 일정을 관리하는 방법
직장에서 종종 시간이 자신의 통제를 받지 않는다고 느끼며, 일 중 여러 가지 일을 엉망으로 처리하여 계획한 하루를 만들고 퇴근 후 아무것도 완성하지 못한 것을 발견한다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 일명언) 많은 사람들이 이런 상황을 겪었다. 이 문제를 해결하기 위해 인터넷에는 토마토 작업법, 시간 관리, 에너지 관리 등 다양한 방안이 있다. 그러나 실제 응용 프로그램에서는 다양한 예외 또는 돌발사건에 의해 종종 중단되어 구현할 수 없습니다.
그럼 어떻게 해결해야 하나요?
한동안 모색을 한 후, 나는 OneNote 로 간단한 일정 관리 방법을 만들었는데, 업무에 이미 1 개월을 사용했다. 제 생각에는 괜찮은 것 같습니다. 여러분과 나누겠습니다. 간단히 말해서, PDCA 방법을 이용하여 우리의 시간표를 계획한다.
그렇다면 PDCA 란 무엇입니까?
PDCA 는 품질 관리 분야에서 최초로 사용되었습니다. 그것은 미국 품질 관리 전문가인 휴하트 박사가 먼저 제기한 것이다. 덕명에 의해 채택, 홍보, 보급되어 덕명권이라고도 불린다.
PDCA 주기의 의미는 품질 관리를 계획, 구현, 검사 및 조정의 네 단계로 나누는 것입니다. 품질 관리에서는 계획 수립, 계획 이행, 시행 효과 검토 등을 요구하고 성공을 기준 (품질 쐐기) 에 포함시키고 다음 주기에 실패하도록 남겨 두어야 합니다. 이런 작업 방법은 품질 관리의 기본 방법이자 기업 관리의 일반적인 법칙이다.
그렇다면 진행 관리를 위해 PDCA 를 사용하는 방법은 무엇입니까?
첫 번째는 목표를 세우는 것입니다. 이것이 중요한 첫 걸음입니다. 많은 사람들은 자신의 목표가 무엇인지, 매일 무엇을 해야 하는지 모르는 경우가 많다. 때때로, 당신은 올해 어떤 목표가 있습니까? 늘 나는 매일 달리기를 고집하며 책을 읽는다. 내 의견으로는, 이것들은 목표가 아니라 습관이다. 진짜 목표는 무엇입니까?
목표는 장기, 중기 및 단기 목표로 나뉩니다. 장기 목표는 자신에 대한 3 ~ 5 년간의 개인적인 기대입니다. 예를 들어, 5 년 후에 어떤 사람이 되고 싶습니까? 예를 들어, 이 학생은 내가 5 년 안에 기술 전문가가 될 수 있기를 바란다고 말했다. 이것이 목표이다. 예를 들어, 5 년 후에 큰 집을 갖기를 바라는 것도 목표입니다. 일반적으로 장기 목표의 경우 3-5 개를 설정하는 것이 좋습니다. 너무 많이 설정하지 않는 것이 좋습니다.
장기 목표는 생활, 일, 건강, 개인 성장으로 나눌 수 있다. (더 나은 측정 방법, 스윙 휠, 8 차원으로 나뉩니다. 흥미가 있으면 스스로 알아보세요. ) 을 참조하십시오
장기 목표가 있으면 장기 목표를 2-3 단계로 나눕니다. 이것이 기술 전문가가 되는 것과 같은 중기 목표입니다. 기술 전문가가 순위, 성과, 생산 등과 같은 몇 가지 차원을 가지고 있다면. 각 차원은 1-3 년의 분해 목표를 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 만약 당신이 기술 전문가가 되고 싶다면, 당신은 반드시 4 급 일을 완성해야 합니다.
일단 우리가 중기 목표를 갖게 되면, 우리는 그것들을 단기 목표로 더 분해해야 한다. 단기 목표란 무엇입니까? 내 자신의 정의는 1 년 내 목표이다. 위의 예를 따르면, 만약 당신이 올해 3 급 보초를 완성하고 싶다면, 우선 당신과 3 급 직위의 차이가 어디에 있는지 연구해야 합니다. 자신과 목표 사이의 차이를 찾아야만 다음 행동을 실시할 수 있어 자신의 행동이 장기 목표에서 벗어나지 않도록 할 수 있다.
만약 내 직위와 3 급 목표가 주로 전문 기술의 차이라면, 다음 단계는 전문 기술을 향상시키고, 단계적으로 목표를 설정하고, 분기나 반기별로 월별 목표로 나누고, 분기와 반기 목표로 분해할 수 있는 방법을 살펴보는 것이다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언) (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언)
모든 장기 목표에는 중기 목표와 단기 목표가 있으며, 최종 목표는 그 달의 목표이다. 예를 들어 장기 목표가 개인 마라톤을 완성하는 것이라면 중기 목표는 반마를 완성하는 것일 수 있다. 그럼 반마의 목표를 달성하기 위해서는 10KM 를 먼저 완성해야 하고, 10KM 를 완성하려면 5KM 의 목표를 먼저 완성해야 할 것 같습니다. 이렇게 하면 이번 달의 목표는 일주일에 세 번, 한 번에 3 킬로미터를 달리는 것이다.
각 목표는 이렇게 분해할 수 있지만, 우리의 목표가 설정되지 않은 것은 변하지 않고 매일, 매주, 매월 완성에 따라 동적으로 조정되어야 한다는 점에 유의해야 한다. 단계 목표는 조정할 수 있지만 장기 목표는 흔들릴 수 없다. 예를 들어, 이번 주 3KM 의 목표는 완료되지 않았고 일주일에 세 번 목표도 완료되지 않았습니다. 그리고 다음 주 목표는 변하지 않고, 내가 이 목표를 달성할 수 있는지 계속 관찰하고 증분 조정을 한다.
목표는 반드시 완수해야 한다. 목표가 없으면 우리 뒤에서 하는 것은 일정 관리가 아니라 시간 기록이며 의미가 없다.
목표가 있으면 다음 계획은 연도-월-주 차원별로 목표 달성에 대해 이야기하고 날짜 그리드를 압정으로 정하는 것이다. 구체적인 구현 방법은 Do 구현 프로세스를 참조할 수 있습니다.
OneNote 도구를 사용하는 구현 방법은 Office 에 포함된 도구입니다.
1. 먼저 2022 년 일정으로 노트북을 만든 다음 연간 계획대로 1- 12 개월 동안 분할 페이지로 나눕니다.
2.? 매월 파티션의 경우 해당 월 계획의 탭, 1 주, 2 주, 3 주, 4 주로 세분화됩니다.
3.? 해당 월의 계획 페이지는 두 영역으로 나뉩니다. 왼쪽은 이전의 장기 목표에 따라 몇 달 동안 반드시 완성해야 할 사항에 초점을 맞추고 있다. 긴급도의 중요성에 따라 나눌 수도 있고, 문제의 유형에 따라 나눌 수도 있고, 개인의 습관에 따라 나눌 수도 있다.
4.? 오른쪽에서 주계획 목표 표를 만들어 임무 일정에 따라 월목표를 주기간에 배정한다. 마지막 열에 월별 회신을 추가합니다.
주간 계획은 주로 계획, 완료 및 복구의 세 부분으로 구성됩니다.
계획은 매주 제정되는 계획이며, 기본적으로 한 달 계획의 분할 목표와 몇 가지 다른 안배를 더한 것이다.
완료는 주간 계획에 대한 검사입니다. 몇 가지 완료, 몇 가지 미완성, 몇 가지 추가, 몇 가지 임시 트리거.
재견적은 주간 계획에 대한 재견적이다. 완료 여부 포함, 완료되지 않은 이유는 무엇입니까? 완료 후 어떤 경험의 경화가 필요합니까? 작업이 완료되지 않은 주관적이고 객관적인 이유는 무엇입니까? 해결책이 있습니까? 다음 개선 계획은 무엇입니까? 일반적으로 다음 개선 계획은 중복을 피하기 위해 사후 프로세스 중에 추가로 수정해야 합니다.
5.? 다음으로 X 주 페이지에서 주간 계획 템플릿을 작성합니다. 이번 주 중점 작업을 포함하고, 매주 월요일 오전에 지난주 작업 태스크를 반복하고, 복판 결과에 따라 이번 주 계획과 태스크를 조정하여 태스크를 하위 태스크로 나눕니다. 예를 들어, XX 회의는 사전 회의 자료 수집, 레거시 문제 추적, 회의, 회의 후 출력과 같은 여러 하위 작업으로 나눌 수 있습니다. 이 임무들을 아침, 중, 저녁으로 매일 시간대로' 예정' 합니다. (여기서는 세부 기간을 나누지 않고, 주로 시간이 많이 걸리고, 이렇게 세밀한 세분성은 필요하지 않다. ) 하루 3 분씩 당일 계획에 조정이나 보충이 있는지 생각해 보면 된다.
매일 두 개의 격자가 있는데, 남은 문제와 재발급은 이날 해결되지 않은 문제와 후속 조치가 필요한 기록이다.
재시험은 하루의 일정과 계획 완성에 대한 회고로, 자신이 매일 계획한 실행과 비교해서 개선할 수 있다.
재공급 과정에서 검사와 작업을 모두 사용할 수 있습니다. 재발급을 점검하고 개선이 필요한 행동과 일정을 점검하는 것은 내일의 계획, 다음 주 계획, 다음 달 계획에 속한다.
요약, 검토
계획 계획: 5 년 목표-연간 목표-월 목표에서 분할해야 합니다. 즉, 목표와 일정을 관리하는 것입니다. 그렇지 않으면 간단한 시간 기록이며 아무런 성과도 얻지 못합니다.
집행: 월목표, 주목표, 일목표의 분해로 매일 3 ~ 5 분 동안 일계획검사를 합니다.
검사: 각 계획의 요약과 복구, 실행 과정의 문제를 반성하고 문제를 발견하는 것입니다.
행동 개선: 복판의 마지막 단계는 개선 계획을 제시하고, 다음 날, 첫 주 계획에 넣어 개인의 행동과 방법을 지도하는 것이다.