분석가가 업무 효율성을 향상할 수 있는 방법
저자 소개
@꽃꽃
그는 Meituan, Tencent, Toutiao에서 데이터 분석가로 일했습니다.
우리는 수백억 건의 자원 평가를 수행하여 모두와 함께 성장하고 학습해 왔습니다.
주변에서 이렇게 큰 상사를 만난 적이 있나요? 직장에서 아무리 바빠도 항상 매주 책을 읽어야 하고, 관련 플랫폼에 기사를 업데이트해야 한다고 고집하는 사람입니다. 평범한 사람들로서 우리는 한숨을 쉬지 않을 수 없습니다. 사장님은 정말 훌륭합니다. 사실 한숨을 쉬는 것 외에도 시간을 잘 관리하고 효율성을 높이며 천천히 큰 사람들과 가까워지도록 노력할 수도 있습니다. 분석가로서 우리의 일일 업무 상태는 회의 + 데이터 수집 + 보고서 작성일 수 있습니다. 비즈니스 분석가라면 대부분의 시간을 데이터 수집에 소비할 수 있습니다. 그렇다면 업무 효율성을 높이는 방법은 무엇일까요?
01 작업 분류 및 우선순위 계획
종이 한 장을 꺼내서 이번 달에 해야 할 주요 일을 나열하고, 이를 일주일 동안의 작업으로 분류해 보겠습니다. 그날 할 일을 분류해 두세요. 우선 순위를 정할 필요는 없고, 생각나는 대로 적어보세요. 종이 노트(저는 개인적으로 펜과 종이를 사용하여 기록하는 방법을 선호하며 언제든지 기록하고 추가할 수 있습니다) 또는 온라인 메모장, Evernote 및 기타 도구를 사용하여 작업 관리를 용이하게 할 수 있습니다. 작업을 분류한 후 작업의 우선 순위를 지정합니다(중요하고 긴급함, 중요하고 긴급하지 않음, 긴급하고 중요하지 않음, 긴급하지 않고 중요하지 않음).
첫 번째 사분면은 중요하고 긴급한 일이므로 20%는 즉시 완료하는 것이 좋습니다. 예를 들어 상사가 갑자기 어떤 변화를 해체하라고 해서 불안해진다거나, 그날 바로 제출해야 하는 분석 보고서 같은 건 굉장히 시급한 마감일이다. 그러나 중요하고 긴급한 일은 중요하지만 긴급하지 않은 일을 미루는 데서 오는 경우가 많다. 이는 이런 종류의 압력이 우리 자신에게 가해진다는 것을 의미한다. 하루의 중요하고 급한 일이 50% 이상이면 사람 전체가 매우 긴장된 상태가 되는데, 이는 단기적으로는 괜찮지만 장기적으로는 사람이 상태에 빠지기 쉽습니다. 붕괴의.
2사분면은 중요하지만 급하지는 않은 일인데, 70%의 시간을 투자하고 계획을 세우는 것이 좋습니다. 예를 들어, 다음 달에는 특정 업종 카테고리의 성장 방향에 대한 기회 목록을 작성해야 합니다. 이는 중요하고 가치가 있지만 당장은 시급하지 않지만 가장 가치 있는 시간 투자입니다. 비록 긴급하지 않은 것처럼 보일지라도 지금 주의를 기울이지 않으면 언제든지 중요하고 긴급한 일로 발전하게 될 것입니다.
긴급하고 중요하지 않은 3사분면에서는 10%의 시간을 권장합니다. 예를 들어, 임시 회의(내가 주최하는 것이 아니라 동시 파티)를 하는 등 그런 일이 많으면 우리도 바빠질 것입니다. 급하기 때문에 중요하지만 긴급하지 않은 일을 2사분면에서 포기해야 하는데, 그러면 업무 리듬이 흐트러지기 때문에 1사분면으로 분류하기도 하는데, 실제로는 면밀히 분석해 보면 그렇습니다. , 그것은 중요하지 않습니다. 전체 회의에 참석하는 데 30분 또는 1시간을 소비할 필요가 없습니다.
4사분면은 중요하지도 않고, 급하지도 않으며, 시간을 보내는 것을 권장하지 않습니다. 영업 전화, 관련 없는 회의 등 이 사분면에 너무 많은 에너지를 투자해서는 안 되며, 가능하다면 하지 않으려고 노력해야 합니다.
직장에서의 수요가 상대적으로 일시적이고 업무 일주일 또는 하루 전에 계획을 세울 수 없는 경우, 먼저 해야 할 일반적인 일을 계획하고 새로운 요구 사항에 대해 소통할 시간을 확보하세요. 새로운 요구사항이 들어오면 비즈니스 측과 완전히 소통하고 조정해야 하며, 요구사항의 배경을 완전히 이해하고, 허위 요구사항인지, 작업 목록에 추가해야 하는지 여부를 식별해야 합니다. (모든 비즈니스 당사자가 요구할 때 명확하게 생각하는 것은 아닙니다. 이를 반대로 밀어붙이지 않으면 나중에 요구 사항이 여러 번 반복되기 쉽습니다.) 즉, 계획은 실제 작업 리듬을 기반으로 해야 하며 자신에게 가장 적합한 것이 가장 좋습니다.
02 각 작업 목록을 효율적으로 완료하는 데 집중
작업 목록에 있는 항목이 뺄 수 없는 요구 사항이고 우선 순위가 지정되어 있다고 가정하고 각 작업 목록을 완료하는 데 집중하세요. 작업 목록을 효율적으로 여기서 주목해야 할 점은 일부 작업이 완료하는 데 며칠이 걸리는 상대적으로 큰 프로젝트인 경우 큰 작업을 하나씩 하위 작업으로 나눌 수 있다는 것입니다. 예를 들어, 가재 카테고리에 대한 업계 조사를 수행할 때 다음 단계로 나눌 것입니다. 1. 관련 업계 조사 채널을 분류합니다. 2. 다양한 채널에서 정보를 수집합니다. 3. 수집된 정보를 분류하고 요약합니다. 보고서.
작업을 완료하는 과정에서 많은 사람들이 한동안 이것저것을 하다가 휴대폰을 들고 한 시간 동안 탐색하다가 집중하지 못한 결과가 나올 수도 있다. 효율성이 매우 낮다는 것입니다. 더 권장되는 접근 방식은 시작하기 전에 필요한 시간을 추정한 다음 작업이 완료되는 동안 소요된 실제 시간을 계산하는 것입니다. 휴대전화와 함께 제공되는 타이머나 시간 비용을 기록하는 전문 소프트웨어인 aTimeLogger를 사용할 수 있습니다. 집중 목록, 할 일 목록 등 뽀모도로 작업 방식(1포모도로: 25분 공부하고 5분 휴식)을 갖춘 앱은 뽀모도로를 시작할 때 자연스럽게 집중하게 됩니다. 뭔가를 하던 중 갑자기 다른 일이 방해가 된다면, 즉흥적인 문제를 먼저 적어두되 진행 중인 문제를 방해하지 않는 것이 좋습니다(아주 긴급한 상황이 아닌 이상). 작업을 완료하면 클릭하여 작업 목록에서 취소할 수 있습니다.
03 작업 시간 소비 검토
자신의 작업 목록과 시간 소비를 기반으로 정기적으로 검토를 수행합니다(위에서 언급한 것처럼 많은 소프트웨어에는 검토 기능이 있습니다). 생각보다 일할 시간이 너무 적었다. 동시에 매일 어떤 일에 더 많은 시간을 소비하는지, 왜 더 긴급한 일이 있는지, 최적화 방법은 있는지, 특정 작업이 실제로 계획보다 더 많은 시간을 소비하는 이유 등을 살펴보는 것이 도움이 될 것입니다. 자신의 계획을 최적화하고 특정 유형의 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 보다 정확하게 제어할 수 있습니다. 나는 태양은 한 번의 일격으로 결코 지치지 않고, 그 공덕은 결국 바다에 이르게 될 것이라고 굳게 믿습니다.
04 기타 팁
시간 관리에 있어서는 사람마다 이해도와 리듬이 확실히 다릅니다. 지금 제가 선호하는 방법은 종이와 펜으로 작업을 요약하고 우선 순위를 지정하는 것입니다. APP는 작업+Todo 목록을 해체합니다. APP는 각 작업 완료+주간 검토를 기록합니다. 위의 프로세스 기반 작업 관리 외에도 모든 사람을 위한 몇 가지 제안 사항도 있습니다.
반복적인 것을 배너 및 제품으로 전환: 변경 등 자주 발생하는 특정 유형의 문제인 경우 특정 지표 분석에서 요약, 분해가 가능한 분석 프레임워크를 완성하고 이를 제품으로 구현합니다. 단기적으로는 제품화를 요약하고 홍보하는 데 시간이 걸릴 수 있지만 장기적으로 보면 제품화가 매우 비용 효율적입니다.
문서 관리: Zhou Weiwei는 컴퓨터 폴더를 정리하고 물건을 어디에 넣어야 할지 명확하게 알 수 있습니다. 적어도 누군가가 무언가를 요청하면 5초 이내에 찾을 수 있는 위치를 알 수 있습니다. 30초 안에 일어나세요.
1시간은 소중합니다. 시간을 소중히 여기고, 매 순간의 시간이 소중하다는 것을 인식하고, 1시간이 소중하다는 것을 인식하고 받아들이고, 시간을 너무 많이 낭비하지 않을 것이라고 믿으세요. 의미 없는 짓을 하려고.
가장 효율적인 시간을 찾아라: 가장 효율적인 시간을 찾아 그 효율적인 시간에 어려운 일을 하라. 두뇌를 사용하지 않는 일을 하는 것이 효율적인 시간이라면 좀 낭비가 아닐까?
멀티스레딩을 사용해 보세요. 이동 중에나 달리면서 책과 뉴스를 듣고 지식을 넓힐 수 있습니다.
간섭 방지 능력 강화: 주변 환경이 너무 시끄러우면 마음을 진정시킬 수 있는 것이 가장 좋지만, 진정할 수 없다면 소음 제거 헤드폰을 착용하고 찾아보세요. 물리적 소음 감소를 통해 조용한 환경은 집중력을 향상시킵니다.
감정 관리 방법을 배우십시오. 비즈니스 당사자를 대할 때 의사소통에 어려움을 겪을 수 있습니다. 작업 자체에 집중하면 감정에 쉽게 영향을 미치므로 업무 효율성에 영향을 미칠 수 있습니다. 당신의 목표가 가장 중요합니다.
적절한 빼기: 할 수 있는 일과 할 수 없는 일이 많이 있습니다. 일부를 포기하고 중요한 일에 집중하는 방법을 알아야 합니다. 결국 인간의 에너지는 항상 제한되어 있지 않습니다. 참깨를 집어 들고 수박을 버리십시오.
05 추천 관련 도서
『이상한 삶』: 류비셰프의 시간 통계 방법을 배울 수 있다. 그는 매일 자신만의 시간 목록을 작성해야 한다고 주장했고, 시간을 다양하게 활용하기도 했다. 분류된 세부 목록, 매일, 매주 주말, 매월, 분기마다, 매년 자신의 시간 지출을 요약하고 업무에 얼마나 효과적인 시간을 소비하는지 계산합니다.
"성공하는 사람들의 7가지 습관": 적극적으로 행동하기, 목적을 염두에 두고 시작하기, 최우선으로 생각하기, 상생적 사고, 적과 자신을 아는 것, 그리고 시너지 효과를 통합하고 사람들에게 중요한 좋은 습관을 지속적으로 업데이트합니다.
"인사이트": 책에는 좋은 개념이 많이 나와 있고, 효율성은 일을 얼마나 시작했는지가 아니라 얼마나 완료했는지에 달려 있다고도 언급되어 있습니다. 우리가 해야 할 것처럼 보이는 많은 일들이 일단 알고 나면 실제로는 그다지 중요하지 않습니다.
"시간을 친구로 대하라": 정신적 관점에서 시간 관리에 대해 이야기하면 자신의 생각이 촉발될 수 있습니다.
『강화: 위대한 사람이 되는 방법』: 저자는 더 큰 가능성을 달성하기 위해 지속적이고 정확한 노력을 통해 자신을 향상시키는 보다 효과적인 방법을 제안합니다.
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